Brachliegende Goldmine

In den frühen 80er Jahren war die Qualität vieler, wenn nicht der meisten, amerikanischen Autos schlecht. Die Autofirmen waren unter der allgemeinen harten Konkurrenz auf einen Preiskampf eingestiegen, der die Margen aller grossen Autohersteller stark unter Druck setzte. Die Folge war, dass man Herstellungskosten zu senken versuchte, und oft ging das zu Lasten der Qualität. Dann kamen die Japaner. Sie boten tiefere Preise an, aber mit einer viel höheren Qualität. Wie war das möglich, fragte man sich? Man warf Ihnen «Dumping» vor. Gewerkschaftler veranstalteten Car-Bashing-Anlässe, wo öffentlich japanische Autos von Hand zerstört wurden. Quotas wurden auf japanische Wagen verhängt. Aber erst als amerikanische Prozessingenieure zu Toyota-Werken nach Japan reisten, liessen Sie sich mit Erstaunen überzeugen: Die Japaner konnten durch bessere Herstellungsmethoden wie weitgehende Automatisierung gleichzeitig Kosten senken und die Qualität erhöhen. Sie schufen das «Ei des Kolumbus». Print-Management, ein Programm zur Optimierung des Druckbereichs im Office, ist allemal ein ähnliches Ei des Kolumbus. Denn auch damit können zwei vermeintliche Gegensätze vereint werden: Kosten können gesenkt und die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit kann erhöht werden. Muss der Druckbereich im Office denn überhaupt effizienter gemacht werden? Immerhin arbeiten die meisten Unternehmen seit Jahren mit ihrer bestehenden Druckerflotte ohne dass eine mangelnde Effizienz überhaupt aufgefallen wäre. In der Tat fallen Drucker oder Kopierer nur auf, wenn sie ab und zu ausfallen, oder wenn Toner nachbestellt werden muss. Sonst sind sie eigentlich ein fast unsichtbares Büromöbel. Und darin lauert die Gefahr. Nur die wenigsten Unternehmen haben eine einzige Person, die für den gesamten Office-Output zuständig ist. Die Verantwortung ist verteilt - mal bestellt eine Abteilung Toner, eine andere Abteilung beschafft einen kleinen Drucker. Eine weitere Abteilung ist für die Reparatur zuständig. Und der Helpdesk führt keine Statistiken über eingegangene Anrufe, die mit Drucker zu tun haben. So wachsen nach und nach die Kosten - laut Gartner beläuft sich dieses Wachstum auf bis zu fünf Prozent pro Jahr. Wenn ein Unternehmen nicht spezifizieren kann, wie viel pro Jahr gedruckt wird und wie hoch der Farbanteil ist, wie alt die Druckerflotte ist und viele Geräte nicht ans Netz angeschlossen sind und wenn Printer von verschiedenen Herstellern im Einsatz sind - dann ist die Umgebung reif für eine Optimierung.

Für alle Unternehmen ist der erste Schritt die Erkenntnis, dass die Druckumgebung ernorme Kosten verursacht. Danach gilt es, diese Kosten zu bestimmen und den Ist-Zustand der Druckumgebung zu erkennen. Hier gibt es einige einfache Faustregeln: o Durchschnittlich druckt ein am PC arbeitender Mitarbeiter täglich zwischen 20 und 40 Seiten. o Die meisten Unternehmen drucken zwischen 10 und 20 Prozent farbig. o Ein am PC arbeitender Mitarbeiter verursacht zwischen 500 und 800 Franken pro Jahr an Druckkosten. o Fast 94 Prozent aller Ausdrucke werden in A4-Format ausgedruckt.

Laut Gartner belaufen sich die Druckkosten eines Unternehmens auf ein bis drei Prozent des Umsatzes - viel höher als die meisten Unternehmen diese spontan einschätzen. Und mit einer vernünftigen Optimierung können diese Kosten um ein wesentliches gesenkt werden - nämlich um bis zu 30 Prozent.Wenn also ein Unternehmen 150 Mitarbeiter hat, dann druckt es jährlich 1,5 Millionen Seiten. Die Gesamtkosten belaufen sich somit auf 120000 Franken.

Mit einem ausgeklügelten Print-Management, das im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags aufgebaut wird, lassen sich die Druckprozesse optimieren. Ziel ist es, die Bedürfnisse eines optimierten Druckerparks zu gewährleisten. Print-Management optimiert die Anzahl und das Stellen der Geräte, stellt das notwendige Zubehör zur Verfügung und regelt die Wartung. Darüber hinaus werden gewisse Prozesse, wie die automatische Tonerbestellung oder die zentrale Überwachung des Parks, verbessert. Ohne solche Werkzeuge wäre an eine Kostenreduktion nicht zu denken. Print-Management kann auch zusätzliche Software beinhalten, welche die Integration des Druckerparks in die Geschäftsprozesse des Unternehmens erleichtert, beispielsweise die Einbindung in ein Document Management System oder die Implementierung eines Output Managements, das auf einem Regelwerk basiert. Training und Consulting können nach Bedarf mitintegriert werden.

