Auf strukturiertem Weg zum elektronischen Archiv

Dominic Alber schrieb zu diesem Thema seine Masterarbeit im Rahmen des Master of Advances Studies an der Hochschule Luzern. Heute ist er Leiter Informatik bei Swissmem

Das ordnungsgemässe Aufbewahren von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz ist in der Schweiz Gesetz (Art. 957 ff. OR). Seit 2002 ist dies auch in elektronischer Form gestattet, in der Praxis hat sich die digitale Aufbewahrung allerdings erst zaghaft durchgesetzt. Begriffe wie «Records Management», «Dokumenten Management System» oder «Information Lifecycle Management» werden unterschiedlich und oft falsch interpretiert. Manche halten etwa die Datensicherung (Backup) zum Schutz vor Datenverlust bereits für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung.

Die elektronische Archivierung wird durch das anhaltend wachsende Datenaufkommen immer wichtiger. Dies hat auch eine Umfrage unter über 160 Unternehmen innerhalb der Maschinen-, Elektro- und Metallindustrie ergeben, von denen 46 Prozent mittelfristig eine elektronische Archivierung planen.
Hauptargumente für den Einsatz eines elektronischen Archivs sind der geringere Platzbedarf und eine bessere, örtlich unabhängigere und schnellere Verfügbarkeit der archivierten Dokumente.

Dokumentenmanagement- und Archivsysteme bewahren auch grössere Datenvolumen effizient, langfristig und gesetzeskonform auf. Selten benötigte Dokumente können auf günstigere Archivspeicher ausgelagert werden, was für kürzere Backup-Zeiten sorgt und schlussendlich Kosten spart.

Mit den grossen behäbigen Tape-Robotern, die auf Magnetbändern nach Informationen suchen, haben die Harddisk-basierte Archivspeicher von heute nichts mehr gemein. Moderne Systeme weichen von der alten Multi-Tier-Architektur ab und halten den gesamten Archivbestand online zur Abfrage bereit. Dies verbessert nicht nur die Antwortzeiten, sondern macht auch einen dedizierten Failover-Betrieb möglich.

Grundsatzfragen klären

Für viel Diskussionsstoff sorgt die korrekte E-Mail-Archivierung. Einige Unternehmen glauben immer noch, E-Mails seien nicht archivierungsrelevant. Im gleichen Atemzug werden jedoch komplette Verträge per E-Mail ausgehandelt. Sogar Bewerbungen treffen immer öfter elektronisch ein. Hier drängt sich schon die erste Frage auf: Sollen E-Mails grundsätzlich und automatisch oder lediglich situationsbedingt archiviert werden? Aufgrund der hohen Datenflut entscheiden sich viele Unternehmen für Letzteres. Doch wer entscheidet, was archiviert werden muss und was nicht - und handelt er im Zweifelsfall richtig?

Wie steht es mit dem Datenschutz? Wie sind private E-Mails der Mitarbeitenden zu behandeln? Und welche Regeln gelten, wenn archivierte Informationen in global tätigen Unternehmen über die Landesgrenzen hinaus abrufbar sind? Solche Fragen müssen bereits bei der Projektierung eines elektronischen Archivs beantwortet werden. Alle gesetzlichen, branchenspezifischen und auch unternehmensinterne Anforderungen sind deshalb vorab detailliert zu klären.

Auch organisatorische Überlegungen sind für einen ordnungsgemässen späteren Betrieb unabdingbar. Dabei liefert die Sichtung von vorhandenen Unterlagen sowie das meist bereits geführte Papierarchiv nützliche Informationen. Der Verantwortliche des Papierarchivs kennt die besonderen Regelungen über die zu archivierenden Unterlagen, beispielsweise die im Unternehmen praktizierte Ablagestruktur, die Aufbewahrungsfristen und die Vernichtungsregelungen. In einem nächsten Schritt werden Strategie, Konzept und Richtlinien ausgearbeitet (Grafik 1).

Tausende E-Mails werden täglich verschickt und empfangen. Oft dulden die Arbeitgeber auch eine private Nutzung des E-Mails-Systems durch die Mitarbeitenden. Dies kann bei der Archivierung datenschutzrechtlich jedoch problematisch werden. Die Unternehmen sollten deshalb eine klare Regelung treffen, beispielsweise in Form einer IT-Nutzungsrichtlinie. Die private Nutzung von E-Mails kann so zwar verboten werden, trotzdem lässt sich der Empfang privater E-Mails nicht ohne Weiteres verhindern.
Werden die E-Mails situationsbedingt durch die Mitarbeitenden selbst archiviert, haben diese die Möglichkeit, private Post auszuschliessen. Zugleich steigt jedoch das Risiko, dass geschäftsrelevante E-Mails versehentlich nicht archiviert werden. Falls sich ein Unternehmen entscheidet, sämtliche E-Mails regelbasiert zu archivieren, müssen die Mitarbeitenden darüber informiert werden und durch ihre Unterschrift zur Kenntnis nehmen, dass dadurch auch private E-Mails ins Archiv gelangen könnten.

