Im Eiltempo zur neuen ERP-Lösung

Geschwindigkeit ist keine Hexerei. Das gilt auch für die Implementierung einer Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP). Zwar hält sich vielerorts das Vorurteil, ein solcher Vorgang lege eine Firma über Monate lahm, denn es dauere seine Zeit, bis eine neue Betriebswirtschaftssoftware produktiv sein könne. Dabei kann ein modernes Standardsystem durchaus zügig an ein Unternehmen angepasst werden. Wie das - saubere Vorbereitung und eine überlegte Architektur vorausgesetzt - funktioniert, zeigt das Beispiel der Zürcher IT-Dienstleisterin Pidas. Sie nahm in weniger als einem Monat alle zentralen Komponenten einer ERP-Lösung in Betrieb, und zwar in drei Ländergesellschaften.

Conradin Egli, als CFO (Chief Financial Officer) für die Betreuung der Business-Seite des Projekts bei Pidas verantwortlich: «Für uns stand die Vereinfachung der Systeme im Vordergrund. Wir wollten weniger Schnittstellen und eine einheitlichere Stammdatenbasis für das ganze Unternehmen. Vor allem, um das Controlling zu verbessern. Durch die Vereinfachung und den Abbau von Schnittstellen erhalten wir zeitgerecht und mit wenig Aufwand verbunden wichtige Management-Informationen.»

Zudem sollte, erläutert Egli, mit dem einheitlichen System auch die Querverrechnung zwischen den Niederlassungen vereinfacht werden.

Auslöser für die Neuevaluation war, dass der Support für die bisherige Leistungserfassung auslief und diese zudem in Österreich nicht mehr rechtskonform war. «Da wir künftig das Projektgeschäft ausbauen wollen, machten wir uns auf die Suche nach einer neuen Software, die insbesondere auch den Projektteil möglichst umfassend abdeckt», erklärt Egli.

Im Zentrum der Konsolidierung stand die Finanzsoftware von Simultan, die künftig in allen drei Ländergesellschaften von Pidas eingesetzt wird. Für den Leistungs- und Auswertungs-Teil entschied sich Pidas für Vertec. Die «Leistungssoftware» des Zürcher Herstellers ist speziell auf die Bedürfnisse projektbezogen arbeitender Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten und deckt sämtliche Bedürfnisse in einem integrierten System ab. «Auf Vertecs Leistungssoftware wurden wir an einer gemeinsamen Veranstaltung von Simultan und Vertec aufmerksam», erzählt Egli.

Da Simultan in den Schweizer Niederlassungen bereits als Finanzsoftware im Einsatz war und man die Buchhaltungssysteme der drei Ländergesellschaften konsolidieren wollte, schaute man sich die vollständig mit Simultan integrierte Software von Vertec genauer an. Dabei stellte sich heraus, dass die auf Dienstleistungsbetriebe spezialisierte Software in allen wichtigen Punkten genau den Bedürfnissen von Pidas entsprach. Um eine bessere Entscheidungsgrundlage zu bekommen, wurde im Januar 2007 ein Pilotprojekt gestartet, für welches die Daten vom Dezember 2006 aus dem bisherigen Leistungserfassungssystem in die Vertec-Lösung importiert wurden. Im Verlauf dieses Projekts wurden zusätzliche Bedürfnisse von Pidas identifiziert, welche die Software noch nicht im Standard erfüllen konnte.

«Mir hat vor allem das Tempo imponiert, mit dem Vertec unsere speziellen Anforderungen umsetzte und sogleich in den Standard integrierte», sagt Egli. Die Flexibilität und damit auch die Geschwindigkeit, mit welcher die Vertec-Software implementiert werden kann, fusst in der im Vergleich zu herkömmlichen ERP-Systemen sehr modernen Architektur der Vertec-Lösung. Diese ist im Kern modellbasiert programmiert (MDA, Model Driven Architecture), wobei die grundlegende Geschäftslogik allgemeingültig im Modell festgeschrieben ist. Kundenspezifische Anforderungen werden mit Hilfe der objektbeschreibenden «Object Constraint Language» (OCL) als einfache Konfigurationen umgesetzt. So werden Konflikte mit dem Programmkern grundsätzlich vermieden.

