Virtuell ans Meeting

Die zunehmende Globalisierung, kürzere Produktzyklen sowie der Trend, Geschäftsprozesse auszulagern stellen anspruchsvolle Anforderungen an eine effiziente Unternehmenskommunikation. Der permanente Austausch zwischen Hersteller, Partnern und Kunden über Standorte hinweg ist dabei eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg. Persönliche Treffen aber verursachen hohe Reisekosten und nehmen immens viel Zeit in Anspruch; Telefon- und Videokonferenzen sind meist standortabhängig, aufgrund des kostspieligen Equipments und der hohen Verbindungskosten sehr teuer und oft auf den exklusiven Kreis der Führungskräfte beschränkt. Hinzu kommt, dass die Daten- und Sprachwelt keine integrierte Einheit bilden, das heisst, es stehen entweder Daten oder Sprache zur Verfügung.

Hier schafft Software für Enterprise Conferencing Abhilfe: Die Teilnehmer kommunizieren in Echtzeit über ein IP-Netzwerk. Trotz räumlicher Distanz wird so die Teilnahme an Konferenzen oder Schulungen ebenso möglich wie die effektive Teamarbeit, beispielsweise in Form von Online-Meetings für die Projektplanung, interaktiven Arbeitstreffen über Standorte hinweg bis hin zu Webschulungen und virtuellem Lernen. Gleichzeitig entfallen die bisher anfallenden Reisekosten - im Schnitt können Unternehmen dadurch rund 1200 Franken pro Tag einsparen.

Voraussetzung für eine intelligente Enterprise Conferencing Lösung ist eine flexibel skalierbare Serverarchitektur mit unbegrenzt vielen - bei Bedarf clusterbaren - Real-Time-Communication-Servern. Diese fungieren als Multiplexer mit MCU-Funktionalität und verwalten die Audio-, Video- und Daten-Ströme zwischen den Meetingteilnehmern. Darüber hinaus ist ein effektives Bandbreitenmanagement entscheidend: Durch intelligente Codecs (Codieren/Decodieren) lässt sich die erforderliche Bandbreite des IP-Netzwerkes auf ein Minimum reduzieren, so dass Erweiterungen der IT-Infrastruktur nicht notwendig sind. Um die Qualität der Sprachdatenübertragung sicher zu stellen, muss die Priorisierung der Sprachdatenpakete über implementierte QoS-Mechanismen gewährleistet sein. Zudem sollte die Lösung mit der Entwicklung des Kommunikationsaufkommens im Unternehmen Schritt halten können, das heisst entsprechend skalierbar sein. Ideal ist es, wenn sich die Enterprise Conferencing Software in Softwareapplikationen, die im Unternehmen genutzt werden, einbinden lässt. So ist der Nutzer in der Lage, Kollegen oder Partner direkt aus beispielsweise Documentum E-Room, Outlook oder Notes auf -Knopfdruck zu einem Online-Meeting einzuladen.

Die sichere Übermittlung der Daten ist eine der wichtigsten Anforderungen an Enterprise Conferencing Lösungen. Die Plattform sollte generell mit der bestehenden Sicherheits-Infrastruktur kompatibel sein (Firewall, Verschlüsselung, Authentifizierung via Single Sign-On-System, Revers Proxy-Support etc.). Die grösstmögliche Sicherheit bieten hier On-Site-Installationen, da alle Informationen innerhalb des LAN (Local Area Network) verbleiben. Sollen externe Teilnehmer, etwa Mitarbeiter im Home Office, Partner, Lieferanten oder Kunden, ebenfalls sicher auf die Lösung zugreifen können, so ist dies über die Integration von Reverse Proxy und Single-Sign-On Authentifizierungssystemen möglich. Um Hackern keine Angriffsmöglichkeiten auf das sensible Unternehmensnetzwerk zu bieten, sollten nicht mehr Ports als unbedingt erforderlich geöffnet werden. Die Lösung sollte also für die Datenübertragung neben den bisher standardmässig offenen Firewall-Ports ausschliesslich Standard-Ports wie Port 80 (HTTP) bzw. Port 443 (HTTPS) oder frei definierbare Ports nutzen. Zudem muss die Enterprise Conferencing Software die Daten mindestens über eine End-to-End SSL-Verschlüsselung (Encryption) vor dem unberechtigten Zugriff schützen.

