mobil und sicher

Das lange vorhergesagte mobile Büro der Zukunft ist heute schon Realität. Europaweit arbeitet knapp die Hälfte der erwerbstätigen Bevölkerung von unterschiedlichen Orten aus, das ergab eine aktuelle IDC-Studie vom März dieses Jahres. Jeder Sechste ist schon durchgehend mobil tätig -Tendenz steigend.
Damit wachsen aber auch die Anforderungen an die Datenverfügbarkeit und an Schutzmassnahmen gegen Datenverluste. VPN- und Terminal-Serverlösungen verschaffen den mobilen Mitarbeitern zwar direkten Zugang zu den zentralen IT-Systemen, sie verhindern aber keineswegs lokale Datenkopien. Wenn die Netzverbindungen gerade schlecht sind, oder einfach weil es bequemer ist, arbeiten viele Mitarbeiter unterwegs meist lokal. Die Unternehmen sehen sich daher mit dem Problem konfrontiert, zunehmend verteilte Daten sichern zu müssen und bei Bedarf rasch wieder zur Verfügung zu stellen. Lösungen wie ConnectedBackup von Iron Mountain erlauben kleinen bis grossen Unternehmen, dieser Aufgabe Herr zu werden.

Ein sicheres und zuverlässiges Produkt reicht jedoch nicht aus, damit sich Unternehmen für «Backup as a Service» entscheiden. Ein vertrauenswürdiger Partner und ein sicheres Rechenzentrum spielen eine ebenso wichtige Rolle im Entscheidungsprozess. Für Schweizer Unternehmen - egal welcher Grösse -kommt zudem eine Speicherung der Geschäftsdaten im Ausland in der Regel nicht in Frage.
Ob eine Firma das Backup selbst betreiben oder als Service einkaufen sollte, hängt aber auch von weiteren Kriterien ab, zum Beispiel von einer genauen Kalkulation der Kosten. Zwar fallen beim Servicemodell die Investitions- und Betriebskosten weg, je nach Infrastruktur kann sich jedoch - aus rein wirtschaftlichen Überlegungen - der Eigenbetrieb ab etwa 500 Clients lohnen. Stellt man die durch den Dienstleister eingesparten Ressourcen in Rechnung, sieht das Ganze wieder etwas anders aus.
Backup as a Service bringt, abgesehen von den frei werdenden Ressourcen, aber noch weitere Vorteile mit sich: Die Lösung kann in kürzester Zeit in Betrieb genommen werden. Zusammen mit dem Serviceprovider wird lediglich die Konfiguration an die Kundenwünsche angepasst. Danach kann die Software auf die zu sichernden Clients verteilt und umgehend genutzt werden. Dazu kommt aus Kundensicht die flexible Skalierbarkeit eines Backup Services: Sich verändernde Mengengerüste werden durch den Servicebetreiber abgedeckt ohne zusätzliche Investitionen und Aufwände für den Kunden.
Laut Iron Mountain, Hersteller einer Backup-as-a-Servie-Lösung, nutzen in Europa bereits mehr als 20 Prozent der Unternehmen die Servicevariante. In den USA, wo Software as a Service bereits eine längere Tradition aufweist, sind es schon mehr als die Hälfte.

Der grösste Teil der Kunden von Iron Mountain Deutschland gehört zur Kategorie KMU. Kein Wunder: Kleine und mittlere Unternehmungen haben häufig nur beschränkte IT-Ressourcen zur Verfügung, sind aber dennoch grossen Risiken ausgesetzt. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Datensicherheit. Eine eigene Backup-Lösung ist für viele zu teuer, insbesondere wenn man auch den Aufwand für das Know-how, die Implementierung und den Betrieb mit einrechnet. Der Backup Service erspart der IT diese ressourcenintensiven Aufgaben. Da die Mitarbeiter im Bedarfsfall ihre Daten zuverlässig und selbstständig wiederherstellen können, wird der IT-Support entlastet.

Auch das Schweizer KMU Metalabs, eine Entwicklungsfirma aus Zürich, hat sich für eine Servicelösung entschieden. Eine eigene Backup-Lösung wurde aus Kosten- und Ressourcengründen verworfen.
Die Mitarbeiter von Metalabs sind häufig unterwegs und kollaborieren mit diversen Unternehmungen und Institutionen. Wichtig war daher die Möglichkeit, unabhängig vom Standort täglich die Daten zu sichern und bei Bedarf wiederherzustellen - im Notfall sogar direkt über ein Weblogin von einem beliebigen Internet-PC aus. Ausserdem sollte sich der Dienst auch auf die Mitarbeiter der externen Partner ausweiten lassen, die intensiv an den Metalabs- Projekten beteiligt sind. Das Sicherstellen der durch die externen Parteien erarbeiteten Ergebnisse liegt schliesslich genauso im Interesse des Unternehmens, wie das Sichern der eigenen Arbeitsresultate.
Um sicher zu gehen, dass die Lösung in der eigenen Unternehmensumgebung reibungslos funktioniert, nutzte Metalabs das Angebot des Providers, den Service drei Monate lang kostenlos zu testen. Es empfiehlt sich dabei, im Rahmen eines kleinen Pilotbetriebs ein paar ausgewählte Mitarbeiter mit dem Service aus-
zurüsten, um so die wichtigsten Funktionen während der täglichen Arbeit anwenden und prüfen zu können.

