Druckkosten sind Chefsache

Für viele Unternehmensführungen ist Output Management noch kein Thema: Es bleibt IT-Sache. Das erstaunt, immerhin stellt Output doch einen erheblichen Ausgabenblock dar. Die CIOs wiederum haben in der Regel mit grösseren Projekten zu kämpfen und betrachten Drucker einschliesslich aller damit verbundenen Managementaufgaben eher als Randthema. Dabei geht es keineswegs um Kleingeld: Output frisst bis zu zehn Prozent vom IT-Budget.
Obwohl heute mehr gedruckt wird als noch vor zwei Jahren, kennt ein Grossteil der Unternehmen das monatliche Druckvolumen nicht. Auch haben sie keine genaue Kenntnis über die Höhe der Betriebskosten der Drucker. Doch viele vermuten Einsparpotenziale. Zu Recht: Eine Reduktion der Total Cost of Ownership (TCO) in Höhe von bis zu 30 Prozent ist realistisch.

Zum Autor: David Ziltener ist Direktor Xerox Global Services (XGS) bei der Xerox Schweiz

Einsparungen lassen sich nur dann bewerten, wenn die Kostenbasis bekannt ist. Daher ist die Hauptaufgabe, zuverlässige Informationen über Druckvolumen und -kosten zu erhalten. Dazu gehören auch die Entstehungsgründe: So machen Dokumente nur für interne Zwecke in vielen Unternehmen bereits rund ein Viertel des Druckvolumens aus.
Mit Monitoring-Lösungen können Anwender Druck- und Kopier-Accounting betreiben, Kosten gescannter Dokumente erfassen und den Abteilungen zuordnen. Darüber hinaus lassen sich die Zugriffsrechte und Druckaufträge steuern sowie automatisiert Berichte erstellen - ganz gleich, welche Server- und Systemlandschaft eingesetzt wird. Die Accounting-Lösung kann zudem an die unternehmensinternen Prozesse und vorhandene ERP-Systeme angepasst werden. Druckprozesse werden aus den ERP-Systemen konsolidiert, so dass eine umfassende Analyse und Kostenerfassung auf der Abteilungs- und Kostenstellenebene möglich wird.
An den Gesamtdruckkosten (TCO) haben der Anschaffungswert der Geräte, also die reine Hardware, und die Kosten für das eigentliche Drucken einen Anteil von nur einem Drittel. Zwei Drittel der TCO entfallen auf Prozesse wie Installation, TreiberUpdates, Verwaltung und Asset Management, Helpdesk sowie Inventarisierung. Hauptkostenträger beim Drucken sind Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier, Energieverbrauch, direkt mit dem Drucken verbundene Arbeitszeit sowie Wartung einschliesslich des Bedarfs an Ersatz- und Verschleissteilen.

Wer sich zur Ermittlung der TCO nun genauer mit Output Management beschäftigt, wird schnell feststellen: Das «Drucken» in seiner Gesamtheit selbst muss als Geschäftsprozess betrachtet werden. Je nach Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit kann dieser Prozess durchaus erfolgskritisch für die Unternehmung sein.
Kostenaspekte allein reichen schon deswegen nicht aus, weil die Mehrzahl gedruckter Dokumente selbst Geschäftsprozesse unterstützt. Daher sollte die Optimierung von «Output» nicht nur als Verursacher von Kosten betrachtet werden. Vielmehr müssen IT-Verantwortliche es als Chance begreifen, den Prozess zu prüfen und zu verbessern. Ziel muss sein, die Effizienz der unterstützten Geschäftsprozesse zu steigern.
Die Effizienz des reinen Druckauftrags ist auch abhängig von der Geräteausstattung, der Entfernung zu den Geräten und von der Gerätekomplexität. Ist letztere zu hoch, steigt zum Beispiel die Ausfallwahrscheinlichkeit. Weitere Anforderungen sind die Geschwindigkeit des Druckvorgangs, optimierte Wege- und Wartezeiten, Output-Qualität, Sicherheit und Komfort sowie Innovation, etwa die Scan-to-E-Mail-Funktion.

