Rund 90 Teilnehmer besuchten die diesjährige Computerworld-Konferenz «Dokumentenmanagement 2010» im Zürcher World Trade Center. An der Veranstaltung diskutierten Experten unter anderem darüber, welchen Stellenwert Dokumentenmanagement heutzutage besitzt und wo die grössten Kosten- und Stolperfallen lauern.
Rolf Jufer-Meier, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Berner Fachhochschule, informierte an der Computerworld-Konferenz über die Anforderungen und Voraussetzungen von Dokumentenmanagement (DM). Unternehmen speichern laut Jufer-Meier nach wie vor einen Grossteil des Wissens in Dokumenten. Der Spezialist plädiert daher dafür, dass Firmen die Speicherung, Verwaltung und den Wiedergewinn von Dokumenten systematisieren. Denn werden diese Punkte dem Zufall überlassen, «riskiert das Unternehmen, dass wichtige Teile seines Wissens verfälscht werden, verloren gehen und damit nicht mehr nutzbar sind oder missbraucht werden», so der Experte. Jufer-Meier stellte im Zuge seines Vortrags die Frage in den Raum, welche Probleme Dokumentenmanagement denn lösen kann und lieferte postwendend eine Antwort darauf: «Dort wo ein Dokumentenmanagement-System (DMS) umfassend genutzt wird, kann schnell die richtige Entscheidung getroffen werden, da alle benötigten Informationen jederzeit auf Abruf zur Verfügung stehen.» Werden schliesslich so genannte träge Prozesse eliminiert respektive vermindert, könnten laut Jufer-Meier wirtschaftliche Vorteile realisiert werden - ein Beispiel ist aus seiner Sicht etwa ein verbesserter Kundenservice. Zudem würden DMS die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllen. Diese und ähnliche positive Effekte entstehen jedoch nicht automatisch, «sondern nur falls DM in ein umfassendes Informationsmanagement eingebettet wird», gibt der Wirtschaftsinformatikprofessor zu bedenken. Beschliessen Unternehmen ein DMS einzuführen ist dies gemäss dem Referenten eine strategische Entscheidung, die eine sorgfältige Planung erfordert. Ein DMS habe weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen und greife in praktisch alle Unternehmensprozesse ein. Die Einführung eines solchen Systems ist Jufer-Meier zufolge daher in erster Linie eine Organisationsfrage und erst in zweiter Instanz ein Technologieprojekt. Auf der nächsten Seite lesen Sie: «Kosten senken mit ECM»
Kosten senken mit ECM Anschliessend berichtete Robert Schlee, Principal Solution Consultant bei Open Text, darüber, wie sich mittels Prozessmanagement bzw. Enterprise Content Management (ECM) Kosten einsparen lassen. Anhand zahlreicher Praxisbeispiele zeigte Schlee auf, wo sich Automatisierungspotenzial verbirgt - etwa bei transaktionaler Eingangs- bzw. Ausgangspost wie beispielsweise Rechnungen oder Bestellungen. Auch bei E-Mails sieht Schlee ein entsprechendes Potenzial. Beispielsweise sorgen eine gemeinsame Ablage und Archivierung für Automatisierung in diesem Bereich. Wie Unternehmen der Datenflut Herr werden können bzw. wie sich Wichtiges von Unwichtigem trennen lässt, erfuhren die Teilnehmer der Computerworld-Konferenz schliesslich von Daniel Liebhart, Dozent für Informatik an der Hochschule für Technik in Zürich Solution Manager bei Trivadis. Unter anderem trat der Spezialist dafür ein, dass Firmen Anwendungen und Daten trennen sowie Informationen bewerten.
Neben zahlreichen weiteren interessanten Referaten gab es für die Teilnehmer der Computerworld-Konferenz «Dokumentenmanagement 2010» aber auch vielfältige Möglichkeiten zum Networking, die intensiv genutzt wurden. Impressionen davon finden sich in der untenstehenden Bildergalerie.
