Wie Sie Fehlschläge bei IT-Projekten vermeiden

Nicolas Berney ist Projekt- und Portfoliomanagement-Spezialist bei IBMs Rational Software Group.

IT-Projekte sind eine echte Herausforderung. Verschiedene Studien kommen zu dem Schluss, dass in der Softwarebranche nur gerade drei von zehn Projekten als erfolgreich beurteilt werden. In den meisten Fällen ist ein unzureichendes Ressourcenmanagement der Grund.

Nehmen wir als Beispiel ein IT-Projekt, das in folgende vier Phasen unterteilt ist: Projektinitialisierung, Detailplanung, Konstruktionsphase und Bewertung. Initialisierungs- und Konstruktionsphase sind dabei für den optimalen Projektverlauf von entscheidender Bedeutung - wobei die Initialisierungsphase die meisten Risiken birgt, weil in diesem Projektstatus die Unsicherheit am grössten ist. So ist etwa noch unklar, wie die Projektabwicklung erfolgen wird. Projektbeschreibungen sind oft eher oberflächlich oder es gibt noch keine Entscheidung über die zu verwendende Architektur. Diese Unsicherheit führt zu potenzieller Varianz, also Unterschieden zwischen dem angenommenen und dem realen Projektverlauf. Sehr erfahrene Projektakteure können diese Varianz und damit das Projektrisiko verringern.

Am deutlichsten sichtbar werden die Differenzen zwischen Planung und Realität in der Konstruktionsphase. Der Projektmanager kann falsche Annahmen aus der Planungsphase aber mit schnellen, fundierten Entscheidungen korrigieren. Dies bedingt allerdings, dass er jederzeit Zugriff auf -exakte und verlässliche Informationen hat. Dazu sollten ihm geeignete Werkzeuge zur Verfügung stehen, die eine bessere Projekt-Governance und damit eine geringere Varianz ermöglichen.

Projektvarianzen sind also von entscheidender Bedeutung für das Gelingen eines Projektes. Das liegt mitunter daran, dass oft in den Bereichen Budget, Zeitplan und den zu entwickelnden Lösungskomponenten deutliche Unterschiede zwischen Realität und Planung entstehen. Die Folge sind explodierende Kosten, verzögerte Starttermine und fehlende Komponenten. Obwohl man die Projektvarianz schwer einschätzen kann, sollte sie von Beginn an in der Projektplanungsphase berücksichtigt werden.

Da die Varianz nicht vollständig aus einem Projekt eliminiert werden kann, muss sie so früh wie möglich minimiert werden. Dazu stehen verschiedene Techniken zur Verfügung, die es erlauben, die im Rahmen des Projekts zu entwickelnden Lösungskomponenten hinsichtlich ihrer Varianz zu schätzen. Die folgenden Methoden haben sich dabei als sehr effizient erwiesen:

o Es müssen unbedingt qualifizierte und erfahrene Fachkräfte eingesetzt werden, vor allem in der Initialisierungsphase.

o Die Kommunikation zwischen den Akteuren, die das Projekt schätzen und budgetieren, und jenen, welche die Projektaufgaben ausführen, muss effizient erfolgen und jederzeit gewährleistet sein.

o Die risikoreichsten Projektkomponenten müssen besonders beachtet werden. Dazu gehören Komponenten mit sogenannten externen Abhängigkeiten, also beispielsweise Schnittstellen für den Datenaustausch mit anderen Business Units. Eine klare und vor allem frühzeitige Definition der Anforderungen an die andere Partei ist von entscheidender Bedeutung.

Neben der Minimierung der Projektvarianz ist auch die Stärkung der IT-Governance enorm wichtig für die Optimierung des -Ressourcenmanagements.

Unter IT-Governance versteht man die Erstellung von Verantwortungs-, Kompetenz- und Kommunikationsketten, um die beteiligten Personen mit den nötigen Handlungsbefugnissen auszustatten. Zudem müssen Mess- und Kontrollmechanismen implementiert werden, die alle Akteure befähigen, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrzunehmen. Zusammenfassend lässt sich sagen: Verlässliche, aktualisierte Informationen aus Ihrem Projektlebenszyklus führen zu besseren Entscheidungsprozessen.

Um in der Softwareentwicklung eine effektive Governance zu implementieren, benötigen Unternehmen zuverlässige, leicht zugängliche und konsistente Messdaten. Diese können mit entsprechenden Softwaretools problemlos bereit gestellt werden.

Die Konstruktions- und Ausführungsphase ist die Etappe, in der die meisten Aktivitäten stattfinden und in der daher auch die meisten Ressourcen benötigt werden. In dieser Zeit fällt der höchste Arbeitsaufwand an.

Der Projektplan wird umgesetzt und die Unterschiede zwischen den Planzielen und dem Erreichten tritt zutage. Projektmanager müssen auf Abweichungen vom Zeitplan oder den budgetierten Kosten schnell und entschlossen reagieren. Zudem müssen sie die Zahl der Änderungswünsche im Auge behalten und gleichzeitig mögliche Varianzsteigerungen managen.

In dieser Phase ist es wichtig, dass die Projektmanager effiziente Entscheidungen treffen. Dazu brauchen sie Zugriff auf Projektmetriken, die im Lauf der Konstruktionsphase entstehen. Eine flexible Tooling-Lösung kann einen zentralen Datenpool für das Projektmanagement bereitstellen, in dem alle Projektakteure zusammenarbeiten. Dies ist eine effiziente Methode, wertvolle Informationen verfügbar zu machen, um auf der Basis aller relevanten Daten die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Die Realisierung und das Management von Projekten ist ein langwieriger, aber durchwegs faszinierender Prozess. Der Erfolg von IT-Projekten hängt in hohem Masse von der Qualität des Ressourcenmanagements ab. Folgende Praktiken haben sich dabei zur Sicherung des Projekterfolgs bewährt:

o Sorgen Sie dafür, dass die relevanten Projektdaten durch geeignete Metriksysteme bereitgestellt werden. Dies erleichtert es erheblich, Projektresultate zu dokumentieren und zu vertreten, was wiederum zu besserer Governance führt.

o Implementieren Sie geeignete Projektportfolio- und Change-Management-Tools. Dies erleichtert die Umsetzung der vom Unternehmen beschlossenen Geschäftsprozesse.

o Teilen Sie Serviceprojektverträge mit Ihren Service-Providern in zwei bis drei Teilverträge auf. Dies erlaubt es, den Leistungsumfang und den Aufwand neu zu beurteilen, und verbessert gleichzeitig den Kommunikationsfluss und die Transparenz mit dem Provider.