Office 365 entzaubert

Selbst ist der Admin

Durch ein Abonnement von Office 365 wird den Adminis­tratoren immerhin das aufwendige Setup und die Wartung des Büro-Backends vereinfacht. Denn bei so gut wie in allen professionellen Preisplänen sind Benutzerkonten für Exchange, SharePoint und Teams enthalten. Die Datei­ablage OneDrive ist sogar bei allen Abos inklusive – wie sinnvoll das auch immer ist. Hier droht die gleiche User-Willkür wie bei den Installationen und Lizenzen: Anwender speichern ihre Files wahllos auf dem lokalen Client oder in der Cloud. Der Administrator kann zwar Voreinstellungen für den Standardspeicherort wählen. Aber wer hält sich schon gern an den Standard? So besteht die Gefahr, dass die Administrierbarkeit der Office-Infrastruktur leidet.
“Der Funktionsumfang von Office 365 wird nur selten wirklich ausgenutzt„
Michael Klein, Ategra
Hingegen dürfte die Bereitstellung von Exchange-Postfächern, SharePoint-Systemen und der Teams-Plattform in der Cloud in den meisten Fällen eine wesentliche Erleichterung für die Administratoren bedeuten. Vielmehr: «Die Administration ist im Standard-Interface auch für Nicht-Informatiker bedienbar», sagt Michael Klein, Senior Consultant beim IT-Dienstleister Ategra. Wenn das Primär-Set­up einmal erledigt ist, könnten auch technisch versierte User neue Benutzer hinzufügen oder Zugriffsrechte verteilen. Allerdings, gibt Klein zu bedenken, werde der Funktions­umfang von Office 365 in den wenigsten Fällen wirklich ausgenutzt. Dank aller notwendigen Microsoft-Dienste aus einer Hand entfalle in den meisten Fällen der Integrationsaufwand. «Aber Achtung: Durch das Microsoft Office entsteht ein Klumpenrisiko», mahnt der Experte. Wenn Office down ist, geht gar nichts mehr.

Rechtliche Hürden

Für regulierte Branchen wie die Finanzindustrie war Office 365 aufgrund der Datenschutzvorgaben lange Zeit tabu. Das Gesetz verbot das Speichern von Geschäftsdaten aus­serhalb des Unternehmens oder ausserhalb der Schweizer Landesgrenzen. Explizit an diese Unternehmen wendet sich Microsoft mit einer eigenen Cloud-Region innerhalb der Schweiz. Insbesondere Unternehmen aus dem Finanzwesen zählen zur Zielgruppe des zukünftigen Offerings, heisst es vonseiten Microsoft Schweiz. Ausserdem könnten sich in die Data Center diejenigen Firmen einmieten, die sich aus «emotionalen Gründen» – beispielsweise wegen Bedenken der Verwaltungsräte – bis anhin gegen einen Wechsel in die Cloud entschieden hätten.
Bereits seit 2014 offeriert Microsoft dem Schweizer Bildungssektor spezielle Datenschutzbedingungen für Cloud-Dienste wie Office 365: Erstens wird der Ort der Datenbearbeitungen in Europa festgeschrieben. Zweitens wird Administratoren von Bildungsinstitutionen spezielle Kontrollmöglichkeiten über die Benutzerdaten gewährt. Drittens sind in den Verträgen die Verantwortlichkeiten neu klar geregelt. Im Streitfall ist schweizerisches Recht anwendbar und auch der Gerichtsstand liegt in der Schweiz. Vergleichbare Konditionen dürften zukünftig auch für die Mieter in den Schweizer Data Centern von Microsoft gelten.


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