Flexibilität kommt vor technischer Qualität

Als Anfang 2005 der Umzug in neue Gebäude anstand, hat die BMW Group Switzerland die Gelegenheit genutzt, ihre heterogene Druckerinfrastruktur neu zu konzipieren und enger an ihre geschäftlichen Erfordernisse anzupassen. Für die Schweizer BMW-Zentrale in Diesldorf galt als oberstes Ziel, für mehr Flexibilität und Zuverlässigkeit zu sorgen. Gleichzeitig sollten sich die IT-Mitarbeiter stärker als bisher mit dem Kerngeschäft befassen können, statt Drucker zu warten oder Material zu bestellen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, suchten die Dielsdorfer einen Partner, der die Gesamtverantwortung für die Druck- und Bildinfrastruktur übernehmen sollte. Unter diversen Anbietern kam das HP-basierte (Hewlett-Packard) «Total Print Management» (TPM) von der auf Output und Dokumenten-Management spezialisierten Zuger IT-Dienstleisterin Beelk Services zum Zug. Der Anfang 2005 abgeschlossene Vierjahresvertrag umfasst die entsprechenden Services, das Verbrauschsmaterial, die Hardware und eine Web-basierte Überwachung.

Für die Entscheidung der hiesigen BMW-Zentrale war nicht die Qualität der HP-Technik ausschlaggebend. Vielmehr überzeugte die Flexibilität des TPM. Denn damit werde nicht nur die tatsächliche Gerätenutzung abgerechnet, sondern es können auch noch diverse kurz- oder langfristige Anwenderwünsche berücksichtigt werden, wie die Autobauer erklären. Zudem hat BMW bei der Evaluation der neuen Drucker-infrastruktur die Unterstützung der Zuger bei der Konzeption überzeugt: «Dass sie unsere geschäftlichen Belange verstanden haben, hat uns sehr viel gebracht», meint ein IT-Verantwortlicher. Auch seien nicht nur die Anforderungen, die BMW selbst aufgestellt hatte, erfüllt worden, sondern auch diverse andere Verbesserungen eingebracht worden.

Konkret stehen heute 51 Multifunktionsdrucker im Einsatz, von denen einer als Hochleistungsgerät für grosse Druckvolumen ausgelegt ist. Die Geräte werden mit Web-Jet-Admin überwacht, und die Nachbestellung von Verbrauchsmaterial erfolgt automatisch. Aktuell werden um die 200000 Seiten pro Monat ausgedruckt.

Die neue Infrastruktur läuft seit Februar 2005 und das Unternehmen hat erste Erfahrungen sammeln können. So wurde beispielsweise festgestellt, dass die Standardisierung des Druckerparks sich insofern ausgezahlt hat, weil sich sowohl die Bestellung von Verbrauchsmaterial wie die Reparaturen und auch der Austausch von Geräten einfacher und direkter als bisher abgewickeln lassen. «Und das Wichtigste überhaupt ist, dass die BMW-Mitarbeiter von derartigen Pflichten befreit sind,» wie ein IT-Verantwortlicher festhält.

Da das IT-Team von BMW in Dielsdorf relativ klein ist und neben den 280 internen Anwendern noch das Händlernetz mit 2000 Mitarbeitern unterstützt, wird klar, warum BMW die Zeit-ersparnis der neuen Druckerinfrastruktur so schätzt. Die Blockierung der IT-Abteilung durch interne Beanspruchung ist ein ganzes Stück weit aufgehoben: «Jetzt können wir uns besser um unsere Fachhändler kümmern und helfen, geschäftsrelevante Systeme einzurichten», erklärt ein IT-Mann die Vorteile.

Aber intern sind die Verbesserungen ebenfalls unübersehbar. Dass wie früher Mitarbeiter noch ein Stockwerk im Haus wechseln mussten, um zu kopieren oder zu faxen, ist vorbei. Die neuen Geräte sind so verteilt, dass sie bei jedem mit allen Funktionen in der Nähe stehen. Die Druckgeschwindigkeit hat sich verdoppelt und aufgrund des Hochleistungsdruckers entstehen auch in Spitzenzeiten - wenn etwa die Monatsabschlussberichte für die Vertretungen erstellt werden - absolut keine Staus.

Dass BMW mit der neuen Infrastruktur auch ihre Kosten reduzieren wollte, ist klar. Bei rund 30 Prozent Kostenreduktion sieht man bei BMW in Dielsdorf noch Potenzial. Denn die Faxübermittlung ist bisher nicht vollständig von den neuen Geräten abgelöst worden.

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BMW Group Switzerland
Die 1975 gegründete BMW Group Switzerland hat ihren Hauptsitz in Dielsdorf. Die hiesige Vertriebsniederlassung des bayrischen Automobilkonzerns beschäftigt 299 Mitarbeiter und betreut das Schweizer Händlernetz mit rund 2000 Mitarbeitern. Im Geschäftsjahr 2005 konnten im rückläufigen Automobilgeschäft 16499 Fahrzeuge der Marken BMW und Mini abgesetzt werden. Damit belegt BMW nach VW, Opel und Toyota den vierten Platz im Schweizer Automarkt.