Office für Umsteiger

Mit der umgestellten Benutzeroberfläche von Office 2007 steht Microsoft-Kunden eine Art «Aktualisierungsschock» bevor: Unternehmen, die ohne Vorbereitung umstellen, laufen Gefahr, dass sich ihre Mitarbeiter in den täglich genutzten Büroprogrammen nicht mehr zurecht finden und deutlich länger für Routineaufgaben benötigen als vorher. Ein ungeschulter Mitarbeiter braucht für die gleichen Aufgaben pro Tag im Mittel 15 Minuten länger als sein geschulter Kollege.

Wieviel produktive Arbeitszeit damit verloren geht, rechnet Andreas Riedel, Inhaber des Thuner EDV-Schulungsspezialisten Riedel Computing, vor: Bei jährlich 47 Arbeitswochen mit je fünf Tagen ergibt das satte 59 Stunden. Geht man von einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden aus, sind das fast zwei Wochen. Für Office-Schulungen beraumen die meisten Schweizer Anbieter aber nur einen bis drei Tage an. die Investition in eine Schulung kann sich also auszahlen. Aber soll man überhaupt umsteigen?

Insbesondere Unternehmensmitarbeiter profitieren von den Verbesserungen in der täglichen Arbeit. Sie erledigen Aufgaben mit weniger Mausklicks und benötigen weniger Zeit für Standardaufgaben. Zu den neuen, produktivitätssteigernden Funktionen in Office 2007 zählen unter anderem:

Datenanalyse: Mit den «bedingten Formatierungen» von Excel 2007 verschaffen sich Anwender rasch einen Überblick über Tabellen. Die Software signalisiert durch farbige Zellenhintergründe, Icons oder Balkendiagramme beispielsweise grosse oder niedrige Werte.

Echtzeitvorschau: Alle Formatierungsänderungen zeigt Office in Echtzeit an. So prüfen Anwender zum Beispiel auch Folienübergänge und Sounds in PowerPoint-Präsentationen, schon beim Entstehen, ohne die Folien speichern zu müssen. Für den schnellen Überblick über umfangreiche Dokumente sorgt der Zoomschieber. Die stufenlose Seitenansicht ist so gut, dass sie selbst vom neuen OpenOffice.org 3.0 adaptiert wurde.

Nachrichtensuche: In Outlook 2007 kann global nach Inhalten von E-Mails, Attachments und Adressdaten gesucht werden. Treffer sind farblich hinterlegt. Die erweiterte Suche recherchiert gezielt in bestimmten Zeiträumen oder Ordnern.

Sicherheit: Für viel Aufsehen sorgten in der Vergangenheit Unternehmensinternas, die als Metadaten in Office-Dokumenten gespeichert waren. Damit Firmenmitarbeiter nur zur Veröffentlichung bestimmte Informationen weitergeben, prüft der Document Inspector alle Office-Dateien auf verborgene Inhalte und beseitigt auf Knopfdruck noch vorhandene Daten. Dafür war in früheren Office-Versionen eine separate Software erforderlich.

PDF-Export: Auf vielfachen Benutzerwunsch speichert Office 2007 endlich auch Dokumente als PDF. Dafür muss allerdings ein kostenloses Zusatzprogramm eingerichtet werden.

Abgesehen von den Änderungen an den Client-Applikationen spielt für Unternehmen vor allem das verbesserte Zusammenspiel der Applikationen eine Rolle. Forrester-Analyst Kyle McNabb betont, dass die Bürosuite im Zusammenspiel mit dem SharePoint-Server zur integrierten Collaboration-Plattform wird: «Der unmittelbare Zugriff auf Inhalte in Dokumenten- und Records-Management-Systemen ist für Unternehmen ein starkes Argument, den Umstieg auf Client- und Serverseite zu prüfen.»

Ist der Umstieg beschlossen, können Unternehmen aus einem vielfältigen Schulungsangebot wählen. Die Mitarbeiter der Bibliothek der ETH Zürich, des Armaturenherstellers KWC in Unterkulm und die Angestellten der Pädagogischen Hochschule Zürich lernten zum Beispiel in Seminaren des Anbieters Educon den Umgang mit Office 2007. Das Zürcher Unternehmen ist spezialisiert auf EDV-Fortbildungen in Organisationen und Unternehmen. Dafür entwerfen die Trainer gemeinsam mit den Projektverantwortlichen individuelle Lehrpläne, wobei auch spezielle Firmenvorgaben berücksichtigt werden.

Seminare im Unternehmen oder in eigenen Schulungsräumen in Basel, Bern und Zürich bietet auch PC·College an. Auf dem Programm steht ein Eintagesprogramm, in dem die Benutzer in die Grundlagen von Office 2007 eingeführt werden, oder das Dreitagesseminar, das zusätzlich die neuen Funktionen der Einzelanwendungen vermittelt.

Eine weitere Alternative sind Webportale wie www.elearningkurse.ch. Die Lernvideos lassen sich durch gedruckte Schulungsunterlagen ergänzen. Die Online-Kurse sind unabhängig von Ort und Zeit, das Lerntempo lässt sich individuell bestimmen. Unternehmen profitierten von dem geringen Administrationsaufwand und den kurzen Ausfallzeiten ihrer Mitarbeiter. Der Anbieter realisiert auch individuelle E-Learing-Plattformen für Unternehmenskunden, die er entweder selbst hostet oder im Firmennetz installiert.

Die BKW FMB Energie AG (BKW), eines der grossen Energieunternehmen der Schweiz, hat den grossen Umstieg für seine rund 2300 Desktop-PCs und Notebooks bereits hinter sich. Die Migration von Windows 2000 und Office 2000 auf Vista sowie Office 2007 war im September abgeschlossen. Nach einer halbtägigen Schulung hätten die Mitarbeiter sehr positiv reagiert, berichtet Rolf Schneider, Leiter Client Engineering bei BKW. Die attraktive Benutzeroberfläche und die neuen Funktionen gefallen den Nutzern. Auf die Frage, ob es auch Schattenseiten gäbe, meint Schneider schmunzelnd: «Die Fülle neuer Funktionen hat den einen oder anderen Anwender in der Anfangsphase ziemlich gefordert. Die Telefonleitungen in unserem Service Desk liefen aber auch in der ersten Phase niemals wirklich heiss.»