Die Stadt Zürich wird mit SAP zum Konzern
Die Stadt Zürich wird mit SAP zum Konzern
In der letzten Evaluationsrunde machte die Dübendorfer Exsigno Consulting, vormals Mummert Consulting, als Generalunternehmerin zusammen mit SAP Stäfa und asem group das Rennen. Erika Bachmann begründet: «Schlussendlich waren es neben den fachlichen Kompetenzen die Referenzen, die Exsigno vorgelegt hat. Die Dienstleisterin hatte umfassende Erfahrungen mit SAP-Einführungen bei der öffentlichen Hand vorzuweisen.»
Tempobolzen bei der Einführung
Die SAP-Einführung erfolgte nach einem ehrgeizigen Zeitplan: Nur 17 Monate hatte man für den Umstieg einkalkuliert. Ein sportliches Ziel - zumal mehrere Module gleichzeitig eingeführt wurden: Jene für die Bereiche Human Resource Management, Finanz- und Rechnungswesen sowie Logistik. Wie Ex-signo-Geschäftsführer Matthias Scherler zu Protokoll gibt, habe sich das hohe Einführungstempo schlussendlich als Vorteil erwiesen: «Auf diese Weise blieb die Projektdynamik stets sehr hoch.»
Besonderes Augenmerk legte Erika Bachmann bei der Einführung darauf, dass sämtliche Aufgaben mit SAP-Standard-Modulen abgedeckt werden konnten. «Eigenentwicklungen und Modifikationen im SAP-System stellen meist nur unnötigen und unterm Strich teuren Ballast dar», ist sie überzeugt. Ein weiterer Schritt in der Einführungsphase bestand im Abspecken der Funktionalitäten auf dem Bildschirm. «Die User sollten nur jene Funktionen sehen, die sie auch tatsächlich brauchen, beziehungsweise für die sie berechtigt sind», erklärt die ERPplus-Projektleiterin. Vor der Einführung der einzelnen Module erfolgte eine intensive Testphase bis kurz vor der Produktivsetzung im Januar 2008.
Inzwischen können rund 1200 Mitarbeitende das SAP-System nutzen - Tendenz steigend. Mit dem SAP-HR-Modul arbeiten seit 1. Januar 2008 sämtliche Dienstabteilungen. Seine erste Feuerprobe bestand das neue System mit dem Lohnlauf Ende Januar: Die Lohnzahlungen an die rund 24000 Mitarbeitenden der Stadt Zürich erfolgten nahezu reibungslos.
Das Finanz- und Rechnungswesen-Modul sorgt derweil seit Mitte Januar bei den allermeisten Dienstabteilungen dafür, dass Zahlungsein- und -ausgänge, die nunmehr durch einen elektronischen Kontoauszug gemeldet werden, automatisch weiterverarbeitet werden. Dafür wurde ein Regelwerk mit derzeit rund 300 Regeln angelegt, so dass die automatische Zuordnung zu den Buchungskreisen und Konten erfolgt und somit den personellen Einsatz optimiert.
Das Logistikmodul ist bisher nur bei einigen grossen Abteilungen implementiert; hier besteht noch deutlicher Aufholbedarf mit weiteren Einführungen.
Ende April schliesslich wird die Stadt Zürich das SAP-System offiziell abnehmen und in die Bewirtschaftung der Fachabteilungen übergeben. Für den technischen Betrieb und den Support wird ab diesem Zeitpunkt das neu geschaffene SAP CCC (Customer Competence Center) voll verantwortlich zeichnen. Dessen 14 Mitarbeitende wurden vorwiegend aus den eigenen Reihen rekrutiert. «Wir wollten den OIZ-Mitarbeiterbestand nicht ausbauen. Deshalb haben wir das nötige SAP-Know-how intern durch Umschulungen und Weiterbildungen aufgebaut und uns nur mit vier SAP-erfahrenen externen Profis verstärkt», führt Daniel Heinzmann aus.