Dank dieser Architektur konnten die drei für Pidas zentralen ERP-Komponenten «Finanzbuchhaltung», «Leistungserfassung» und «Projektmanagement» in weniger als vier Wochen eingeführt werden. Dabei liessen sich auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Ländergesellschaften Schweiz, Deutschland und Österreich abbilden. In jedem Land gelten beispielsweise unterschiedliche Soll-Zeiten und Spesenreglemente. Zudem müssen in Österreich Pausen in der Leistungserfassung ausgewiesen werden.

Bei der Pidas arbeitet ein grosser Teil der Mitarbeiter direkt beim Kunden vor Ort. Die Leistungserfassung erfolgt dabei über den Web-Client. Die einfache Programmierung des Web-Clients in reinem HTML war deshalb ein weiteres «Must»-Kriterium. «Dies, weil komplexere Applikationen von den Firewalls unserer Kunden abgeblockt werden», wie Egli ausführt.

Zudem kommt die Vorort-Erfassung einem weiteren Anspruch Eglis entgegen: Er will das Controlling möglichst weit nach unten verlagern, zu den Teamleitern und den Mitarbeitern. Informationen werden dafür wöchentlich den Teamleitern automatisch zur Verfügung gestellt - und zwar proaktiv; die Mitarbeiter aus dem operativen Tagesgeschäft müssen sich nicht um die Informationen mühen. «Die Sensibilisierung für die grosse Bedeutung einer korrekten Leistungserfassung an der Front steigert die Qualität der Daten. Denn die besten technischen Hilfsmittel nützen wenig, wenn die Daten fehlerhaft sind. Denn eines ist sicher: «Garbage in - Garbage out!», weiss Egli.

Heute, einige Monate nach der ERP-Implementierung zieht Egli eine positive Bilanz. «Die Stärken des integrierten Vertec-Systems kommen vor allem auch bei den Analyse-Fähigkeiten zum Vorschein», bilanziert Egli. «Wir können nun jedes Geschäftsobjekt, das wir abgebildet haben, mit jedem anderen in Beziehung setzen. Der Business Intelligence sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Und da man mit wenigen Mausklicks zu den jeweils wichtigen Informationen gelangt, kann es nicht passieren, dass man angesichts der vielfältigen Möglichkeiten vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht.»

Und Egli hat bereits Ausbaupotenzial entdeckt. So plant Pidas, die Funktionalitäten von Vertec auch auf die Ressourcenplanung auszudehnen. Durch die gemeinsame Stammdatenbasis sind in der Planung auch Mitarbeiter-Auslastung, Ferienzeiten, Gleitzeit-Saldis und vieles mehr berücksichtigt. «Dadurch sind wir schneller und genauer in der Planung unserer Ressourcen», glaubt Egli. In einer späteren Phase könnte auch auf das CRM-Modul von Vertec umgeschwenkt werden. Im Sinne einer weiteren Vereinfachung des Workflow prüft man bei Pidas und Vertec zudem eine Anbindung des Ticketing-Tools «True Act Ticket» von Pidas.

«Ein weiterer Meilenstein, durch den wir den ganzen Business-Prozess ohne Medienbruch gestalten könnten», blickt Egli in die Zukunft. Die Gundlage für all diese Projekte sind mit der Einführung der Leistungssoftware zumindest gelegt.

Zum Unternehmen

Die IT-Dienstleisterin hat sich im Bereich Kundenservice auf den Aufbau, die Optimierung sowie den Betrieb von Service-Organisationen wie IT-Helpdesks und Customer Care Center spezialisiert. Das Unternehmen mit Niederlassungen in Zürich, Basel, Frankfurt am Main, Wien und Graz wurde 1987 als 100-prozentige Tochtergesellschaft der Polydata-Gruppe in Zürich gegründet. Pidas beschäftigt im deutschsprachigen Raum Europas rund 250 Mitarbeitende. Zu den wichtigsten Kunden von Pidas zählen IBM, Syngenta, UBS, Heineken, ORF, Novartis, Roche und Swisscom.