Für und wider Cloud 24.06.2019, 06:10 Uhr

Office 365 entzaubert

Auf dem Papier ist Office 365 ein attraktives Angebot. 150 Millionen Nutzer zählt das Cloud-Office bereits jetzt. Sie profitieren vom grossen Lieferumfang, müssen aber auch mit einigen Unzulänglichkeiten leben.
Die bekannten Programm-Icons von Office verwendet Microsoft sowohl für den Desktop als auch für die Cloud
(Quelle: Microsoft )
Können sich über 150 Millionen Anwender irren? Denn so viele Nutzer zählt Microsofts Office 365 im geschäftlichen und privaten Bereich. Wenn auch einige davon die Cloud-Lösung nicht vollkommen freiwillig einsetzen dürften, sollte die Mehrheit aber immerhin mit den Programmen und Services mehr oder weniger leben können. In der Schweiz wechselten in den vergangenen Monaten der Elektroinstallationsdienstleister AZ Elektro, der Industriekonzern Bomatec aus Höri, der Gossauer Lebensmittelgrosshändler CCA Angehrn, das Ingenieurunternehmen Hunziker Betatech, die Ratingagentur Inrate, der Schulungsbetrieb login Berufsbildung, die Schule «Profil Berufsvorbereitung Winterthur» an den Standorten Grüze und Wülflingen, der Wetziker Verkabelungsspezialist Reichle & De-Massari, die Roggenstock Lodge im schwyzerischen Oberiberg sowie das Schweizerische Rote Kreuz in Bern und Wabern zu Office 365. Um nur einige Beispiele zu nennen.
Sie alle sind den Argumenten von Microsoft und Schweizer Partnern wie Ategra, Baggenstos, Bögli ICT, Nexellent, ProCloud, Swisscom oder Upgreat gefolgt, nach denen das Office aus der Cloud viele Vorteile bringt. Die Bedienoberflächen sind den Anwendern vertraut, der Funktions­umfang ebenfalls. Durch den Online-Zugriff wird ausserdem die Zusammenarbeit vereinfacht. Unterm Strich profitieren die Kunden von einer bedarfsabhängigen Lizenzierung und Abrechnung. Gleichzeitig werden die IT-Verantwortlichen von den Administrationstätigkeiten befreit und können Ressourcen neu für das Kerngeschäft einsetzen. So funk­tioniert zumindest die Logik von Microsoft. Die tönt aber zu gut, um tatsächlich wahr zu sein.

Office 365 ist «nur» Office

Zunächst einmal handelt es sich bei Office 365 in den meisten Fällen um ein herkömmliches Office-Paket für den Desktop. Für langjährige Nutzer der Microsoft-Lösungen sind die Änderungen also nicht so spektakulär gross. Sie kommunizieren wie gehabt via Outlook, produzieren die Geschäftsdokumente in Word, kalkulieren in Excel, präsentieren mit PowerPoint etc. Alle Programme sind lokal auf der Festplatte installiert – was durchaus mit Herausforderungen verbunden sein kann. Denn insbesondere der grosse Speicherverbrauch geschäftlicher Outlook-Postfächer kann knapp dimensionierte Festplatten in Laptops durchaus stark beanspruchen. Und auch die Dateien speichern die Anwender nicht etwa in einer nebulösen «Cloud», sondern wie gehabt unter «Eigene Dokumente» – respektive dem firmeninternen Fileshare. Innerhalb der Anwendungen lassen sich Add-ins integrieren, Makros laufen wie immer und individuelle Vorlagen können verwendet werden. Der Funktionsumfang der Office-Anwendungen entspricht exakt demjenigen der Desktop-Programme.
Das Desktop-Office hat zwar alle Vorteile der herkömmlichen Programme, aber auch alle Nachteile. Der Funk­tionsumfang ist riesig und wird nur in den wenigsten Fällen wirklich genutzt. Sprich: Hier werden unnötig Ressourcen verschwendet. Alle Anwender haben ausserdem freie Hand: In den Business- und Enterprise-Preisplänen sind fast ausnahmslos üppige 15 Lizenzen pro Benutzer enthalten (jeweils fünf für Desktops, Smartphones und Tablets). Hier droht Wildwuchs auf geschäftlich genutzten und allenfalls auch privaten Endgeräten. Denn was und wo installiert wird, kann der Anwender selbst entscheiden und steuern. Anschliessend muss der Administrator schlimmstenfalls mit den entsprechenden Lizenz- und Systemmana­gement-Tools die User-Willkür wieder eindämmen.

