IT-Budgets 11.11.2008, 16:30 Uhr

Sparen ohne den Hahn abzudrehen

Die Finanzkrise wird auch an den IT-Budgets kräftig nagen. Allerdings ist eine effiziente IT für Unternehmen schlichtweg unverzichtbar. Wie spart man, ohne allzu sehr den Rotstift anzusetzen?
Die internationale Finanz- und Wirtschaftskrise wird auch in den IT-Budgets des kommenden Jahres deutliche Spuren hinterlassen, prognostizieren unter anderem die Analysten von Gartner.
Ursprünglich sollten die IT-Ausgaben 2009 weltweit um 5,8 Prozent zulegen. Nun haben die Auguren ihre Prognose auf vorsichtige 2,3 Prozent zurückgefahren. Kaum eine Branche bleibt verschont. IT-Abteilungen setzen den Rotstift an oder frieren ihre Budgets ein. Zumindest kurzfristig. Auf längere Sicht sollen sich die IT-Ausgaben laut Gartner wieder erholen.

Good-Enough-Computing reicht nicht

Wie effizient und erfolgreich ein Unternehmen auch in Zukunft arbeiten wird, hängt von der IT-Strategie ab. Dabei spielen Ertrags- und Kosteneffekte eine wichtige Rolle. Wird bei Investitionen in neue Technologien rigoros der Rotstift angesetzt, müssen sich Unternehmen darüber im Klaren sein, dass IT nicht nur auf der Kostenseite wirkt. Im Gegenteil: Die Informationstechnologie eröffnet Chancen, Prozesse im Unternehmen zu optimieren und dadurch Kosten zu senken. Gleichzeitig ermöglicht eine innovative IT-Infrastruktur auch den Vorstoss in neue Geschäftsfelder.

Ideenlieferant CIO

Studien gehen davon aus, dass sieben von zehn Unternehmensstrategien nur durch Investitionen in die IT umsetzbar sind. Ergo macht es wenig Sinn, an dieser Stelle rigoros den Geldhahn zuzudrehen. Gestützt auf die Ausrichtung der Unternehmensstrategie sollten sich Firmen stattdessen überlegen, ob nicht eher gezielte Investitionen in die IT-Infrastruktur den erhofften Mehrwert bringen und indirekt Kosten reduzieren. Das reicht vom Ausbau einer weltweiten Lieferkette oder eines reaktionsschnellen Kundendienstes bis zur kollaborativen Unterstützung von Forschungs- und Entwicklungsabteilungen.
Kosteneinsparungen scheitern jedoch oft an nicht vorhandener Transparenz bei den IT-Anwendungen. Es lohnt sich deshalb, kostenrelevante Faktoren und eine Nutzenbewertung der IT strukturiert nach Kostenart (Hardware, Software, Personalkosten, Dienstleistungen etc.) und nach Produkten und Services (Arbeitsplätze, E-Mail, Applikationen etc.) vorzunehmen und eine Grundlage zur geplanten Optimierung zu schaffen. Gepaart mit einer strikten Kostenkontrolle und einem vorausschauenden Blick für Wachstumsfelder können CIOs so die Initiative ergreifen und der Unternehmensentwicklung mit neuen und ergänzenden Technologien einen frischen Schub versetzen.
Jetzt werden die Weichen für zukünftiges Wachstum gestellt. Im Vordergrund sollten dabei folgende Fragen stehen:
- Welche Alternativen bieten sich zu aufwendigen Investitionen in die Infrastruktur, die eine hohe Kapitalbindung mit sich ziehen?
- Sind Projekte vorhanden, die aufgrund langfristiger Verträge oder regulatorischer Vorgaben aufrecht erhalten - - Können Lebenszyklen von Systemen verlängert werden. Muss es unbedingt das neuste Windows, das aktuellste SAP sein?
- Wie transparent sind die Fixkosten, und bietet sich Outsourcing als kostengünstigere Alternative an? Besonders die Performance ist für Unternehmen überlebenswichtig, da durch sie Effizienz und Effektivität verbessert werden können. Bereits der Ausfall einzelner IT-Komponenten kann zum Stillstand des ganzen Betriebes führen. Kaum ein Unternehmen weiss, welche Kosten ein Teil- oder im schlimmsten Fall ein Totalausfall der IT-Systeme nach sich zieht: vom Produktivitätsverlust über Umsatzeinbussen bis zum Konkurs. Gerade in Krisenzeiten ist deshalb ein sorgfältiges Risikomanagement angesagt, um das Gefahrenpotenzial eines IT-Ausfalls zu minimieren. Hier zu sparen wäre blanker Irrsinn. Auch die Position eines Risikomanagers einzuführen oder ihm grössere Entscheidungsbefugnis einzuräumen ist eine Überlegung wert.

