Ordner

Jeder E-Mail-Account hat einen Posteingang, je einen Ordner für gesendete und gelöschte Mails, für Entwürfe und meist auch für Nachrichten, die als Spam erkannt wurden. Dieses Ordnersystem ist beliebig erweiterbar. Verwaltet wird es im Reiter Ordner, Bild 3.

Klickt man hier auf Neuer Ordner A, öffnet sich das Fenster Neuen Ordner erstellen. Hier gibt man dem Ordner einen Namen B und legt fest, welche Elemente er enthalten soll C. Um E-Mails zu organisieren, kann die Einstellung auf dem Eintrag E-Mail und bereitgestellte Elemente belassen werden.

Gleich darunter sieht man die bestehende Ordnerstruktur über alle mit Outlook ab­gerufenen E-Mail-Accounts. Dort wählt man, wo der Ordner erstellt werden soll D. Ab­geschlossen wird der Vorgang mit einem Klick auf OK. Ab sofort können Mails in den neuen Ordner kopiert oder verschoben werden.  

Wer ein Ordnersystem angelegt hat, kann Regeln definieren, nach denen Nachrichten automatisch in diese Ordner verschoben werden. Sie werden im Reiter Start via Menüpunkt Regeln im Menüband mit einem Klick auf Regel erstellen angelegt.

Im neu geöffneten Fenster gibt man zuerst an, welche Bedingung erfüllt werden muss, wobei man zwischen Absender, Empfängeradresse und Betreff wählen kann, Bild 4.

Um die Mails, die dieses Kriterium erfüllen, in einen Ordner zu verschieben, muss das Kontrollkästchen bei Element in Ordner verschieben aktiviert werden. Nun öffnet sich ein Fenster, in welchem der Ordner gewählt werden kann. Der Vorgang wird mit einen Klick auf OK abgeschlossen.

Es ist auch möglich, komplexere Regeln mit detaillierten Kriterien anzulegen. Diese Op­tionen findet man nach einem Klick auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen; sie werden hier aber nicht näher erläutert.