Wie alle Geschäftsprozesse nimmt auch der Prozess «Drucken» interne Ressourcen in Anspruch. Dies wird oft nicht beachtet, doch finden sich hier die versteckten Kosten des Druckens wieder. Eine nachhaltige Optimierung wird nur gelingen, wenn diese Kosten mitkalkuliert werden.
Fünf Schritte, von denen jeder einen messbaren Erfolg beitragen kann, führen zur gewünschten, nachhaltigen Optimierung.

1. Infrastruktur: Hohe Bedeutung kommt der Auswahl der Technologie zu, wobei die Anpassung an die spezifischen Erfordernisse wichtiger ist als die Auswahl des Anbieters. So versprechen Multifunktionsgeräte, die ein echtes Multitasking erlauben, einen produktiven Vorteil gegenüber Standardsystemen.
Zu diesem ersten Schritt gehört auch, die Infrastruktur den jeweils zu erledigenden Aufgaben anzupassen. Personal- und Finanzabteilung benötigen Sicherheit beim Ausdruck, Marketingabteilungen müssen viel und in hoher Qualität farbig drucken, andere Arbeitsgruppen müssen hohe Scan-Volumina bewältigen.
So wichtig Betriebskosten und Geschwindigkeit sein mögen, so sind Netzwerkdurchsatz und Produktivität der Mitarbeiter weit wichtiger, wenn es um die Optimierung der Infrastruktur geht.

2. Compliance und Infrastruktursicherheit: In einer vernetzten Welt können Attacken von aussen einen erheblichen Einfluss auf Unternehmen haben. Moderne Multifunktionssysteme oder Drucker sind optimierte Maschinen mit eigenem Betriebssystem und Festplatten. Im Unternehmensnetz sind sie nichts anderes als Netzknoten und müssen entsprechend geschützt werden.
Empfehlenswert ist die Anschaffung von Geräten, die die «Common Criteria for Information Technology Security Evaluation» erfüllen. Diese Kriterien sind in ISO 15408 niedergelegt. Wichtig ist, dass das gesamte System - und nicht nur seine Komponenten - zertifiziert ist.
3. Vorbeugende Wartung: Die Funktionsfähigkeit der Output-Infrastruktur stellt eine integrierte Plattform sicher, die alle Daten der Geräte im Netz sammelt. Auf diese Weise werden mögliche Störungen schnell erkannt und oft schon im Vorfeld behoben. Eine Datenbank bietet darüber hinaus alle notwendigen Supportinformationen zum Abruf an.
4. Kontinuität: Optimierung ist ein Prozess, kein Einmalereignis. Eine ständige Beobachtung der Infrastruktur und Analyse der ermittelten Daten verhilft zu unerwarteten Einsparungen. Allein die Anpassung der Druckgewohnheiten, insbesondere der Einsatz von Farbdrucken, hat unmittelbar Folgen auf die Kosteneffizienz.
5. Integration: Die Dokumenteninfrastruktur ist das Bindeglied zwischen IT, Informationsabläufen und den Menschen, die dies alles realisieren. Abläufe sind in wiederkehrenden Prozessen definiert. Viele Prozesse, in denen Informationen sowohl als Ausdruck als auch elektronisch erforderlich sind, lassen sich automatisieren. Damit wirkt das Output Management letztlich auf alle Geschäftsprozesse ein, in denen die Verteilung und Verarbeitung von Information eine Rolle spielt.

Voraussetzung für eine signifikante Reduktion der Kosten ist die Bereitschaft, Arbeitsprozesse zu überdenken und zu verbessern, Infrastrukturen zu optimieren und Software-Architekturen zu integrieren. Wer die Optimierung der Output-Infrastruktur nicht allein angehen will, greift auf professionelle Services zurück.