Mit Stammdatenmanagement gegen den Projektinfarkt

Als kritischer Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor muss das Thema Stammdaten sowohl in die gesamte Organisation als auch in das Qualitätsmanagement des Unternehmens eingebunden werden. Business-, Prozess- und Pflegeverantwortung sowie Qualitätsstandards und -messgrössen sind einheitlich, verbindlich und transparent zu definieren. Das oberste Ziel muss dabei aber sein, nicht nur einem hohen Qualitätsanspruch zu genügen, sondern diesen im Lebenszyklus einer Information auch dauerhaft zu sichern.

In der Praxis hat sich dabei bewährt, Projekte mit dem Ziel zu starten, Qualitätsstandards für Stammdaten- und Stammdatenpflegeprozesse sowie Migrationspfade zu erstellen.

Durch die Einführung klar definierter (Pflege-)Prozesse kann einem Wildwuchs entschieden entgegengetreten werden. Stammdatenqualität ist kein Selbstläufer, Qualität entsteht nicht automatisch. Vielmehr ist das Gegenteil der Fall. Je zahlreicher integrierte Prozesse im Unternehmen implementiert werden, desto wichtiger ist ein einheitliches und qualitativ hochwertiges Fundament. Ebenso essentiell wie das «Primary Det» (der Masterbestand) ist eine korrekte Organisation von Duplikatsbeständen und deren Änderungen und Erweiterungen. Konsequenterweise sind Mutationen transparent und nachvollziehbar darzustellen.

Ein integriertes Stammdatenmanagement zeichnet sich auch dadurch aus, dass zukünftige Anforderungen durch einfache Erweiterungen des Fundaments umgesetzt werden können. Dies bedeutet, dass dieses Fundament gleichfalls stabil wie flexibel sein muss, um zukünftige Geschäftsentwicklungen berücksichtigen zu können.

Ebenfalls von hoher Bedeutung ist die Redundanzfreiheit und Konsistenz des Stammdatenbestandes. Es müssen tragfähige Konzepte und Prozesse geschaffen werden, um eine zeitnahe Verteilung und Synchronisierung angeschlossener Systeme und den Abgleich der Stammdaten, das heisst, die Konsistenz in unterschiedlichen Systemen, sicherzustellen.

Nachhaltig wirkende Verbesserungen sowie effiziente Prozessabläufe auf allen Unternehmensebenen sind dabei Primärziele. Effektives Stammdatenmanagement ist ein Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg. In Kombination mit den Methoden zur Qualitätssicherung und -verbesserung bieten sich hieraus zahlreiche Ansätze zur Steigerung der Wertschöpfung.

Es lohnt sich, diesem wichtigen Thema - -insbesondere auch als Vorbereitung zur Einführung einer serviceorientierten Architektur (SOA) - einen hohen Stellenwert im Unternehmen einzuräumen. SOA hilft einem Unternehmen, konsolidierte Stammdatenintegrität herzustellen und auch zu erhalten. Durch SOA sind sie in der Lage, Stammdaten aus allen integrierten Service Providern zu vergleichen, zu bewerten und identische oder ähnliche Daten zu identifizieren. Darauf basierende Folgeschritte wie Produktions- oder Absatzplanung, Marketing oder Finanzplanung können nun auf einwandfreies Datenmaterial erfolgen.

Da ein solches fachliches und technisches Stammdatenwissen bei den vorhandenen Unternehmensressourcen oftmals nicht gegeben ist und darüber hinaus eine neutrale Instanz für eine vorurteilsfreie Bewältigung dieser Aufgaben notwendig ist, wird meist fachliches Know-how von Experten notwendig, die die im Unternehmen beteiligten Einheiten und Personen im Stammdaten- und Qualitätsmanagement zusammenführen.

Auch in einer durch Gesetze und Vorschriften reglementierten Prozessumgebung spielen Stammdatenprozesse eine gleichsam grosse wie entscheidende Rolle. Eine Veränderung von Stammdaten, beispielsweise in den Bereichen Finanzen, Controlling, Personalwirtschaft und Vertrieb, stellen einen signifikanten Einfluss auf das Unternehmensergebnis dar. Schon deshalb müssen Pflege- und Mutationsprozesse, vor allem in einem Sarbanes-Oxley-Umfeld, extrem hohe Qualitätsstandards aufweisen. Nicht zuletzt, um den Anforderungen von Wirtschaftsprüfern und internen Revisoren zu genügen. Für die Einhaltung der Regelungen, die beispielsweise aus dem Sarbanes-Oxley-Act (Sec. 404) resultieren, ist es unabdingbar, dass die Stammdatenprozesse transparent, dokumentiert und damit kontrollierbar sind, respektive auch kontrolliert werden.