Können IT-Berater das Business optimieren?

Als Thomas Bachmann im Februar 2004 die Geschäftsführung bei der Männedorfer Tecan übernahm, befand sich das Unternehmen in einer Phase der Konsolidierung. Logistische Probleme, Währungseffekte, Lieferverzögerungen und regulatorische Probleme hatten Umsatz- und Gewinn-einbussen zur Folge. Der neue Chef musste möglichst schnell die Geschäftsentwicklung und die Effizienz der Organisation verbessern. Rasch war sich die Geschäftsleitung denn auch klar darüber, dass ihre Ziele nur mit einer eindeutigen IT-Strategie einer effizienten internen Informatik zu erreichen sind. Denn trotz bereits vollzogener IT-Modernisierung klaffte noch immer eine Lücke zwischen IT und Business.

Die Laborausrüsterin Tecan entwickelt, produziert und vertreibt mit rund 1050 Mitarbeitern Geräte und Anlagen zur Automatisierung von Laborarbeiten. Das 1980 in der Schweiz gegründete Unternehmen besitzt heute Produktions-, Forschungs- und Entwicklungsstätten in Europa und Nordamerika. Als Global Player unterhält Tecan ein Vertriebs- und Servicenetz in 52 Ländern.

Da sich nur schon die Produktion auf die Schweiz, Österreich und USA verteilt, die Kunden aber weltweit tätig sind, besteht in Sachen IT eine hohe Komplexität, die von den Applikationen bis hin zu den Abläufen im Unternehmen selbst reicht. Zwar war bereits im Jahr 2004 das Warenwirtschaftssystem modernisiert und eine Software zur Verwaltung der Kundenbeziehungen implementiert worden, doch die Kluft zwischen Business und IT bestand weiter.

«Fachbereiche und die rund 40 Mitarbeiter der IT-Abteilung arbeiteten weitgehend unabhängig voneinander, und die Geschäftsprozesse und IT-Abläufe waren unzureichend aufeinander abgestimmt», erläutert IT-Chef Otto Winkler die damalige Situation. Allgemein habe man bei Tecan die IT nicht als Produktivitätsfaktor wahrgenommen. Ihr Beitrag zum Geschäftserfolg sei angezweifelt worden und Klarheit über die verursachten Kosten und die erbrachten Leistungen habe nicht bestanden, führt Winkler weiter aus.

Die IT ihrerseits sei chancenlos gewesen, wenn sie etwa eine zufriedenstellende Priorisierung der Businessanforderungen vornehmen wollte. Denn «übergreifende IT-Governance-Prozesse fehlten und das Business war nicht eingebunden», umreisst Winkler die Probleme.

Tecan holte sich im Oktober 2005 die Berater von CSC (Computer Sciences Corporation) ins Haus. Ihr Auftrag hiess, eine IT-Strategie zu entwickeln, die sich an den strategischen Erfolgsfaktoren der Geschäftsbereiche orientiert, erklärt der IT-Chef den Rückgriff auf die Berater. Die Wahl fiel auf CSC, weil sie mit dem «Fusion» genannten Service über eine geeignete Methode verfügt, Abhängigkeiten zwischen Geschäftsprozessen und IT-Funktionen darzustellen und strategische Potenziale in der IT eindeutig zu identifizieren, erklärt Winkler.

Am Anfang des Projekts stand eine präzise Bestandsaufnahme. In den ersten drei Wochen führte das Projektteam mit allen Organisationseinheiten intensive Gespräche, um die Bedürfnisse festzuhalten. Dabei wurde deutlich, wo Schwierigkeiten in Bezug auf die IT-Systeme, die Koordination zwischen IT und Business aber auch ganz allgemeine Probleme zu lösen sind. Es folgten gemeinsam formulierte Unternehmensziele, in denen die Erwartungen der einzelnen Einheiten definiert wurden. Hinzu kam ein Konzept, das differenzierte, wie die IT die Fachabteilungen optimal unterstützen kann und was dafür von der Business-Seite zu leisten ist. Anvisiert wurde dabei eine effektive Umsetzung der Strategie.