Für die Implementierung der Enterprise Conferencing Lösung sollten flexible Modelle möglich sein: eine gehostete Variante, eine On-Site-Lösung sowie die Hybrid-Implementierung. Der Hosted Service erlaubt Unternehmen den Soforteinstieg: Der Anbieter hostet die administrative Komponente der Software, die für die Verwaltung der verschiedenen Online Events sowie der Anwender verantwortlich ist. Ein Beispiel: Bei einer gehosteten Lösung greifen alle Anwender im Unternehmen während eines Online-Meetings über ihre Internet-WAN-Verbindung auf einen Real-Time Communication Server zu. Hierfür baut jeder Anwender eine separate Unicast-Verbindung auf. Der notwendige Bandbreitenbedarf für die Internet-WAN-Leitung ist dabei abhängig von der Anzahl der Teilnehmer: Benötigt beispielsweise jeder Meetingteilnehmer 35 kBit/s Bandbreite, ergibt sich bei 50 Personen bereits ein Datenvolumen von insgesamt 1,75 Mbit/s. Eine flexibel skalierbare Serverarchitektur ist in der Lage, diesen Gesamtbedarf über einen, im Unternehmen installierten, Real-Time Communication Server auf die Bandbreite eines einzelnen Teilnehmers - also auf 35 kBit/s - zu reduzieren. Die eigentliche Datenlast verbleibt somit im LAN. Auf diese Weise ist es möglich, Home Offices und Filialbetriebe ohne Highspeed Internetzugang an das Unternehmensnetzwerk anzubinden.

Von Unternehmensseite zunehmend gefordert wird eine On-Site-Lösung. Hierbei wird die Software auf den firmeneigenen Servern betrieben und nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert.

Ideal sind Hybridvarianten, das heisst eine Kombination aus einer gehosteten und einer On-Site-Implementierung. Das Unternehmen installiert nur einzelne Elemente der Software On-Site und nutzt die gehosteten Komponenten des Anbieters zur Anbindung externer Teilnehmer in Home Offices oder von Kunden und Partnern. Auch hier kommen Real-Time Communication Server zum Einsatz, die in einer unbegrenzten Anzahl an den jeweiligen Unternehmensstandorten platziert werden können. Die Server gewährleisten ein intelligentes Bandbreitenmanagement; dedizierte Server sind nur erforderlich, wenn mehrere 100 Anwender gleichzeitig auf die Applikation zugreifen. Über Hybridimplementierungen können LDAP-Verzeichnisse integriert und gleichzeitig Bandbreitenengpässe im Intranet vermieden werden.

Für die störungsfreie und reibungslose Interaktion sorgen in jedem Fall intelligente Load-Balancing- sowie Redundanz-Mechanismen. Wird auch die vorhandene TDM-basierte (Time Divison Multiplex) Telefon-Infrastruktur in eine IP-basierte Enterprise Conferencing Lösung integriert, entstehen bei Telefonkonferenzen zwischen Unternehmensstandorten weltweit keine Kosten.

Enterprise Conferencing steht für unternehmensweite Zusammenarbeit - eine Enterprise Conferencing Lösung sollte deshalb allen Mitarbeitern uneingeschränkt und so selbstverständlich wie E-Mail zur Verfügung stehen. Daher empfiehlt sich eine Lösung, die unbegrenztes Voice-, Video- und Web-Conferencing zu einem Festpreis ermöglicht. Nutzerzahl sowie Zugriffshäufigkeit und -dauer sollten nicht limitiert sein.

* Urs Gaeschlin ist Manager Zentraleuropa bei Interwise.