Strategisch investieren

Aktuelle Erhebungen zeigen, dass insbesondere Neuanschaffungen im Client- und im Serverbereich dem Sparzwang zum Opfer fallen. Auf der anderen Seite wird der gesamten Infrastruktur immer mehr abverlangt, um Anwendungen optimal zu unterstützen. Oft müssen zum Beispiel unternehmensspezifische Warenwirtschafts-, ERP-, oder CRM-Lösungen umgestellt werden, die dann höhere Anforderungen an das System stellen. In diesen Fällen sind Arbeitsspeicheraufrüstungen ein probates und kosteneffizientes Mittel, um die Performance des Systems zu garantieren.
Durch hochwertige Third-Party-Arbeitsspeicher kann man Kosten sparen, ohne Einbussen bei der Kompatibilität und beim Quality of Service zu riskieren. In beiden Fällen lassen sich so die Lebenszyklen erhöhen und damit die Total Cost of Ownership (TCO) senken. Die Speicherpreise, die sich momentan auf einem historischen Tief befinden, halten den Investitionsbedarf in überschaubaren Grenzen.
Lizenz zum Sparen
Ein nicht zu unterschätzender Budgetposten sind die Lizenzkosten, die sich in vielen Unternehmen als Kostenfresser par Excellence entpuppen. Studien zeigen, dass bis zu 75 Prozent der IT-Ausgaben für Software-Lizenzen und Supportverträge berappt werden. Dabei bezahlen Firmen oft für Lizenzen, die sie über die Jahre zwar angeschafft haben, aktuell jedoch gar nicht mehr benötigen. Eine Lizenzinventur und ein anschliessendes Lizenzmanagement schaffen Abhilfe, können das Budget massiv entlasten und helfen zusätzlich, illegal eingesetzte Software zu eliminieren und eventuell zu wenig gelöste Lizenzen anzupassen.

Grüne Überlegung

Die anhaltenden Klima- und Umweltschutzdiskussionen, sowie steigende Energiepreise rücken auch das Thema Green IT weiter ins Blickfeld vieler Unternehmen. Energiesparende Systeme und Komponenten sowie effizientere Klimatechniken verhelfen trotz steigender Strompreise zu erheblichen Kosteneinsparungen und tragen positiv zur Reduzierung der eigenen CO2-Bilanz.
Vom grünen Gedanken beflügelt wird auch Unified Communication. Die Konsolidierung von Sprach-, Video- und Datenservices verspricht nicht nur schnellere Entscheidungswege und mehr Flexibilität, sondern spart auch Strom, beansprucht gleichzeitig weniger Büroraum und hilft, den Papierverbrauch zu reduzieren. Collaboration-Tools wie Tele- und Videokonferenzlösungen reduzieren Reise- und Hotelkosten massiv und tragen gleichzeitig zu einer effizienteren Nutzung der Geschäftsprozesse bei.

Variable Kosten

Outsourcing von Geschäftsprozessen und junge Technologien wie Software as a Service (SaaS) sowie Cloud Computing sind weitere Bereiche, in welchen sich Fixkosten in variable Kosten verwandeln. Das lässt die Kapitalbindung schrumpfen und verschafft den Unternehmen mehr Luft zum Atmen. Für SaaS und Outsourcing spricht vor allem die hohe, zeitnahe Skalierbarkeit: In Zeiten der Unterbeschäftigung stehen Rechner und Speicher nicht untätig herum und verursachen Kosten. Zieht die Konjunktur wieder an, lassen sich Ressourcen schnell den neuen Herausforderungen anpassen.

Fazit: ins Sparen investieren


Ein Patentrezept, wie IT-Verantwortliche mit Budgetkürzungen umzugehen haben, gibt es nicht. Doch gerade in wirtschaftlich unsicheren Übergangszeiten sind Investitionen in die IT-Infrastruktur wichtig. Der Kostendruck darf auf keinen Fall die Unternehmensstrategie diktieren. Investitionen in düsteren Wirtschaftszeiten sollen nicht gestrichen, sondern antizyklisch dort getätigt werden, wo sie in absehbarer Zeit operative Einsparpotenziale erzielen sowie einen greifbaren Nutzen in Form von verbesserter Effizienz und Prozessen bringen.
Zum Autor: Christian Marhöfer ist Geschäftsführer beim Speicherhersteller Kingston Technology


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