Bell 18.05.2017, 09:00 Uhr

rechtsichere E-Mail-Archivierung

Der Fleisch- und Convenience-Verarbeiter Bell Food Group setzt bei der E-Mail-Sicherung auf eine Archivierungslösung von Barracuda. Damit entlastet er auch den Exchange-Server.
Die Bell Food Group ist der führende Fleisch- und Convenience-Verarbeiter der Schweiz. Das Unternehmen mit rund 9500 Mitarbeitern hat den Hauptsitz in Basel. Dort verwaltet Bellauch die gesamte IT-Infrastruktur, inklusive dem E-Mail-Verkehr für die rund 40 Standorte in der Schweiz und Europa.
Als Teil der Unternehmenskommunikation gelten E-Mails rechtlich als geschäftsrelevante Dokumente und müssen daher ordnungsgemäss aufbewahrt werden. Das Schweizer Recht dafür sieht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor. Für die Unternehmens-IT stellt dies eine Herausforderung dar, da weder Backups des E-Mail-Servers noch PST-Dateien den gesetzlichen Anforderungen genügen. Beispielsweise können E-Mails gelöscht werden, bevor Sie in einer PST-Datei gespeichert oder gesichert wurden.  Weiterhin verschwimmt in der Geschäftswelt zunehmend die Grenze zwischen beruflichen und privaten E-Mails. Das betrifft natürlich auch Bell: Einige Nachrichten müssen archiviert, andere können bei Bedarf abgelegt und dritte dürfen keinesfalls gespeichert werden. 

Compliant und effizient

Um den rechtlichen Anforderungen zu genügen, suchte Bell nach einer effizienten und flexiblen Archivierungslösung, die zusätzlich den Exchange-Server entlastet sowie einen orts- und geräteunabhängig Zugriff auf das E-Mail-Archiv erlaubt. 
Mit diesen Anforderungen wandte sich Peter Kunimünch, Head of Governance and Services bei Bell, an den Security-Spezialisten Omicron: «Unsere Anforderungen an einen künftigen Archivierungsdienst bestanden in erster Linie darin, alle Compliance-Richtlinien abzudecken. Gemessen am E-Mail-Aufkommen innerhalb der Bell Food Group wollten wir darüber hinaus unsere Exchange-Server deutlich entlasten. Und das Management des Services sollte einfach sein.» Nächste Seite: Sparen am Speicherplatz Aufgrund der hohen Mitarbeiterzahl und des grossen Speicherbedarfs von täglich 3 Gigabyte bei rund 30'000 E-Mails empfahl Omicron den «Message Archiver 950» von Barracuda. «Mit einer empfohlenen Mitarbeiterzahl ab 4000 und einer Speicherkapazität von 28 Terabyte sind wir damit bei Bell auf der sicheren Seite», sagt Adrian Tschopp, Security & Network Engineer bei Omicron. Die Lösung nutzt Journaling, PST-Collection und den historischen Import, um alle E-Mails plus Anhänge zu sammeln. So können Unternehmen tiefere Limits für Postfächer implementieren, was den Speicherbedarf verringert. 
Nach der Archivierung greifen die Benutzer über mobile Apps, über ein Outlook-Add-in oder die Weboberfläche auf ihre alten Nachrichten zu. Die Barracuda-Lösung kann Attachements und ganze E-Mails aus dem Exchange-Server entfernen und einen Pointer auf das Archiv hinterlegen, was den Speicherplatz enorm verringert. «Mit Barracuda Message Archiver entlasten wir die Exchange-Umgebung spürbar», sagt Jochen Stoll, Head of IT Infrastructure bei Bell.

Archivierung ohne IT-Aufwand

Seit der Installation des Barracuda-Produkts erfolgt die Sicherung aller geschäftsrelevanter E-Mails fortlaufend in Echtzeit. So werden sämtliche Compliance-Anforderungen nahezu ohne Mehraufwand für die IT-Abteilung erfüllt. Da jeder Mitarbeiter selbst aus seiner Office-Umgebung heraus auf das Archiv zugreifen kann, lässt sich einerseits der Datenschutz gewährleisten und andererseits Ressourcen in der IT einsparen. Die Informatik muss nun nicht mehr aktiv werden, wenn ein Anwender den Zugriff auf historische E-Mails benötigt. Dies können die User selbst erledigen. 
Nach den Worten Stolls ist Bell mit der Barracuda-Appliance für die Zukunft gut aufgestellt. «Für aktuelle Herausforderungen wie strengere Compliance-Anforderungen und mehr Datensicherheit wegen Hackerangriffen und Ransomware, hat Bell nunmehr eine geeignete Lösung in Betrieb», sagt er. Momentan erfolge die Einbindung aller Bell-Tochterfirmen in die Archivierungsumgebung, darunter die jüngst fusionierten Betriebe Eisberg und Gastro Star sowie die liechtensteinische Hilcona.


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