Selbst ist der Admin

Durch ein Abonnement von Office 365 wird den Adminis­tratoren immerhin das aufwendige Setup und die Wartung des Büro-Backends vereinfacht. Denn bei so gut wie in allen professionellen Preisplänen sind Benutzerkonten für Exchange, SharePoint und Teams enthalten. Die Datei­ablage OneDrive ist sogar bei allen Abos inklusive – wie sinnvoll das auch immer ist. Hier droht die gleiche User-Willkür wie bei den Installationen und Lizenzen: Anwender speichern ihre Files wahllos auf dem lokalen Client oder in der Cloud. Der Administrator kann zwar Voreinstellungen für den Standardspeicherort wählen. Aber wer hält sich schon gern an den Standard? So besteht die Gefahr, dass die Administrierbarkeit der Office-Infrastruktur leidet.
“Der Funktionsumfang von Office 365 wird nur selten wirklich ausgenutzt„
Michael Klein, Ategra
Hingegen dürfte die Bereitstellung von Exchange-Postfächern, SharePoint-Systemen und der Teams-Plattform in der Cloud in den meisten Fällen eine wesentliche Erleichterung für die Administratoren bedeuten. Vielmehr: «Die Administration ist im Standard-Interface auch für Nicht-Informatiker bedienbar», sagt Michael Klein, Senior Consultant beim IT-Dienstleister Ategra. Wenn das Primär-Set­up einmal erledigt ist, könnten auch technisch versierte User neue Benutzer hinzufügen oder Zugriffsrechte verteilen. Allerdings, gibt Klein zu bedenken, werde der Funktions­umfang von Office 365 in den wenigsten Fällen wirklich ausgenutzt. Dank aller notwendigen Microsoft-Dienste aus einer Hand entfalle in den meisten Fällen der Integrationsaufwand. «Aber Achtung: Durch das Microsoft Office entsteht ein Klumpenrisiko», mahnt der Experte. Wenn Office down ist, geht gar nichts mehr.

Rechtliche Hürden

Für regulierte Branchen wie die Finanzindustrie war Office 365 aufgrund der Datenschutzvorgaben lange Zeit tabu. Das Gesetz verbot das Speichern von Geschäftsdaten aus­serhalb des Unternehmens oder ausserhalb der Schweizer Landesgrenzen. Explizit an diese Unternehmen wendet sich Microsoft mit einer eigenen Cloud-Region innerhalb der Schweiz. Insbesondere Unternehmen aus dem Finanzwesen zählen zur Zielgruppe des zukünftigen Offerings, heisst es vonseiten Microsoft Schweiz. Ausserdem könnten sich in die Data Center diejenigen Firmen einmieten, die sich aus «emotionalen Gründen» – beispielsweise wegen Bedenken der Verwaltungsräte – bis anhin gegen einen Wechsel in die Cloud entschieden hätten.
Bereits seit 2014 offeriert Microsoft dem Schweizer Bildungssektor spezielle Datenschutzbedingungen für Cloud-Dienste wie Office 365: Erstens wird der Ort der Datenbearbeitungen in Europa festgeschrieben. Zweitens wird Administratoren von Bildungsinstitutionen spezielle Kontrollmöglichkeiten über die Benutzerdaten gewährt. Drittens sind in den Verträgen die Verantwortlichkeiten neu klar geregelt. Im Streitfall ist schweizerisches Recht anwendbar und auch der Gerichtsstand liegt in der Schweiz. Vergleichbare Konditionen dürften zukünftig auch für die Mieter in den Schweizer Data Centern von Microsoft gelten.

Sicherheitsrisiken

Während sich regulatorische Hürden mit Verträgen mehr oder weniger beseitigen lassen, sind Sicherheitsrisiken den Cloud-Diensten inhärent – was selbstredend nicht nur für Microsoft gilt. Unternehmen müssen sich der Gefahren bewusst sein, wenn sie sich für die Cloud entscheiden. Der
Sicherheitsexperte Gil Friedrich vom IT-Dienstleister Avanan nennt Beispiele für potenzielle Bedrohungsszenarien:
  • Hacker haben auch ein Office-Konto: Die grosse Popularität von Office 365 macht den Dienst zu einem lukrativen Ziel für Hacker. Um allfällige Schwachstellen zu finden, können sie sich selbst für wenig Geld in den Systemen um­sehen: Sie buchen schlicht ihren eigenen Account. Damit haben sie eine grosse Hürde genommen, denn sie sind selbst schon im System. So ist es ein Leichtes, Angriffs­szenarien auch intern zu testen.
  • Extra-Security kostet auch extra: Kunden von Office 365 können sich eine «Sandbox» für ihre User hinzubuchen, die mehr Sicherheit verspricht. Der Dienst kostet allerdings extra – und geht zulasten der Performance. E-Mails werden beispielsweise erst verzögert ausgeliefert, da sie spezielle Filter passieren müssen. Und: Natürlich kennen auch die Hacker die «Sandbox», in der allenfalls noch lukrativere Informationen gelagert sind.
  • Fehlalarme sind verboten: Aufgrund der schieren Masse der Office-Konten müssen die Standardsicherheitseinstellungen das Nichterkennen einer Malware (False Negative) dem Blockieren einer virenfreien Datei (False Positive) vorziehen. Das Blockieren ist allerdings auch für Microsoft als Hoster Hunderter Millionen Postfächer äusserst riskant. Denn selbst eine False-Positive-Rate von 1 Prozent würde dazu führen, dass Millionen verärgerte Kunden den Support anrufen. Wer sich auf die Standardeinstellungen von Micro­soft verlässt, muss dieselben Sicherheitsrichtlinien wie alle akzeptieren, die eben auf die Massen und nicht auf individuelle Bedürfnisse abgestimmt sind.