Die Lebensphasen elektronischer Dokumente können grob zweigeteilt werden: Man spricht von einer aktiven und passiven bzw. archivierten Lebensphase (Grafik 2). Zur Verwaltung elektronischer Dokumente werden Dokumenten Management Systeme (DMS) - auch Enterprise Content Management (ECM) genannt - eingesetzt. Diese sind für eine elektronische Archivierung zwar nicht zwingend nötig, bieten jedoch den Vorteil, dass Dokumente bereits in ihrer aktiven (noch nicht archivierten) Phase nach definierbaren Kriterien geordnet vorliegen, was eine spätere Archivierung vereinfacht. Die Ordnerstrukturen, Dokumentenversionierungen oder die Metadatenverwaltung werden vom Dokumenten Management System in automatisierten Prozessen sichergestellt, die in den Bearbeitungsrichtlinien für aktive Dokumente festzulegen sind.

Sofern bereits ein DMS existiert, müssen dessen Schnittstellen mit der Archivierungsapplikation kompatibel sein. Dann kann bereits vom Dokumenten Management System eine Archivierung initialisiert und zur weiteren Verarbeitung der Archivierungsapplikation übergeben werden. Die Archivapplikation übernimmt automatisch oder situationsbedingt die zu archivierenden Dokumente und speichert diese gesetzeskonform für die geforderte Dauer im Archivspeicher. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Dokumente unwiderruflich vernichtet.

Die Prozesse für die gesamte passive Lebensphase von Dokumenten regeln spezielle Archivierungsrichtlinien. Dort werden aber auch Verantwortlichkeiten, Aufbewahrungsfristen, Ablagestrukturen, Kontrollprozesse und Vernichtungsregelungen definiert.

Wie auch aus anderen Bereichen der IT bekannt, lässt sich die Projektierung, der Aufbau und Unterhalt einer elektronischen Archivlösung an externe Partner vergeben. Dadurch können auch kleinere Unternehmen von einer professionellen elektronischen Archivierung profitieren. Wichtig ist dabei, entsprechende Service Level Agreements zu vereinbaren, die Leistungsumfang, Vertragsdauer und Kosten genau definieren.

Neue Wege zum Kostensparen

Vor dem Hintergrund der Wirtschaftskrise rücken IT-Lösungen in den Mittelpunkt, die schnell und effektiv Kosten sparen. Im Bereich Print- und Dokumentenmanagement geht es dabei zunächst um die Reduzierung der Druckkosten. Mithilfe von Managed Print Services (MPS) wird die heterogene Gerätelandschaft standardisiert, der Dienstleister übernimmt das Gerätemanagement, dem Kunden werden die Leistungen pauschal oder verbrauchsabhängig in Rechnung gestellt. So sind Einsparungen von bis zu 30 Prozent realisierbar. IDC sieht aber noch viel grössere, bislang unausgeschöpfte Einsparmöglichkeiten. Die vier wichtigsten Trends:

- Die Digitalisierung (Paper to Digital) ist Voraussetzung für eine automatische Weiterleitung und elektronische Bearbeitung der Dokumente.
- Elektronische Formulare erleichtern das Erstellen von Dokumenten. Der teure Offsetdruck und die aufwendige Lagerhaltung entfallen. Es wird nur so viel gedruckt, wie gerade erforderlich - Änderungen können kurzfristig berücksichtigt werden.
- Die digitale Archivierung spart teure Lagerflächen und Ressourcen. Denn in Ordnern lassen sich Informationen - wenn überhaupt - nur mühsam wiederfinden.
- Zu den wichtigen Trends zählt das sichere Drucken. Die verschlüsselte Übertragung von Druckaufträgen oder die Authentifizierung von Personen am Drucker sorgen dafür, dass Dokumente nicht mehr offen im Netzwerk oder Druckerfach liegen.

Durch die Nutzung von Print- und Dokumentenmanagement-Lösungen senken die Unternehmen nicht nur Kosten, sondern schaffen auch Transparenz. Zusätzlich werden die Geschäftsprozesse effizienter und die Mitarbeiter produktiver.

Matthias Kraus ist Research Analyst bei IDC Central Europe und Referent an der Computerworld Konferenz «Dokumenten- & Printmanagement» am 10. Juni im WTC in Zürich.

Mehr Infos dazu: www.idg-events.ch/doku