Druckprozesse brauchen Nachhilfe

Das Druckerumfeld ist ein beliebtes Ziel, um Kosten einzusparen. Mit Recht, denn die Druckprozesskette vom Kauf über den Einsatz bei den Mitarbeitern, Materialbeschaffung und Service ist komplex, vielteilig und bietet daher viele Ansatzpunkte. Die aktuelle ,,Printerumfrage10", bringt einige ganz simple und offensichtliche Ablauffehler im Output-Prozess an den Tag, die zu höchst empfindlichen Produktivitätsstörungen führen.

Die Studie wurde vom Oktober 2009 bis januar 2010 im Auftrag von Brother vom Consulting-Unternehmen für Output-Management Dokulife unter insgesamt 8851 Personen aus dem deutschsprachigen Raum (Schweiz, Deutschland, Österreich) durchgeführt. Im Mittelpunkt standen die Themen Geräteauswahl, Zuverlässigkeit und die Zufriedenheit der Nutzer.

Bei der Frage nach den häufigsten Fehlerquellen entpuppen sich vermeintlich kleine Pannen wie etwa ein leerer Papierschacht als wahre Produktivitätskiller. 74 Prozent der Befragten nennen dies als häufigsten Grund, weshalb sie nicht drucken können. ,,Toner/Tinte leer" liegt mit 29 Prozent an zweiter Stelle. Hier versagt ganz eindeutig das Prozessmanagement bei der Versorgung der Geräte mit Verbrauchsmaterialien. Dabei wäre das Problem durch die Vergabe eindeutiger Verantwortlichkeiten für die Materialversorgung - und sei es an das Reinigungspersonal - in den Griff zu bekommen.

Die ,,Papierstaus", die 26 Prozent der befragten Anwender oft stören, haben zwar weniger menschliche als technische Ursachen, allerdings delegiert Theo Reinerth, Unternehmenssprecher von Brother, auch einen Gutteil der Verantwortung für diesen Fehler ans Druckermanagement. Zu oft werde an der Papierqualität gespart, lautet sein Vorwurf. ,,Schon vergleichsweise preisgünstige Geräte müssen hohe Druckvolumina bewältigen und damit höchst präzise arbeiten. Deshalb ist ein Papierstau in vielen Fällen direkt auf die mangelnde Qualität oder die fehlerhafte Lagerung des Druckerpapiers zurückzuführen."

Dieser Wunsch nach Qualität beim Verbrauchsmaterial wird wohl noch einige Zeit unerfüllt bleiben, denn das Auswahlkriterium ist bei den meisten Unternehmen der Preis und nicht die Qualität. Ein Grund dafür liegt auch darin, dass der Einkauf von Verbrauchsmaterialien in getrennten Vertriebskanälen verläuft, wie die Printerumfrage10 herausfand.

Bei der Anschaffung von IT-Geräten wie Drucker, bei der auch häufig noch der Geschäftsführer oder die IT-Abteilung mitentscheidet, wird eher noch beim Fachhandel gekauft. Doch Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner werden beschafft wie vor 20 Jahren: Diese Aufgabe erledigt in der Regel Assistenz, Hausmeister oder Empfang im Rahmen der Büromaterialbestellung - oft bei Online-Versendern nach der Vorgabe ,,so günstig wie möglich".

Prozesstechnisches Verbesserungspotenzial bringt ein weiteres Studienergebnis ans Licht, wenn auch erst auf den zweiten Blick: Der Grossteil der abgesandten Druckjobs umfasst weniger als sechs Seiten. 89 Prozent der Befragten gaben an, dass sie häufig oder sehr häufig nur eine Seite pro Druckjob drucken, 93 Prozent der Befragten zwei bis fünf Seiten. Grössere Druckaufträge mit sechs bis 15 Seiten führen nur 49 Prozent häufig oder sehr häufig durch, mit 16 bis 40 Seiten sind nur noch 18 Prozent dabei.

Da dieses Verhalten für kleinere Geräten am Arbeitsplatz ebenso gilt wie für grosse Arbeitsgruppengeräte im Flur oder Kopierraum, wird auch hier wieder der Fehler im System offenbar: Wo bleibt das Einsparpotenzial, wenn die Mitarbeiter ohne Arbeitsplatzdrucker für jede einzelne Seite den Gang zum Kopierraum unternehmen müssen? Oder warten müssen, bis mehrere Seiten zusammen kommen, mit dem Resultat, dass ein freundlicher Kollege den Output-Schacht leergeräumt hat. Also wird nochmals gedruckt. Befürworter von rigoroser Konsolidierung und zentralen Druckräumen sollten ihre Massnahmen anhand dieser Erkenntnisse nochmals überdenken.

Ein höchst interessanter Fragenblock der Studie untersuchte die Bereiche in Unternehmen, in denen Druckkosten gespart werden sollen.

Grösster Beliebtheit erfreut sich dabei die Gerätekonsolidierung. 29 Prozent der Befragten ist diese Sparmassnahme am Arbeitsplatz nur zu gut bekannt, bei grösseren Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern sind es gar 43 Prozent. Auch der Farbdruck wird gerne eingeschränkt, Tintenstrahler aus den Büros verbannt.

Nicht ganz so offensichtlich für die Kostenoptimierer ist es, dass sich auch durch Mitarbeiterschulungen so richtig Druckkosten einsparen lassen. Nur fünf Prozent der Befragten, so die Studie, werden beispielsweise über die kostensparenden Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten aufgeklärt -etwa über die Scan-to-Funktionen.

,,Generell mangelt es an der entsprechenden Einführung der Mitarbeiter in moderne multifunktionale Druckmaschinen", moniert Reinerth. ,,Das führt letztendlich dazu, dass ein komplexer Netzwerkkopierer aus Unkenntnis zum Analogkopierer degradiert wird."

Die Studien-Ergebnisse im Überblick

o Häufigste Fehlerquellen beim Drucken sind ,,Papier aus", ,,Toner aus" und ,,Papierstau"

o Die Druckqualität ist bei allen befragten Gruppen kaufentscheidend

o DINA4-Geräte spielen eine marktbeherrschende Rolle

o Markentreue im Druckgerätebereich gibt es bei den Anwendern kaum

o Bei kleinen Unternehmen dominiert der Tintenstrahler, bei Unternehmen mit mehr als 11 Mitarbeitern liegen Schwarzweiss-Laser vorne.

o Verbrauchsmaterialien werden auf zwei Wegen beschafft: Tinte und Toner eher im Versandhandel, die Geräte im Fachhandel und Flächenmarkt

o Das Gros der Anwender druckt meist nur zwei bis fünf Seiten pro Druckjob

o Sparpotenzial sehen Unternehmen in der Druckerinfrastruktur z.B. durch Einschränkung des Farbdrucks oder Eliminierung von Arbeitsplatztintenstrahlern

o Mitarbeiter werden fast gar nicht über Kostensparmöglichkeiten der Multifunktionsgeräten aufgeklärt