Projekte in Outlook

Der grosse Vorteil des Projektmanagers InLoox ist gleichzeitig ein Nachteil: Das Add-On bindet sich in Outlook (Version 2000 bis 2007) ein. Einerseits müssen Benutzer damit keine neue Software erlernen und starten, andererseits bleiben aber auch alle Mitarbeiter aussen vor, die eine andere Groupware nutzen. Das ist bei der Einbindung von Freiberuflern in Projekte aber recht häufig der Fall. Selbstredend hat die Outlook-Integration auch ihre Vorzüge: So kann der Projektleiter seine Kontakte ins Projekt einbeziehen. Für die Ressourcenübersicht liest die Software dann die Frei/Gebucht-Informationen der Beteiligten aus den freigegebenen Terminkalendern auf dem Exchange-Server aus. In der Übersicht hat der Projektleiter damit im Blick, welche Mitarbeiter für weitere Aufgaben Zeit haben und welche er entlasten muss. Als Grundfunktionen stellt die Software den Projektverantwortlichen die Gantt-Planung, Vorgangs- und Zeiterfassung, das Projekt-Controlling sowie die Projektauswertungen mithilfe eines Berichtgenerators bereit.

Während der Projektlaufzeit spielt InLoox eine weitere Stärke aus, denn Teammitglieder übernehmen relevante Informationen per Mausklick ins eigene Outlook, wenn sich Projektdaten ändern. Anhand spezieller InLoox-Aufgaben, die Projektbeteiligte als erledigt markieren, erfährt der Projektleiter sofort, wenn ein Task beendet wurde. So hält er den Projektplan immer auf dem neusten Stand. Damit dabei keine Daten in falsche Hände gelangen - etwa Budgets - bringt InLoox eine Rechtevergabe auf Rollenbasis mit. Besitzt ein Mitarbeiter eingeschränkte Rechte, zeigt die Software automatisch nur die Informationen an,
für die er Zugriffsrechte hat.

Zudem hat der Hersteller eine Dokumentenverwaltung in InLoox eingebaut. Dateien zu einem Projekt speichert die Software in Netzwerkordner. In Outlook listet das Tool auf, welche Dateien oder auch E-Mails dem Projekt zugeordnet sind. Für firmenübergreifende Projekte kann ein SharePoint dienen.

InLoox 5.6 Personal

Hersteller: IQ medialab
Preis: ca. 600 Franken pro Arbeitsplatz
+Vorteile: Intuitiv, da eingebunden in Outlook, kurze Synchronisationswege
-Nachteile: Beschränkt auf Outlook
Fazit: InLoox ist intuitiv wie Outlook,
eignet sich aber nur für kleinere Projekte.
www.inloox.com