Vista-Update im Spital

Seit mehr als acht Jahren arbeiteten die Mitarbeiter des Kantonsspitals St. Gallen an ihren über 2000 Computerarbeitsplätzen mit Windows 2000 und Office 2000. Mit den drei Standorten Flawil, Rorschach und St. Gallen sichert das Kantonsspital die medizinische Versorgung der ganzen ostschweizerischen Bevölkerung.
Die veraltete Computer-Infrastruktur stiess jedoch im Tagesgeschäft immer häufiger an ihre Leistungsgrenzen. «Die Plattform begann instabil zu werden. Wenn wir einen neuen PC kauften, fehlten uns die Treiber, und Applikationen wurden teilweise nicht unterstützt», erklärt Stephan Schläpfer, Projektleiter beim Kantonsspital St. Gallen. Die Mitarbeitenden konnten ihre Notebooks nur noch schlecht synchronisieren, und der mobile Zugriff via Notebook auf die Fachanwendungen war mit Windows 2000 problematisch. Darüber hinaus hatte Microsoft den Mainstream-Support für das veraltete Betriebssystem eingestellt. «Wir brauchten dringend eine leistungsfähige IT-Basisinfrastruktur», formuliert Schläpfer die Anforderungen.

Zielvorgabe für die neue Software war, den circa 3000 Angestellten der drei Spitäler das «Klinische Arbeitsplatzportal» bereitzustellen. Geplant ist eine Cockpit-Seite, von der aus jeder Anwender auf alle benötigten Informationen und Programme zugreifen kann. Über das Portal sollen die Mitarbeitenden Informationen schneller finden und besser miteinander kommunizieren können. «Unser Ziel war, die IT für die Anwender zu einem täglichen Arbeitswerkzeug zu machen», betont der Projektleiter. Administrative Routinearbeiten sollten auf ein Minimum reduziert und die Produktivität der Mitarbeiter dadurch erhöht werden.

Um gerüstet für die neue IT-Plattform zu sein, beschaffte das Kantonsspital rund 2000 neue Rechner: 1750 Desktop-PCs und 250 Notebooks. Bei der Software fiel die Wahl auf Produkte von Microsoft, die Kompatibilität mit den Fachanwendungen war das entscheidende Kriterium: Die Spitalmitarbeiter sind rund um die Uhr im Einsatz und mit ihnen etwa 400 medizinische Spezialprogramme. Viele davon haben Schnittstellen zu Anwendungen des Microsoft Office.

Tests mit Betaversion von Vista

Die Projektplanungen zur Einführung von Windows Vista und Office 2007 starteten im Juni 2006. An diesen Vorbereitungen waren sowohl die Mitarbeitenden der IT-Abteilung als auch der Software-Hersteller Brainware und der Dienstleister redIT beteiligt. Das Projektteam testete das neue Betriebssystem bereits vor der Markteinführung ausgiebig. So konnte auch die Kompatibilität mit den medizinischen Spezialanwendungen sicher gestellt werden.
Um die Anwender von Anfang an mit ins Boot zu nehmen, bildete das Projektteam einen Prototypen des «Klinischen Arbeitsplatzportals» ab: Die Betaversionen von Vista als Betriebssystem, Office 2007 für Büroanwendungen und die Portal-Software SharePoint Server 2007. Damit liess sich vorab zeigen, wie zum Beispiel das Besprechungsmanagement mit Outlook funktioniert. «Wir haben viel positives Feedback von den Mitarbeitenden bekommen», resümiert Projektleiter Schläpfer.

Die Vorbereitungen für den Rollout dauerten bis März vergangenen Jahres. Im September wurden die neuen Programme in der IT-Abteilung und in drei Kliniken installiert: der Kardiologie, der Infektiologie und der Hals-Nasen-Ohren-Klinik. Dann hatten die Verantwortlichen einen Monat lang Zeit, notwendige Anpassungen vorzunehmen. Rund 80 Prozent der medizinischen Spezialanwendungen konnten unverändert weiter genutzt werden. Lediglich für die Office-2007-Integration und für Versions-Updates der klinischen Software waren Modifikationen erforderlich.

Vor gut einem Jahr wurde die alte Software dann hausweise aktualisiert. «Wir konnten den Rollout nicht klinikweise vornehmen, da viele Abteilungen über mehrere Orte verstreut sind», erläutert Schläpfer. «Dabei haben wir darauf geachtet, dass die Mitarbeitenden in der Übergangsphase sowohl auf der alten als auch schon auf der neuen Plattform auf ihre Daten zugreifen konnten.» Wie geplant konnte das Team den Umstieg auf das neue System Ende Februar abschliessen.
Den Rollout unterstützte die Brainware-Lösung Columbus: Die Software managte zunächst nur die Betriebssystem- sowie Software-Verteilung und diente den Administratoren später mit Fernwartungsfunktionen. Inzwischen nutzt das Kantonsspital auch das Asset- und Lizenzmanagement von Columbus, um damit die IT-Systeme betriebswirtschaftlich zu verwalten.

Um die Nutzer auf das neue System ausreichend vorzubereiten, hatte das Spital bereits Monate vor dem Rollout mit Schulungen begonnen. Dabei verfolgten die Projektverantwortlichen den Blended-Learning-Ansatz. Dieser kombiniert den Präsenzunterricht mit begleiteter Online-Schulung: «Wir vermitteln den Mitarbeitern in eineinhalbstündigen Seminaren die Grundlagen. Danach können sie sich auch zu Hause mit der neuen Software befassen und selbstständig lernen», erklärt Schläpfer. Das im Microsoft-Lizenzvertrag enthaltene Heimnutzungsrecht erlaubt, Office 2007 gegen eine Gebühr unter 40 Franken für den Privatgebrauch abzugeben.

Klinisches Arbeitsplatzportal

Vom Arzt über die Physiotherapeutin bis zur Pflegefachkraft können die Anwender - so wie sie es bisher gewohnt waren - auf ihre Fachanwendungen zugreifen. «Vista und Office 2007 stossen laut Schläpfer auf eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, die besonders die im Vergleich zum alten Windows 2000 effizientere Vista-Suche schätzen. Für die IT-Mitarbeitenden bedeuten die Analyse-Tools von Vista eine Arbeitserleichterung.
«Der Rollout von Vista, Office 2007 und SharePoint Server ist der erste grosse Schritt in Richtung Klinisches Arbeitsplatzportal, das bis Ende 2009 eingeführt wird», erläutert Schläpfer. Das Zusammenspiel der Microsoft-Produkte soll es den Mitarbeitenden künftig erlauben, von einem Portal aus auf Büro- und Fachapplikationen sowie Termine zuzugreifen. Formulare, Archive und Intranet sind ebenfalls eingebunden. Das macht es dann leichter, Daten zu finden, die in einer der drei Spitäler gespeichert sind