Finanzielle Nachteile

Die Installationen im eigenen Rechenzentrum sind oftmals auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten. Wer zuletzt erhebliche Investitionen in Exchange und Office sowie Hardware und Personalwesen getätigt hat, wird jeden noch so attraktiven Preisplan ausschlagen. Denn die Investitionen sind getätigt und werden nun über einen gewissen Zeitraum abgeschrieben. Anschliessend bleibt immer noch Zeit, sich mit den Abos von Microsoft auseinanderzusetzen.
Ein grundlegendes Merkmal des Cloud Computings besteht darin, anstelle grösserer und unregelmässiger Käufe regelmässige monatliche Kosten zu rationalisieren. Allerdings funktioniert dieses Modell nicht für jedes Unternehmen. Entsprechend müssen die Entscheidungsträger analysieren, ob sie die Unternehmens-IT von Investitionsausgaben zu Betriebsausgaben (von CapEx zu OpEx) umstellen wollen respektive können. Firmen mit hohen Investitionen in eine eigene Infrastruktur könnten sich gegen den Wechsel in die Cloud entscheiden.
Tipps
Empfehlungen für die Migration
Welches sind kritische Faktoren bei der Erneuerung der Büro-Software? Michael Klein von Ategra hat diverse Kunden beim Entscheid für oder wider Office 365 unterstützt. Er gibt folgende Empfehlungen:
  • Vollständige und unvoreingenommene Evaluation verfügbarer Cloud-Services der verschiedenen Anbieter.
  • Bedarfsanalyse: Der Funktionsumfang ist riesig. Was brauchen wir wirklich?
  • Vollkostenrechnung: TCO über fünf Jahre kalkulieren.
  • Tool für Datenmigration evaluieren: Vorlagen, Workflows, Makros, Fileserver etc.
  • Prozessoptimierung: Anpassung bestehender und gelebter Business-Prozesse an neue Lösung, falls notwendig.
  • Benutzerverwaltung: Single Sign-on realisieren auf allen Plattformen.
  • Anwenderschulung: Arbeitsgewohnheiten und -techniken müssen an die neuen Produkte sowie Services angepasst werden.

Technische Barrieren

Ein anderes Merkmal des Cloud Computings: Alle Benutzer bekommen von einem Ort aus die gleichen Dienste bereitgestellt. Dafür sind erstens ein leistungsfähiger Internetzugang und zweitens eine ebenfalls performante Verkabelung innerhalb des Unternehmens erforderlich. Wenn nun alle Anwender an einem Standort tätig sind, kann es zu Engpässen kommen. Sie äussern sich in langen Latenzzeiten oder scheinbar «eingefrorenen» Anwendungen – insbesondere Outlook. Die Benutzererfahrung leidet, da viele User im Büro mindestens die Leistung von der Office-Umgebung erwarten, die sie aus dem privaten Umfeld kennen. Vor dem Wechsel auf Office 365 sollten die IT-Verantwortlichen prüfen, ob die Performance des Internetzugangs
sowie des Firmennetzes den Anforderungen genügen.
Im Cloud-Büro von Microsoft arbeiten die User mit den gewohnten Office-Anwendungen
Quelle: Microsoft
Gleichzeitig ist zu prüfen, wie eng die Standardprogramme von Microsoft Office mit anderen Applikationen integriert sind. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme, Fileserver und viele Geschäftsanwendungen bringen Schnittstellen für Office mit oder lesen Daten direkt aus den Büro-Anwendungen aus. Gleiches gilt auch für Exchange und SharePoint. Ist die Verzahnung eng oder geschäftskritisch, müssen Alternativen evaluiert werden. Allerdings lassen sich auch je länger, je mehr Cloud-Lösungen mit Office 365 integrieren.

