Mehr Durchsatz, weniger Papierkrieg

Durchschnittlich rund 3530 Flugzeuginspektion pro Jahr führt das Bundesamt für Zivilluftfahrt (BAZL) im Rahmen seiner Aufsichtsfunktion durch - und es werden immer mehr. «Als Folge von neuen rechtlichen Grundlagen, nämlich der Übernahme von internationalem Recht, sind wir seit diesem Jahr mit einer wesentlich höheren Zahl an Inspektionen konfrontiert», erklärt Christian Hegner, Vizedirektor des BAZL.
Die Prüfungen der Flugzeuge, vom Linienjet bis zum kleinen Privatflieger, finden an verschiedenen Standorten statt, teilweise auch im Ausland. Der bürokratische Aufwand war hoch, denn bis anhin hielten die Inspektoren die Ergebnisse handschriftlich auf Formularen fest, bevor die Daten in
einem Programm manuell erfasst wurden. Der daraus resultierende Medienbruch hatte einen beträchtlichen Mehraufwand, eine massive Zeitverzögerung und - was schwerer wiegt - das Risiko zusätzlicher Fehlerquellen zur Folge.

Um die höheren Auftragsmengen zu bewältigen und eine Prozessoptimierung zu erzielen, war eine neue, IT-gestützte Lösung gefragt. Das BAZL definierte dabei klare Anforderungen: «Medienbrüche und die damit verbundene Nacherfassung von Prüfungsdaten wollten wir in Zukunft vermeiden», sagt Hegner. Dazu ist eine rasche und sichere Datenübermittlung an das BAZL erforderlich. Ausserdem sollten die Inspektoren durch entsprechende Formular-Einträge direkt Folgeprozesse auslösen können. Die Wahl fiel schliesslich auf eine Digital Pen Solution, die es erlaubt, handgeschriebene Notizen auf einem Formular digital zu erfassen und weiter zu verarbeiten. Drei Systemkomponenten bilden die Kernstücke:

Das Papierformular lässt eine individuelle Gestaltung zu, die exakt den Bedürfnissen des BAZL entspricht. Mit definierten, handelsüblichen Laserdruckern werden die Formulare auf normalem Papier ausgedruckt und mit einem feinen Raster hinterlegt.

Die Flugzeuginspektoren erfassen die Daten mit dem Digital Pen. Dieser «elektronische Kugelschreiber» erkennt anhand des Rasters das verwendete Formular. Dank der integrierten Kamera liest der Stift die ausgefüllten Felder und legt die Daten verschlüsselt in den Zwischenspeicher.

Die Inspektoren übermitteln diese Daten dann via Bluetooth und Mobiltelefon. Alternativ erfolgt die Übertragung über eine Docking-Station. Danach werden die Handnotizen in digitale Formate umgesetzt. Die Software übernimmt die Texterkennung, die Validierung der Daten und deren Weiterleitung an angebundene Systeme.

Das Software-Paket enthält auch Komponenten zur Verwaltung der Pens, Formulare und Berechtigungen. Die darin enthaltenen Sicherheitskomponenten machen die Digital Pen Solution zur idealen Lösung für den Einsatz im professionellen Umfeld. Die Prüfungsergebnisse sind sofort nach erfolgter Inspektion digital verfügbar. Automatisch werden Folgeprozesse ausgelöst, etwa die Information per E-Mail verschickt.

In der Pilotphase arbeiteten zehn Inspektoren des BAZL und drei externe Experten mit
einem Digital Pen. Die Erkenntnisse aus den Praxistests wurden in die Lösung eingebracht. Hanswerner Moser, Verkaufsleiter bei der Lösungsanbieterin IMS AG, ist Stolz darauf, dass «von der Kontaktaufnahme mit dem BAZL bis zum ersten Piloteinsatz nur drei Monate vergangen sind».

Das Ergebnis ist eine bemerkenswerte Produktivitätssteigerung. Dank dem Formulardruck mit gängigen Officedruckern auf Normalpapier fallen die teuren Durchschreibgarnituren weg. Zudem kann das BAZL Anpassungen an den Formularen rasch und kostengünstig selbst vornehmen. «Die erfolgreiche Prozessoptimierung», bilanziert Hagener, «erlaubt es uns, mit demselben Personalbestand bedeutend mehr Flugzeuginspektionen durchzuführen».

Mit der Flugzeuginspektion sind auch rund 60 externe Experten beauftragt, die keinen direkten Zugriff auf die IT-Infrastruktur des Bundesamtes haben. Heute werden die Formulare auf dem Postweg ans BAZL zur Erfassung übermittelt - ein Zeitverlust von mehreren Tagen. Christian Hegner denkt bereits daran, die Digital-Pen-Lösung auf weitere Prozesse auszudehnen und die Produktivität noch weiter zu steigern.

Firmensteckbrief

IMS und BAZL: Gemeinsam zum Ziel

Der Lösungsanbieter
Die IMS AG ist in der Schweiz offizieller und exklusiver Lösungs- und Vertriebspartner der SRS-Management GmbH für die Digital-Pen-Lösungen. Das TÜViT-geprüfte Lösungspaket ist weltweit das Einzige, das handschriftliche Korrekturen und Durchstreichungen auf den Formularen zulässt und erkennt.

www.ims.ch

Der Kunde
Das Bundesamt für Zivilluftfahrt (BAZL) ist für die Luftfahrtentwicklung und die Aufsicht über die zivile Luftfahrt in der Schweiz zuständig. Das BAZL gehört zum Eidgenössischen Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation (UVEK) und ist dafür verantwortlich, dass die Zivilluftfahrt in der Schweiz ein hohes Sicherheitsniveau und eine nachhaltige Entwicklung verfolgt.

www.bazl.admin.ch