«Viele Kunden haben Neuland betreten»

Müller und Koch geben Tipps für die erfolgreiche Einführung des Digital Workplace in Unternehmen

CW: Jedes dritte befragte Unternehmen plant für dieses Jahr die Einführung des Digital Workplace. Das scheint nach einem Jahr Pandemie etwas spät. Droht den Unternehmen, dass sie den Anschluss verpassen?
Koch: Wir stehen in der Tat gerade an einem Wendepunkt. Der Digital Workplace ist seit einigen Jahren ein echter Wettbewerbsvorteil für viele Unternehmen. Er sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende mehr auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können, dass sie effizienter werden und mehr Zeit für Kreativität haben. Die Unternehmen, die nicht auf eine hybride Arbeitswelt und einen ganzheitlichen Arbeitsplatz umstellen, werden bald den Anschluss verlieren.
“Eine moderne IT sollte sich stark am Bedarf der Fachabteilungen orientieren„
Christian Koch
CW: Wo sehen Sie die grössten Hürden auf dem Weg zum Digital Workplace?
Koch: Wichtig sind ein sauber aufgesetztes Change Mana­gement und die richtige Planung. Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit den Fehler gemacht, das Thema zu sehr als reines IT-Projekt zu sehen. Dabei ist entscheidend, sich vor der Einführung eine Strategie zurechtzu­legen und die Bedarfsträger einzubeziehen. Denn nur so lassen sich die unternehmensspezifischen Anwendungsfälle definieren, die Reihenfolge der Einführung bestimmen und mit den entsprechenden Fachbereichen abstimmen. Dafür müssen die Strategen das Unternehmen sehr gut kennen und sich auf die Kerntätigkeiten des Unternehmens fokussieren. So gelingt eine nachhaltige Veränderung.
CW: Am Ende muss der digitale Arbeitsplatz einen Mehrwert für das Business erbringen. Inwieweit lässt sich die Effizienzsteigerung durch die Einführung des Digital Workplace beziffern? Können Sie ein Exempel oder ein Rechenbeispiel nennen?
Koch: Es gibt Studien, die genau das aufzeigen, dass etwa durch die Einführung eines Digital Workplace Büro­mit­arbeiter ebenso Frontline Worker über 100 Minuten ihrer Arbeitszeit in der Woche zusätzlich für die eigentliche Kern­arbeit aufbringen können. Doch das ist sehr abstrakt. Besser lässt sich das anhand von Beispielen erklären. Nehmen wir einen Aussendienstmitarbeiter, der bisher zu seinen Kunden gefahren ist. Durch neue Technologien wie vir­tuelle Meetings ist er in der Lage, pro Tag vielleicht nicht nur einen Kunden zu besuchen, sondern drei. Da merken Sie schnell einen unglaublichen Produktivitätszuwachs – und das kann man in gewisser Weise auch für die Bürokollegen und -kolleginnen durchdenken. Ein anderes Beispiel wäre das Suchen und Finden von Informationen. Unternehmen merken hier schnell die Produktivitätsvorteile.
CW: Was können die IT-Abteilungen tun, um den Fachabteilungen die hauseigenen Möglichkeiten aufzuzeigen, bevor diese eigene Projekte starten?
Koch: IT und Business müssen zusammenarbeiten, nur so kann ein Unternehmen erfolgreich sein. Die Grundlage ist das Selbstverständnis der IT. Sie sollte weg vom reinen Bewahrer-Denken hin zu einer Value IT, die einen Mehrwert für das Business erzeugt. Dafür sollte sich eine moderne IT stark am Bedarf der Fachabteilungen orientieren. Im Umkehrschluss ist es aus unserer Sicht wiederum gar nicht schlecht, wenn auch Fachbereiche eigene Projekte starten und versuchen, diese durchzuführen. Das muss aber immer transparent und in Abstimmung mit der IT erfolgen. Nur so kann ein Projekt ganzheitlich erfolgreich sein – und Schatten-IT vermieden werden.
Müller: Digitalisierung geht zudem nur mit einem gemeinsamen Ziel und einer entsprechenden Governance. Wir raten, frühzeitig anzusprechen, welche Wünsche die Abteilungen haben und was sie brauchen. Und dann muss man gemeinsam überlegen, wie das Unternehmen da hinkommt. Sonst gerät dieses womöglich in die missliche Lage, dass unterschiedliche Fachbereiche für die gleiche Herausforderung unterschiedliche Tools entwickeln. Das ist sicher wenig zielführend.



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