Organisatorische Hürden

Während sich technische Probleme einer Cloud-Migration meistens mit Informatikmitteln lösen lassen, sind die Herausforderungen in der Organisation nur durch Kommunikation zu meistern. Den Usern muss vermittelt werden, dass sie neu beispielsweise selbst fehlende Office-Komponenten installieren dürfen, die Präsenz­anzeige von Skype for Business den Kollegen signalisiert, ob sie gerade telefonisch erreichbar sind, und mit den inkludierten Smartphone-Apps auch das Bearbeiten von Geschäftsdokumenten unterwegs möglich ist. Dann sollten die Vorgesetzten ausserdem klarstellen, wie viel Self Service sie von ihren Angestellten erwarten. Und: Ob die Präsenzanzeige neu zur Arbeitszeiterfassung verwendet wird respektive ob das mobile Arbeiten zur Kernarbeitszeit zählt etc.
Mit der Einführung von Office 365 können auch Infrastrukturen für das Backend wie zum Beispiel Fileserver hinterfragt werden. Microsofts Idealvorstellung des reinen Cloud-Büros mit OneDrive und Skype wird nicht jedem Sicherheitsverantwortlichen gefallen – und den Anwendern allenfalls auch nicht. Wenn ein User sich während Jahren eine Systematik für die Dokumentenablage an­gewöhnt hat, wird er kaum jubilieren, wenn er plötzlich seine Files in ein SharePoint-Archiv einchecken muss – was allenfalls noch mit zusätzlichen Klickorgien verbunden ist. Andere User lassen wichtige Geschäfts­dokumente in ihren lokalen Outlook-Postfächern liegen, anstatt sie in die SharePoint-Bibliotheken einzusortieren. Bequemlichkeit und Gewohnheit gehen oftmals vor Logik und Vorschrift – insbesondere, wenn Letztere mit grossem Mehraufwand verbunden sind. Gut beraten sind die IT-Verantwortlichen mit einer detaillierten Bestandsaufnahme der typischen Workflows in der Belegschaft.
Aber auch die IT-Abteilung kann Widerstände ent­wickeln: Sie wird durch den Wechsel in die Cloud vielenorts zwar nicht gleich arbeitslos, verliert aber doch einen gewissen Anteil an Aufgaben und besonders an Kontrolle. User können ihr Office selbst verwalten und ein KMS (Key Management Service, Management-Tool für Microsoft-Volumenlizenzschlüssel) wird überflüssig. Da die Zukunft der Enterprise-IT grossmehrheitlich in der Cloud liegen wird, sollten sich die Administratoren bei Office schon einmal an den schleichenden Kontrollverlust gewöhnen.

Fazit: ein guter Kompromiss

Der Erfolg scheint Microsoft bei Office 365 recht zu geben: Der Preis ist heiss, das Angebot mehr als üppig. Und die grosse Verbreitung respektive der hohe Bekanntheitsgrad der Office-Lösungen zahlen zusätzlich auf Microsofts Konto ein. Die Alternativen (vgl. Kasten Seite 42) entwickeln sich zwar ebenfalls bemerkenswert. Einen vergleichbaren Kundenstamm wie Microsoft besitzen sie allerdings nicht.
Auch wenn vorgängig viel von Hindernissen, Hürden und Unzulänglichkeiten des Cloud-Office zu lesen war: Die Anwendungen fussen auf dem soliden Fundament von fast 30 Jahren Programmentwicklung. Das Office kann auch wie gewohnt installiert und isoliert verwendet werden. Wer dann später noch einzelne Komponenten ergänzen möchte, zahlt häufig noch nicht einmal einen Aufpreis. Microsoft wird insbesondere im Security-Bereich stetig nachbessern – aber aufgrund der heute schon riesigen Anwendermasse kaum jemals alle individuellen Bedürfnisse befriedigen können. Dennoch ist Office 365 ein guter Kompromiss.
Alternativen zu Office 365 im Enterprise-Umfeld
Funktion Microsoft  Google  IBM
E-Mail  Outlook  Gmail  Verse
VoIP  Skype for Business  Hangouts  Connections Social Cloud
Chat  Skype for Business Hangouts  Connections Social Cloud
Textverarbeitung  Word  Docs  Connections Docs
Tabellenkalkulation  Excel  Sheets  Connections Docs
Präsentationsgrafik  PowerPoint  Slides  Connections Docs
Dateiablage  OneDrive/SharePoint  Drive  Connections Files
Communities  Teams  Hangouts  Connections Communities
Alternativen zu Office 365 im Enterprise-Umfeld
Funktion Microsoft  Google  IBM
E-Mail  Outlook  Gmail  Verse
VoIP  Skype for Business  Hangouts  Connections Social Cloud
Chat  Skype for Business Hangouts  Connections Social Cloud
Textverarbeitung  Word  Docs  Connections Docs
Tabellenkalkulation  Excel  Sheets  Connections Docs
Präsentationsgrafik  PowerPoint  Slides  Connections Docs
Dateiablage  OneDrive/SharePoint  Drive  Connections Files
Communities  Teams  Hangouts  Connections Communities
(Quelle: Ategra/Michael Klein )


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