Kosten senken beim Drucken

Tanja Sievert ist Teamleader Communications bei Lanier Schweiz.

Der Wildwuchs von Druckern, Scannern, Multifunktions- und Kopiergeräten verschiedenster Hersteller sorgt in vielen Betrieben für viel zu hohe Kosten. Oft ist diese Infrastruktur über Jahre hinweg stetig gewachsen, ohne dabei einem Gesamtkonzept zu folgen.

Insbesondere bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial wie Tintenpatronen und Toner sowie beim Wartungsaufwand wächst die finanzielle Belastung. In den meisten Fällen könnten durch eine einheitliche, konsolidierte Lösung erhebliche Synergien genutzt werden, die zu messbaren Einsparungen auf der Kostenseite sowie einer ganzheitlichen Prozessoptimierung führen.

Aus diesen Gründen sollten Unternehmen bei der Einführung von neuen Lösungen nicht mehr nur auf die Beschaffungskosten achten, sondern auch die Gesamtkosten (TCO, Total Cost of Ownership) berücksichtigen.

Im Bereich Dokumentenmanagement, das lange Zeit sträflich vernachlässigt wurde, gibt es aufgrund neuster Technologien signifikante Sparpotenziale - bestehend einerseits aus tieferen Hardware-Kosten, andererseits aus verbesserten Prozessen und höherer Produktivität. So sind moderne Multifunktionssysteme in der Lage, die unterschiedlichsten Funktionen auszuführen: sie drucken, kopieren, faxen, scannen oder speichern Dokumente und verfügen zusätzlich über Endverarbeitungsfunktionen wie zum Beispiel Stapelverarbeitung oder automatisches Heften, was wiederum Arbeitszeit spart. Weil sie problemlos zwei bis drei Geräte älterer Bauart ersetzen können, reduzieren sich zum einen die Anschaffungskosten, zum anderen verhilft eine homogene Dokumentenmanagement-Lösung, dank tieferer Kopier- und Druckkosten, zu Einsparungen im laufenden Betrieb.

Mit optimierten Arbeitsprozessen, kontrollierten Kosten, welche die Dokumentenproduktion hervorrufen, und klar definierten Zielsetzungen können praktisch in jeder Firma Verbesserungen erreicht werden. Dafür muss allerdings ein gewisser Aufwand betrieben werden: Um Arbeitsabläufe und Lebenszyklen von Dokumenten zu verstehen, muss zunächst die notwendige Zeit investiert werden, damit Empfehlungen und Implementierungen auch auf realen Fakten basieren und umsetzbar sind. Neben der Senkung der Kosten sind Faktoren wie Kontinuität, Flexibilität und Akzeptanz der Systembenutzer ebenso wichtig, um die vorgegebenen Ziele zu erreichen.

Einen besonderen Stellenwert erhält aus den beschriebenen Gründen die gründliche Analyse von Ist- und Soll-Zustand des Dokumenten-Entstehungsprozesses innerhalb eines Unternehmens. Zuerst muss eine Momentaufnahme erarbeitet werden, welche die bestehende Einrichtung auf deren Kosten- und Benutzungseffizienz prüft. Anschliessend werden verschiedene technische und benutzerspezifische Faktoren, wie zum Beispiel Ausstossvolumen, Systemzugänglichkeit, Produktionskapazitäten oder der Bedarf für farbiges Drucken, unter die Lupe genommen.

Da nun eine klare Übersicht über die vorhandenen Produkte und Prozesse besteht, können in einem nächsten Schritt Wege aufgezeigt werden, die zu Verbesserungen von Prozessabläufen, zur Straffung des gesamten Geräteparks, bis hin zur Optimierung im Einkauf sowie der Administration des ganzen Dokumenten-Outputs führen.

Mit der Transparenz, die eine solche Analyse schafft, kann die gesamte Systemumgebung durch die richtige Kombination von neuen Multifunktionsgeräten und Services optimal auf die Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt werden. In vielen Fällen ist dies mit einer Reduktion redundanter Systeme beziehungsweise der Rationalisierung der bestehenden Infrastruktur verbunden, die das gesamte Dokumentenmanagement vereinfachen und helfen, die Kosten erheblich zu senken.

Dokumentenmanagement in der Praxis

Dätwyler halbiert Druckkosten

Bei der Division Kabel+Systeme der in Altdorf beheimateten Dätwyler-Gruppe standen bis vor kurzem, abgesehen von den bestehenden Kopierern, Faxgeräten und Netzwerkdruckern, auch noch eine Vielzahl von Desktop-Tintenstrahldruckern im Einsatz. Insgesamt kam der Konzernbereich so auf rund 180 Geräte. «Diese Vielfalt ist in den verschiedenen Abteilungen historisch gewachsen und hat insbesondere bei der Beschaffung von Zubehör wie Tintenpatronen hohe Kosten verursacht», erklärt Ivo Tresch, Leiter IT-Technik bei Dätwyler.

Um einerseits die Druckkosten zu senken und andererseits den Wartungsaufwand für die IT-Abteilung zu reduzieren, wurde Lanier (Schweiz) damit beauftragt, den bestehenden Gerätepark und die Anforderungen an die künftige Lösung mit allen erforderlichen Spezifikationen zu prüfen . Beim Konzeptvorschlag war auch die Vernetzung der Drucker ein wichtiges Kriterium. Alle lokalen Arbeitsplatzdrucker wurden gestrichen und der Maschinenpark so auf 40 Geräte heruntergefahren. Mit der vorgeschlagenen Lösung könnten die Druckkosten in etwa halbiert werden, so die Prognose.

Die Umstellung auf die neue Lanier-Lösung ging laut Tresch dank einer gründlichen Vorbereitung im Vorfeld - wie das Einrichten der verschiedenen Druckergruppen, die Installation der benötigten Treiber oder die Netzwerkzuordnung an den Gerätestandorten - reibungslos über die Bühne. Alle neuen Geräte sind entsprechend den Anforderungen am jeweiligen Standort modifiziert und verfügen je nach Bedarf über Funktionen wie Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder, Fax- oder Finishing-Optionen.

Ivo Tresch zieht nach der Einführung der Dokumentenmanagement-Lösung eine positive Bilanz: «Die bisher gesammelten Erfahrungswerte und Auswertungen haben gezeigt, dass wir das angestrebte Ziel - bei der Planung der neuen Druckerumgebung sind wir von der optimistischen Zielsetzung einer Kostenersparnis von 50 Prozent ausgegangen - sogar noch übertreffen können.» bac