Sicher drucken und sparen

Bei den Banken und Finanzinstituten ist in punkto IT-Budget derzeit sparen angesagt. Ein Bereich mit besonders hohem Sparpotenzial ist die Druckerflotte. Der Luzerner Kantonalbank (LUKB) erging es damit wie vielen Unternehmen: Im Lauf der Zeit entstand eine «historisch gewachsene» Vielfalt an unterschiedlichen, dezentralen Systemen. Der heterogene Gerätepark verursachte hohe Betriebskosten und einen aufwendigen Support. Zudem liess sich das pro Jahr produzierte Output-Volumen von mehreren Millionen Seiten nur schwer kontrollieren.

Mitte 2005 entschied man sich für das Outsourcing des gesamten Drucker- und Kopiererparks. Ziel war es, durch den Einsatz von wenigen, vernetzten Multifunktionssystemen das Druckermanagement zu optimieren und die damit verbundenen Support- und Wartungsprozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus sollten die neuen Systeme eine hohe Output-Qualität sicherstellen und für eine transparente, verursacherbasierte Leistungsabrechnung sorgen. Eine der wichtigsten Forderungen an die neue Lösung war jedoch laut Wolfgang Benitz, Leiter ICT-Betrieb, die Sicherheit der Daten: «Als Bank legen wir grossen Wert auf die Einhaltung unserer hohen Sicherheitsrichtlinien, zum Beispiel im Umgang mit Kundendaten.»

In der Folge evaluierte die LUKB einen Partner, der als Generalunternehmen die Gesamtlösung abdecken konnte - und entschied sich für Canon. Wolfgang Benitz begründet den Entscheid so: «Canon besitzt Erfahrung in solch umfassenden Projekten und setzt bewährte Technologien ein. Zudem hat man uns mit dem Klickpreis ein attraktives und transparentes Abrechnungsmodell angeboten.»

Seit Mitte 2007 arbeiten alle 28 Standorte der LUKB mit der neuen Lösung. Insgesamt stehen 92 vernetzte Multifunktionssysteme im Einsatz, die drucken, kopieren und scannen können. Einzelplatzgeräte trifft man noch dort an, wo es vom Prozess her notwendig ist - zum Beispiel in den Kundenberatungszonen und an den Bankschaltern. Und wo lagen die grössten Probleme bei der Umsetzung? Wolfgang Benitz meint, das Projekt sei für alle Beteiligten eine Herausforderung gewesen: «Besonders anspruchsvoll war die Abstimmung unter den involvierten Partnern - dem Lieferanten, IT-Provider und der LUKB. Er empfiehlt: «ergebnisorientiert abgefasste Verträge, ein sauberes Vorprojekt mit Tests und Pilotbetrieb, eine hohe Projektdisziplin sowie die unmissverständliche Regelung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten».

Die Canon-Applikation uniFLOW Output Manager steuert die Druckjobs und sorgt dafür, dass sich die angefallenen Kosten direkt dem verursachenden Kostenträger zuweisen lassen. Die Funktion «My Print Anywhere» gibt die Druckjobs an jedem beliebigen Multifunktionssystem aus. Dafür, dass die Ausdrucke nicht in unberechtigte Hände gelangen, sorgt «Secure Printing»: Der Druckjob wird erst nach der Identifikation des Benutzers am Gerät über einen persönlichen Badge ausgelöst. Dieser Badge ist auch für das Kopieren, Scannen und Faxen notwendig. Weitere Sicherheitsmassnahmen sind das regelmässige Überschreiben der Druckdaten auf den Harddisks der Systeme und das lückenlose Protokollieren aller Vorgänge. Regelmässige Review-Meetings stellen zudem die stetige, technische und organisatorische Optimierung der Lösung sicher.