Case
14.06.2013, 11:00 Uhr
Studieren geht über Probieren
Der Ansturm von rund 1000 Usern auf einen einzelnen Server mit der Dokumentenverarbeitungs-Software Autostore war schlicht und einfach zu gross. Das Bearbeiten der eingelesenen Scan-Jobs dauerte deutlich zu lange – für die BLS AG ein Grund, die Situation zu ändern.
„Mit der implementierten Lösung hat die BLS AG nun eine massgeschneiderte Alternative im Einsatz, welche gegenüber dem vorherigen Standard bei den Lizenzkosten Einsparungen im fünfstelligen Bereich bringt“, erklärt Guido von Matt, System Application Engineer RICOH SCHWEIZ AG
Bereits früher hatte das bekannte Bahnunternehmen aus dem Berner Oberland auf den rund 110 eingesetzten Multifunktionsgeräten Autostore Express installiert. Dank dieser Erfassungssoftware konnten die Benutzer ihre Dokumente gleich am Gerät scannen und direkt in die hinterlegte Explorer Ordnerstruktur ablegen. Zusätzlich wird eine Texterkennung durchgeführt und der Benutzer kann wählen, ob er das Dokument als durchsuchbare PDF, Word, JPG oder Excel-Datei abspeichern will.
Dieser automatische Vorgang bringt den Benutzern eine enorme Zeitersparnis, da kein zusätzlicher Arbeitsschritt am Computer für die Zuweisung des Zielordners mehr notwendig ist. Mit dem kontinuierlich steigenden Volumen tauchte nun jedoch das Problem auf, dass einzelne Scan-Jobs viel länger zur Verarbeitung benötigten und damit die Effizienz und die Produktivität im Tagesgeschäft stark behinderten. Dies wiederum führte dazu, dass sich die unerledigten Aufträge anstauten und es bis zu 5 Stunden dauern konnte, bis diese schlussendlich verarbeitet wurden. Definitiv ein untragbare Situation! Die Standardlösung in diesem Falle würde bedeuten, auf dem Server ein weiterer Prozessorkern zu aktivieren. Dies hätte für jedes Multifunktionsgerät zusätzliche Lizenzkosten mit sich gebracht. Dass bei rund 120 Geräten einiges an Kosten zusammenkommt liegt auf der Hand. Da war sie also, die Zwickmühle der BLS AG: Sollten Verarbeitungszeiten von bis zu 5 Stunden oder Lizenzkosten im hohen fünfstelligen Bereich in Kauf genommen werden? Doch manchmal geht Studieren über Probieren, dies konnte die RICOH SCHWEIZ AG mit der vorgeschlagenen Alternativlösung klar aufzeigen.
Anstatt die Prozessorleistung zu erhöhen, werden anstelle des einzelnen, bereits vorhandenen Servers nun neu drei Server installiert, welche sich die Scan-Jobs je nach Volumen und Kapazität aufteilen können. imagine. change. Als innovatives Unternehmen aus Tradition war es für RICOH und den für das Projekt verantwortlichen System Application Engineer, Guido von Matt, klar, statt der einfachsten, die für die BLS AG beste Lösung zu suchen und umzusetzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Durch die Verteilung auf drei Server konnten etliche Lizenzen und dadurch Kosten eingespart werden. Konkret heisst dies gemäss Patrick Wyss, ICT-Techniker / Service Desk bei der BLS AG, rund 10mal tiefere Kosten als bei der Standardlösung.