In einem Zeitalter, in dem Geschwindigkeit einen erheblichen Wettberwerbsvorteil bietet, kann man es sich nicht mehr leisten, IT zu «besitzen». Die Technologie ändert sich zu schnell. Die Alternative heisst: Bezug einer Dienstleistung. Traditionell werden im Druckerbereich Kaufentscheide auf Basis der Eigenschaften von Druckern gefällt. Diese Sichtweise ist eingeschränkt, denn eigentlich will man nicht einen Drucker, der etwa 40 oder 50 Seiten in der Minute drucken kann, sondern ein Gerät, das zur gewünschten Zeit in der verlangten Qualität ein Dokument dorthin liefern kann, wo es benötigt wird. Der Unterschied ist subtil, aber die Konsequenzen sind enorm. Nur mit einer Dienstleistung, mit so genannten SLA (Service Level Agreements untermauert, die genau umschreiben, was von der Dienstleistung erwartet wird, kann ein Unternehmen sich gegen Veränderungen absichern. Sicherlich werden nicht alle Risiken aufgehoben, wenn man eine dienstleistungs-orientierte Philosophie für die IT-Umgebung annimmt. Das Risiko des IT-Besitzes - das Risiko, dass man die falsche Infrastruktur eingekauft hat, oder dass die heutigen Geschäftsbedürfnisse nicht mehr den Anforderungen der jetzigen Infrastruktur entsprechen - wird auf ein Risiko der korrekten Partnerwahl übertragen: Kann der Partner die unterzeichneten SLA auch liefern? Die vertragliche Beziehung im Druckerbereich migriert also von einer Serie von einmaligen Kaufverträgen zu einer mehrjährigen Partnerschaft.

Die grössten Ersparnisse sind erzielbar, wenn man sich nicht auf die technischen Spezifikationen der einzelnen Geräte konzentriert, sondern alle Geräte als System betrachtet. Gartner liefert hier interessante Aussagen (siehe Grafik). Die Analysten unterteilen Kosten, die mit einer Druckerflotte zu tun haben, in sichtbare und unsichtbare.Die unsichtbaren, also der IT-Betrieb und die Logistik, machen fast 50 Prozent der Gesamtkosten aus: Der Unterschied zwischen den Herstellern liegt nicht primär in der Qualität der einzelnen Geräte, sondern in deren Verwaltbarkeit innerhalb eines Druckersystems. Somit werden für eine erfolgreiche Optimierung andere Werte wichtig: Zentrale Verwaltung, Integration der Geräte in die Geschäftsprozesse des Unternehmens und Automatisierungen von Prozessen, wie etwa des Bestellwesens.

Einer der gröbsten Fehler, die bei der Implementierung einer Optimierung auftreten können, ist,dass man dabei die Mitarbeiter als Bestandteil der Lösung vergisst. Jeder Betrieb hat unterschiedliche Anforderungen. In einigen Abteilungen des Unternehmens wird zum Beispiel weniger gedruckt und nie kopiert. Dort wäre ein kleinerer Einzelfunktionsdrucker ausreichend. In anderen Bereichen ist das Kopieren mehr gefragt - hier könnte ein Multifunktionsdrucker gut platziert sein. Farbe ist meistens einer der grössten Kostentreiber. Wenn man überall Farb-Multifunktionsdrucker platziert, werden Druckkosten unnötig in die Höhe getrieben, weil E-Mails und Internetseiten dann farbig ausgedruckt werden. Auch die Topologie der Büroräume hat ihren Einfluss: Viele Einzelbüros erhöhen die Dichte der Geräte.

Bevor man überhaupt mit einem Print-Management beginnt, ist es zwingend nötig, die Ist-Situation der Kosten zu bestimmen. Dies ist nicht nur aus pragmatischen Gründen notwendig: Print-Management ist ein firmenübergreifendes Programm, das fast alle Mitarbeiter tangiert. Deshalb ist es unabdingbar, dass auch die oberste Managementebene im Entscheidungsprozess dabei ist. Mit einer Analyse der Ist-Situation, in der die Kosten detailliert aufgeführt werden, ist eine solche Unterstützung viel einfacher zu finden. Welcher CFO könnte eine fast unmittelbare Reduktion dieser Kosten um 30 Prozent nicht befürworten? Das Engagement der Führungsebene ist aus einem weiteren Grund wichtig: Die Managementperspektive ist die einzige, welche die Kosten der Firma gesamthaft sieht. Weiter unten im Unternehmen riskiert das «Gärtchendenken», eine Konsolidierung zu untergraben.