Metalabs hat sich letztlich für ConnectedBackup als Produkt und Avantec Net als Serviceprovider entschieden. Als kleines Unternehmen profitiert die Firma dabei insbesondere von der flexiblen Skalierbarkeit des Dienstes. Neue Mitarbeiter und wachsende Datenmengen stellen kein Problem dar, sondern sind Bestandteil des Servicemodells. Der Serviceprovider sorgt dafür, dass die wachsenden Mengenanforderungen jederzeit abgedeckt werden können. Ein weiteres Argument: Metalabs zahlt monatlich jeweils nur die tatsächlich genutzten Ressourcen, die sich aus der Anzahl der Clients und dem Gesamtvolumen der gespeicherten Daten zusammensetzen.

Von zentraler Bedeutung bei jeder mobilen Backup-Lösung ist natürlich die Geschwindigkeit in der die Daten übertragen werden. Connected Backup setzt zu diesem Zweck auf eine hohe Datenreduzierungsrate. Patentierte Technologien sorgen zum einen dafür, dass identische Files firmenweit nur einmal gesichert werden. Zum anderen werden veränderte Dateien beim Backup nicht vollständig übertragen. Die Software sichert nur die geänderten Datenblöcke.
Damit reduziert sich der Speicherbedarf massiv, und die Anforderungen an die Bandbreite sinken auf ein Minimum. Eine einfache Modemleitung reicht aus, um das tägliche Backup durchzuführen.
Dies macht die Lösung insbesondere für Aussendienstler interessant. Vertriebsmitarbeiter und Berater sind oft tagelang unterwegs, entweder ganz ohne oder nur mit beschränktem Zugriff auf das eigene Firmennetz. Projektmitarbeiter in international tätigen Unternehmen arbeiten sogar wochen- oder monatelang ausser Haus und sind beim IT-Support auf sich alleine gestellt. Über den Backup Service können sie ihre Daten jederzeit und überall sichern bzw. selbstständig wiederherstellen. Dies klappt auch dann, wenn der entsprechende Laptop komplett ersetzt werden muss. Ohne Unterstützung durch die firmeneigene IT können sich Mitarbeiter im Aussendienst den Backup-Dienst und die entsprechenden Daten auf ein Ersatzgerät zurückspielen.

Ein wesentliches Entscheidungskriterium bei der Wahl der passenden Backup-Lösung ist der Sicherheitsaspekt, insbesondere, wenn es um geschäftskritische Daten geht. Die Daten, welche bei Metalabs tagtäglich über das Internet gesichert werden, enthalten neue Geschäftsideen, Marktstrategien, Quellcode und weitere Dokumente mit geschäftsrelevantem geistigem Eigentum. Für Metalabs kam daher neben einem zuverlässigen Produkt nur eine Umsetzung durch einen Partner mit einem eigenen hochsicheren Datacenter in Frage. Mit ConnectedBackup werden die Daten zuerst auf dem Client verschlüsselt, bevor sie per SSL ins Rechenzentrum bei Avantec Net übertragen werden. Im Rechenzentrum bleiben die Daten zu jedem Zeitpunkt verschlüsselt abgelegt. Avantec Net hat die Software-Lösung von Iron Mountain zudem noch um eine starke Authentifizierung erweitert.
DataDefense, ein zusätzlicher Service, sorgt für eine zentral gesteuerte Verschlüsselung der Laptop-Daten, wie auch für deren Vernichtung bei einem Verlust oder Diebstahl des jeweiligen Geräts. Damit ist neben der Verfügbarkeit der Daten auch die Vertraulichkeit sichergestellt.

Die Lösung eignet sich jedoch nicht nur für mobile Mitarbeiter und ihre Laptops. Sie wird gerade in mittleren und grösseren Unternehmen auch innerhalb einer PC- oder kleinen Server-Umgebung in Aussenstellen eingesetzt - dort wo ein Backup mit viel Aufwand verbunden wäre oder durch Leitungsengpässe im Firmennetz verunmöglicht wird. ConnectedBackup ergänzt in diesem Zusammenhang das Sichern der zentralen IT-Systeme durch eine Enterprise-Backup-Lösung.

Zum Autor: Mark Stäheli ist Leiter von Avantec Net, einem auf "Security as a Service" spezialisierten Geschäftsbereichs der Avantec AG