Bereits früher hatte das bekannte Bahnunternehmen aus dem Berner Oberland auf den rund 110 eingesetzten Multifunktionsgeräten Autostore Express installiert. Dank dieser Erfassungssoftware konnten die Benutzer ihre Dokumente gleich am Gerät scannen und direkt in die hinterlegte Explorer Ordnerstruktur ablegen. Zusätzlich wird eine Texterkennung durchgeführt und der Benutzer kann wählen, ob er das Dokument als durchsuchbare PDF, Word, JPG oder Excel-Datei abspeichern will.

Dieser automatische Vorgang bringt den Benutzern eine enorme Zeitersparnis, da kein zusätzlicher Arbeitsschritt am Computer für die Zuweisung des Zielordners mehr notwendig ist. Mit dem kontinuierlich steigenden Volumen tauchte nun jedoch das Problem auf, dass einzelne Scan-Jobs viel länger zur Verarbeitung benötigten und damit die Effizienz und die Produktivität im Tagesgeschäft stark behinderten. Dies wiederum führte dazu, dass sich die unerledigten Aufträge anstauten und es bis zu 5 Stunden dauern konnte, bis diese schlussendlich verarbeitet wurden. Definitiv ein untragbare Situation! Die Standardlösung in diesem Falle würde bedeuten, auf dem Server ein weiterer Prozessorkern zu aktivieren. Dies hätte für jedes Multifunktionsgerät zusätzliche Lizenzkosten mit sich gebracht. Dass bei rund 120 Geräten einiges an Kosten zusammenkommt liegt auf der Hand. Da war sie also, die Zwickmühle der BLS AG: Sollten Verarbeitungszeiten von bis zu 5 Stunden oder Lizenzkosten im hohen fünfstelligen Bereich in Kauf genommen werden? Doch manchmal geht Studieren über Probieren, dies konnte die RICOH SCHWEIZ AG mit der vorgeschlagenen Alternativlösung klar aufzeigen.

Anstatt die Prozessorleistung zu erhöhen, werden anstelle des einzelnen, bereits vorhandenen Servers nun neu drei Server installiert, welche sich die Scan-Jobs je nach Volumen und Kapazität aufteilen können. imagine. change. Als innovatives Unternehmen aus Tradition war es für RICOH und den für das Projekt verantwortlichen System Application Engineer, Guido von Matt, klar, statt der einfachsten, die für die BLS AG beste Lösung zu suchen und umzusetzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Durch die Verteilung auf drei Server konnten etliche Lizenzen und dadurch Kosten eingespart werden. Konkret heisst dies gemäss Patrick Wyss, ICT-Techniker / Service Desk bei der BLS AG, rund 10mal tiefere Kosten als bei der Standardlösung.

Zusammenarbeit schafft Vertrauen - Vertrauen schafft ZusammenarbeitNach eingehenden Abklärungen vor Ort konnte die Installation bei der BLS AG innerhalb von nur zwei Arbeitstagen durchgeführt werden. Doch auch bei der schnellsten Projektumsetzung lässt sich bei den Geräten eine gewisse Ausfallzeit nicht vermeiden. Und wie informiert man die Mitarbeitenden besser, als direkt am Ort des Geschehens?

Darum wurde für die Zeit der Umstellungsphase das Display der Multifunktionsgeräte mit den entsprechenden Informationen ergänzt und die Mitarbeitenden auf diese Weise über den vorübergehenden Ausfall der Systeme in Kenntnis gesetzt. Guido von Matt ist überzeugt, dass damit eine hohe Anzahl von Hotline-Anfragen auf einfache aber sehr effektive Weise abgefangen werden konnte. Weiter probieren, weiter studierenStillstand ist nicht nur für die Fahrzeuge der BLS AG, sondern auch in der Informatik ausgeschlossen und bereits jetzt wird über mögliche Verbesserungen und Erweiterungen nachgedacht. Im Berner Oberland ist der Begriff MDS (Managed Document Services) bestens bekannt und entsprechende Lösungen - wie beispielsweise Follow-You Printing - wurden schon in Augenschein genommen. Doch laut Patrick Wyss werden solche Erneuerungen weder heute noch morgen umgesetzt - sondern frühestens in den nächsten 2-3 Jahren projektiert. Bereits heute steht jedoch fest, dass die BLS AG auch weiterhin mit RICOH arbeiten will und wird.

Über die BLS AG

Die BLS AG ist eine rechtlich selbstständige und privatwirtschaftlich ausgerichtete Unternehmensgruppe. Als integriertes Bahnunternehmen vereinigt sie unter einem Dach die Bereiche Infrastruktur, Personenverkehr, Cargo und Werkstätten sowie die Zugförderung als Pool von Lokführer/innen und Triebfahrzeugen. Die Haupttätigkeit der BLS AG umfasst den regionalen Personenverkehr mit Zügen und Bussen, die Schifffahrt im Berner Oberland sowie den schienengebundenen Güterverkehr. Sie betreibt und unterhält ein Bahninfrastrukturnetz, das sie anderen Eisenbahnverkehrsunternehmen diskriminierungsfrei zur Verfügung stellt. Bekanntestes Teilstück des BLS-Netzes ist die Lötschberg-Achse mit dem 2007 in Betrieb genommenen, 34,6 Kilometer langen Lötschberg-Basistunnel. Mit rund 2800 Mitarbeitenden und einem Liniennetz von rund 900 Kilometern Länge in sieben Kantonen ist die BLS AG die zweitgrösste Bahn der Schweiz. Die Tochtergesellschaft BLS Cargo AG führt seit Mitte 2001 das Güterverkehrsgeschäft der BLS AG. Die BLS Netz AG ist für den Betrieb, den Unterhalt und den Bau der Eisenbahninfrastruktur zuständig.