Office 365 entzaubert

Technische Barrieren

Ein anderes Merkmal des Cloud Computings: Alle Benutzer bekommen von einem Ort aus die gleichen Dienste bereitgestellt. Dafür sind erstens ein leistungsfähiger Internetzugang und zweitens eine ebenfalls performante Verkabelung innerhalb des Unternehmens erforderlich. Wenn nun alle Anwender an einem Standort tätig sind, kann es zu Engpässen kommen. Sie äussern sich in langen Latenzzeiten oder scheinbar «eingefrorenen» Anwendungen – insbesondere Outlook. Die Benutzererfahrung leidet, da viele User im Büro mindestens die Leistung von der Office-Umgebung erwarten, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Vor dem Wechsel auf Office 365 sollten die IT-Verantwortlichen prüfen, ob die Performance des Internetzugangs
sowie des Firmennetzes den Anforderungen genügen.
Im Cloud-Büro von Microsoft arbeiten die User mit den gewohnten Office-Anwendungen
Quelle: Microsoft
Gleichzeitig ist zu prüfen, wie eng die Standardprogramme von Microsoft Office mit anderen Applikationen integriert sind. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme, Fileserver und viele Geschäftsanwendungen bringen Schnittstellen für Office mit oder lesen Daten direkt aus den Büro-Anwendungen aus. Gleiches gilt auch für Exchange und SharePoint. Ist die Verzahnung eng oder geschäftskritisch, müssen Alternativen evaluiert werden. Allerdings lassen sich auch je länger, je mehr Cloud-Lösungen mit Office 365 integrieren.

Organisatorische Hürden

Während sich technische Probleme einer Cloud-Migration meistens mit Informatikmitteln lösen lassen, sind die Herausforderungen in der Organisation nur durch Kommunikation zu meistern. Den Usern muss vermittelt werden, dass sie neu beispielsweise selbst fehlende Office-Komponenten installieren dürfen, die Präsenz­anzeige von Skype for Business den Kollegen signalisiert, ob sie gerade telefonisch erreichbar sind, und mit den inkludierten Smartphone-Apps auch das Bearbeiten von Geschäftsdokumenten unterwegs möglich ist. Dann sollten die Vorgesetzten ausserdem klarstellen, wie viel Self Service sie von ihren Angestellten erwarten. Und: Ob die Präsenzanzeige neu zur Arbeitszeiterfassung verwendet wird respektive ob das mobile Arbeiten zur Kernarbeitszeit zählt etc.
Mit der Einführung von Office 365 können auch Infrastrukturen für das Backend wie zum Beispiel Fileserver hinterfragt werden. Microsofts Idealvorstellung des reinen Cloud-Büros mit OneDrive und Skype wird nicht jedem Sicherheitsverantwortlichen gefallen – und den Anwendern allenfalls auch nicht. Wenn ein User sich während Jahren eine Systematik für die Dokumentenablage an­gewöhnt hat, wird er kaum jubilieren, wenn er plötzlich seine Files in ein SharePoint-Archiv einchecken muss – was allenfalls noch mit zusätzlichen Klickorgien verbunden ist. Andere User lassen wichtige Geschäfts­dokumente in ihren lokalen Outlook-Postfächern liegen, anstatt sie in die SharePoint-Bibliotheken einzusortieren. Bequemlichkeit und Gewohnheit gehen oftmals vor Logik und Vorschrift – insbesondere, wenn Letztere mit grossem Mehraufwand verbunden sind. Gut beraten sind die IT-Verantwortlichen mit einer detaillierten Bestandsaufnahme der typischen Workflows in der Belegschaft.
Aber auch die IT-Abteilung kann Widerstände ent­wickeln: Sie wird durch den Wechsel in die Cloud vielenorts zwar nicht gleich arbeitslos, verliert aber doch einen gewissen Anteil an Aufgaben und besonders an Kontrolle. User können ihr Office selbst verwalten und ein KMS (Key Management Service, Management-Tool für Microsoft-Volumenlizenzschlüssel) wird überflüssig. Da die Zukunft der Enterprise-IT grossmehrheitlich in der Cloud liegen wird, sollten sich die Administratoren bei Office schon einmal an den schleichenden Kontrollverlust gewöhnen.


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