Zusatz-Tools 10.12.2018, 10:21 Uhr

5 nützliche Office-Add-ins

Die Office-Programme von Microsoft lassen sich via Add-ins mit nützlichen Funktionen ergänzen. Wir haben 5 brauchbare Tools zusammengetragen.
Im Appsource genannten Laden von Microsoft lassen sich die Add-ins finden und installieren
(Quelle: Screenshot: jst/nmgz )
Ob Word, Excel, Powerpoint oder Outlook, die Programme des Office-Pakets von Microsoft lassen sich mit zahlreichen Hilfstools, sogenannten Add-ins oder Apps ergänzen. Dadurch kann Office um nützliche Funktionen erweitert werden. Und das Beste: Viele der Add-ins sind gratis und lassen sich aus dem Appsource genannten Online-Laden von Microsoft herunterladen.
Wir haben 5 nützlichste Add-ins zusammengetragen.

1. Boomerang

Programm: Outlook
Mit Boomerang kann man zeitversetzt mailen
(Quelle: Screenshot: jst/nmgz)
Boomerang von Baydin ist ein nützlicher Helfer für den E-Mail-Alltag mit Outlook. Mit dem Add-in lassen sich beispielsweise E-Mails später und damit zu einem vordefinierten Zeitpunkt verschicken.
Zudem erlaubt es das Zusatztool, Reminder zu erstellen. Das kann etwa dann nützlich sein, wenn man Mails an Leute verschickt, die auf das ursprüngliche Mail in der Regel nicht reagieren und erst beim Anblick eines Erinnerungsschreibens in die Gänge kommen.
Schliesslich verfügt Boomerang über eine Hilfestellung beim Verfassen der Mail. Dabei zählt das Tool etwa die Wörter der Mail oder der Betreffzeile. Sind diese zu voluminös sinkt die Lesequote und damit die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger antwortet.
Mit der Pro-Version, die 15 Dollar pro Monat kostet, will Boomerang gar den Stil der – allerdings lediglich englischsprachigen – E-Mail analysieren können und gibt an, ob das Schreiben noch höflich genug, nicht zu negativ oder zu subjektiv formuliert ist.
Boomerang ist in einer Basisversion gratis. Es funktioniert mit Outlook Online, Outlook 2013+ für Windows, Outlook 2016+ für Mac und benötigt eine Office-365-Mailbox.

2. FindTime

Programm: Outlook
Auch FindTime ist ein nützliches Zusatz-Tool für Outlook. Es stammt sogar von Microsoft selbst und fahndet wie der Name es suggeriert nach freien Terminen. Mit dem Add-in lassen sich à la Doodle Zeiten finden, zu denen alle angefragten Kollegen für eine Besprechung oder einen anderen Event nichts besseres vorhaben.
Und so funktioniert es: Beim Schreiben oder beim Beantworten von Mails und Terminanfragen analysiert FindTime die Kalender der in dem Schreiben angegebenen E-Mail-Adressen und schlägt frei Termine vor, also Zeit-Slots, bei denen alle Beteiligten grundsätzlich noch keine Aktivitäten in ihren Outlook-Kalendern angegeben haben.
Wählt man ein Zeitfenster, so kann man sich von FindTime eine Terminanfrage an die betreffenden Kolleginnen und Kollegen verfassen lassen.
FindTime ist verfügbar für Outlook Online, Outlook 2013+ für Windows (benötigt Exchange Online und eine Firmen- oder Schul-Abokonto auf Office 365).

3. Yesware

Programm: Outlook
Mit Yesware lässt sich in Erfahrung bringen, ob der Empfänger die Mail geöffnet hat
(Quelle: pd)
Wer E-Mails verschickt, kennt die Ungewissheit: Ist das elektronische Schreiben wirklich im Posteingang – und nicht etwa im Spam-Ordner – gelandet, und hat der Empfänger schon die Zeit gefunden, die Mail auch zu lesen? Fragen, auf die Yesware vom gleichnamigen Hersteller eine Anwort geben kann.
Mit dem Add-in wird die Funktion «Send with Yesware» ins Mailerstellungsfenster hinzugefügt. Nach dem Versand kann man im speziellen Yesware-Fenster den Weg des Mails nachverfolgen. Dort kann dann in Erfahrung gebracht werden, wann das Mail geöffnet wurde. Ja sogar, ob ein im Mail platzierter Link geclickt wurde, lässt sich hier nachvollziehen.
So viel «Überwachungsleistung» ist nicht gratis zu haben. Yesware kostet gut 12 Dollar pro Monat, wenn gleich für ein Jahr im Voraus bezahlt wird. Kostenlos ausprobieren lässt sich der Dienst für vier Wochen.

4. DocuSign

Programme: Outlook und Word
Mit dem DocuSign-Add-in lassen sich Dokumente, die in Word verfasst werden, mit dem E-Signatur-Verfahren von DocuSign unterschreiben. Der Dienst entspricht gemäss DocuSign-Webseite auch in der Schweiz den gesetzlichen Normen für die digitale Unterschrift. Wird das Add-in mit Outlook verwendet, lassen sich empfangene Dokumente elektronisch signieren oder Dokumente verschicken, die vom Empfänger noch unterschrieben werden müssen.
Das Docusign-Add-in funktioniert mit den Online-Varianten von Word und Outlook. Zudem werden Outlook für Windows ab Version 2013, Word für Windows ab Ausgabe 2016 sowie Outlook und Word für Mac ab Version 2016 unterstzützt.
Der Dienst kann 30 Tage ausprobiert werden. Danach ist eine monatliche Gebühr ab 10 Dollar fällig, falls ein Jahr im Voraus bezahlt wird.

5. Lucidchart

Programme: Excel, Powerpoint und Word
Mit Lucidchart lassen sich Diagramme für Word, Excel und Powerpoint erstellen
(Quelle: pd)

Bei Lucidchart handelt es sich um ein Tool, mit dem einfache Diagramme gezeichnet werden können. Das Werkzeug von Lucid Software ist für Excel, Powerpoint und Word jeweils separat als Add-in verfügbar.
Mit dem Tool lassen sich verschieden Diagrammtypen erstellen, wie etwa Flussdiagramme, Organigramme und Visualisierungen von Prozessen sowie von IT-Umgebungen. Das Tool ist webbasiert. Somit wird bei der Aktivierung der entsprechende Schaltfläche in Word, Powerpoint und Excel ein Browserfenster geöffnet, in der Lucidchart geladen wird. Dort erhält man dann eine Werkzeugkiste mit verschiedenen Formen für die Diagrammerstellung per Drag-and-Drop. Ist man zufrieden mit seinem Werk, kann dieses in die Word-, Excel- oder Powerpoint-Datei kopiert werden.
Lucidchart ist in einer Gratis-Version erhältlich. Dann bleibt man aber auf wenige Diagramme, die man erstellen kann, beschränkt. Für eine unlimitierte Anzahl Zeichnungen muss ein Aboplan gewählt werden, der ab 6 Dollar pro Monat oder 60 Dollar pro Jahr erhältlich ist.


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