OpenOffice entdeckt die Teamarbeit

Mit ihrem neuen Produkt «Workplace» schliesst die niederländische Firma 03Spaces eine Lücke, die viel zu lange bestand. Sie bietet den Anwendern von OpenOffice eine Software an, die - wie SharePoint für das Officepaket von Microsoft - die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team regeln hilft. So sollen OpenOffice-Anwender ihr Dokumentenmanagement in den Griff bekommen.

Seit kurzem liegt die kommerzielle Software auch als kostenlose Community Edition 2.2b vor. Diese bietet den vollen Funktionsumfang, ist aber auf maximal zehn Benutzer beschränkt.

Workplace ist in Java geschrieben und setzt auf den freien Servlet-Container Apache Tomcat als Betriebsumgebung. Dadurch läuft die Software auf allen gängigen Betriebssystemen, bietet sich also für den Einsatz in heterogenen Umgebungen an. Gleiches gilt für die Unterstützung von Desktop-Umgebungen. Denn Workplace bietet die entsprechende Erweiterung «Workplace-Assistant» sowohl für OpenOffice respektive StarOffice als auch für Microsoft Office XP und 2003 an. Im ersten Fall basiert der Zusatz auf Java, im zweiten auf Dotnet. Damit eignet sich das Dokumentenmanagement für Firmen, die Linux und OpenOffice auf dem Desktop einsetzen oder gemischte Umgebungen betreiben. Das ist ein Vorteil gegenüber Microsoft SharePoint, das nur mit Microsoft-Produkten zusammenarbeitet.

Das wichtigste Werkzeug für den Zugriff auf die Workplace-Umgebung stellt jedoch der Webbrowser dar. Die aufgeräumte Oberfläche setzt auf Ajax und verlangt deshalb einen aktuellen Browser wie Internet Explorer 7 oder Firefox 2. Diese Hürde dürfte aber keine ernsthaften Schwierigkeiten bereiten, sind beide Produkte doch auf breiter Front im Einsatz.

Keine Probleme verursachte auch die Installation. O3Spaces bietet ihre Software als Windows-Installationspaket, VMware-Appliance sowie in zwei Linux--Varianten an. Dabei werden sowohl RPM- als auch Debian-basierte Distributionen unterstützt. Voraussetzung ist jeweils eine Java-Laufzeitumgebung ab Version 1.5. Im Test kam die Windows-Variante zum Zug.

Der Web-Zugriff auf Workplace erfolgt entweder über «Studio» zu administrativen Zwecken oder über «Spaces» für die tägliche Arbeit. Der Systemverwalter kann Benutzer und deren Rollen verwalten sowie Arbeitsräume anlegen. Aufgrund des recht bescheidenen Funktionsumfanges der O3Spaces-Software halten sich die administrativen Aufgaben in Grenzen. Workplace ist keine Enterprise Content Management-Umgebung (ECM), sondern beschränkt sich darauf, die Kommunikation zwischen Arbeitsgruppen aller Art in sauber geordnete Bahnen zu lenken.

Das zeigt sich am zentralen Element der Rollen. Diese legen fest, welche Aufgaben ein Anwender übernimmt, und welche -Berechtigungen ihm zustehen. So kann der Administrator zwar bestimmen, ob ein -Benutzer beispielsweise Räume und Unterordner anlegen darf. Aber Abläufe lassen sich mit dem Rollen-Modell von Workplace nicht abbilden. Hierzu fehlt die Möglichkeit, auto-matisch Aktionen auszulösen, wie etwa die Konvertierung und Umplatzierung von -Dokumenten oder die Anpassung von -Zugriffsrechten. Benachrichtigungen via E-Mail und den lokalen Workplace-Assistenten erlauben es, Abläufe wenigstens ansatzweise anzudeuten. So könnte etwa der Marketingleiter auf diesem Weg darüber informiert werden, dass der Product Manager die Produktedokumentation überarbeitet hat. Aber die danach folgenden Aktionen, etwa das Sperren des Dokuments, müssen die Benutzer von Hand erledigen.

Umso einfacher behandelt Workplace dafür die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagements. Dazu bietet die Software über die Web-Oberfläche einfache Kommunikationswerkzeuge. Gemeinsame Kalender nehmen Termine einzelner Personen oder ganzer Gruppen auf, während Benutzer Anmerkungen zu Dokumenten über ein einfach zu nutzendes Diskussions-Forum kundtun. Die in einem Raum vorhandenen Elemente bestimmt der Anwender über die «Spacelets» genannten Vorlagen für die Informationsbehälter in Workplace.

Die Arbeit mit Dokumenten selbst erfolgt über den Workplace-Assistenten, der in der OpenOffice-Version getestet wurde. Nach dem erstmaligen Anmelden über die Web-Oberfläche landet die Java-Software per Klick auf einem entsprechenden Link auf dem lokalen Rechner und bereichert das -Officepaket um einen zusätzlichen Eintrag in der Menüleiste sowie um eine Symbolleiste. Dahinter stehen die Funktionen zum Öffnen und Speichern von Dateien aus der Workplace-Umgebung. Bei jedem Sicherungsvorgang entsteht eine neue Version des Dokuments. Die Änderungen zwischen den einzelnen Fassungen kann der Benutzer nun direkt in OpenOffice vergleichen und annehmen oder ablehnen. Der Assistent informiert zudem über die Arbeit anderer an Workplace angemeldeter Anwender. Das Zusammenspiel zwischen OpenOffice und der O3Spaces-Software klappte im Test ohne Probleme. Praktisch ist, dass die Anmeldung am Dokumentenmanagement-System direkt über das Büropaket und den Assistenten erfolgen kann und keine vorgängige Identifizierung via Webbrowser voraussetzt.

Die Stärken von Workplace liegen in der einfachen Handhabung und der Unterstützung von Microsoft Office wie auch OpenOffice. Damit können weder Microsoft SharePoint noch das freie ECM Alfresco -aufwarten. Bei Letzterem ist jedoch ein entsprechendes Plugin namens Opal in Arbeit. Es liegt derzeit als Betaversion vor.

Workplace hinterlässt einen zwiespältigen Eindruck. Einerseits kann die Software beim Funktionsumfang nicht mit SharePoint und Alfresco mithalten, die beide über Mechanismen verfügen, um Geschäftsabläufe abzubilden und Web-Inhalte einzubinden. Andererseits gefällt beim O3Spaces-Produkt die Unterstützung von Windows- und Linux/Unix-Plattformen.

Firmen, die OpenOffice und allenfalls Microsoft Office einsetzen, haben derzeit zwei Möglichkeiten. Entweder nehmen sie mit dem Funktionsumfang von Workplace vorlieb und warten auf die versprochenen Erweiterungen für die Abbildung von Arbeitsabläufen. Oder sie setzen auf Alfresco und verzichten zugunsten der Funktionalität auf die OpenOffice-Integration, bis das entsprechende Plugin in einer stabilen Version vorliegt. Beide Szenarien sind aus Anwendersicht unbefriedigend, wenn man einen Blick auf die vorhandenen Lösungen im Microsoft-Portfolio wirft.