24.11.2005, 18:46 Uhr

Partnerportal lässt Prozesskosten schrumpfen

Bedingt durch ein schnelles Unternehmenswachstum entstand bei der Rümlanger Kaba-Gruppe eine sehr heterogene IT-Systemlandschaft. Um die Auftrags- und Service- und Supportabwicklung zu verbessern, hat die IT-Abteilung von Kaba ein unternehmensweites Partnerportal aufgebaut.
Mit ihrem Börsengang im Jahr 1995 ist die Kaba-Gruppe, eine Herstellerin von Tür-, Schlüssel und anderen Sicherheitssystemen, rasch gewachsen. Heute zählt das Unternehmen, das seinen Hauptsitz in Rümlang hat, über rund 6200 Mitarbeiter. Bedingt durch das schnelle Unternehmenswachstum in den letzten Jahren ist eine sehr heterogene IT-Systemlandschaft entstanden. Die einzelnen Prozesse waren daher durch starke Medienbrüche und mangelnde Kommunikationsunterstützung zwischen den einzelnen Unternehmen und Unternehmensbereichen gekennzeichnet. Angesichts der Verteilung über ein grosses geografisches Gebiet wurde ein leistungs-fähiges Unternehmensportal mit Single-Sign-On-Funktion für den reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit dringend nötig. Organisatorisch hat Kaba schon vor einiger Zeit auf die Anforderungen reagiert. Das E-Way-Projekt ist nun die Umsetzung dieser Veränderungen auf der IT-Ebene.
Die wesentlichen Anforderungen an das Projekt Kaba E-Way bestanden zunächst einmal in einer Minimierung der Prozesskosten in den Bereichen Auftragsabwicklung, Service- und Supportabwicklung. Ganz allgemein sollte die Vertriebsunterstützung zwischen den Unternehmenspartnern und den jeweiligen Firmen der Kaba-Gruppe kostengünstiger werden.

Partnerportal lässt Prozesskosten schrumpfen

Den erhofften Einsparungen sollte eine Erhöhung und Absicherung des Umsatzes gegenüberstehen. Dies sollte durch eine stärkere Anbindung der Unternehmenspartner an die jeweiligen Firmen der Kaba-Gruppe erreicht werden. Es war das Ziel von Kaba, die Arbeit der Partner bei deren Projekten optimal zu unterstützen.
Das Ausnutzen gemeinsamer Ressourcen sollte die Performance verbessern beziehungsweise die Konsolidierung der IT-Systeme vorantreiben. Das letzte Ziel war die Verteilung der Administration: Es sollte keine zentrale Administration mehr geben, sondern vielmehr die weitestgehende Autonomie der einzelnen Kaba-Unternehmen. Sämtliche notwendigen Administrationsaufgaben wie etwa Kundenanlage, Berechtigungsvergabe, Gestaltung der jeweiligen Layouts, Anlegen von Gruppen und Rollen sollten so weit wie möglich durch den je-weiligen Verkäufer durchgeführt werden können.
Kaba wählte die Tibco-Lösungen für Unternehmensportale und Integrationsinfrastruktur: Portalbuilder, Businessworks und drei Adapter. Damit wurde ein neues Unternehmensportal implementiert, das die 50, bislang unabhängigen Firmen-Websites
ersetzt. Die Kaba-Tochterfirmen besitzen in der Regel eine eigene Website und einen eigenen LDAP-Server (Lightweight Direc-tory Access Protocol). Dieser wird dazu eingesetzt, Anwenderverzeichnisse zu prüfen und befugten Mitarbeitern entsprechenden Zugriff auf diverse unternehmensweite Anwendungen wie E-Mail, ERP, Collaboration und diverse Spezialanwendungen sowie den Content zu gewähren. Kaba beschloss, diesen Ansatz durch die Einrichtung eines einzigen Unternehmensportals, das über einen einzigen LDAP-Server für alle Mitarbeiter und Handelspartner verfügt, zu vereinfachen. Zudem sollten die wichtigsten Applikationen im Unternehmen mit diesem Portal integriert werden.

Partnerportal lässt Prozesskosten schrumpfen

Ein Login für alle Anwendungen

«Das Portalprojekt, das mit der Implementierung des unternehmensweiten LDAP-Servers begann, ist jetzt fertig gestellt», berichtet Hans-Peter Sauter, Corporate IT Manager bei Kaba. «Die Tibco-Lösung bettet den LDAP-Server in ihr Integrations-Framework ein und wird sukzessive auch die anderen Back-Office-Anwendungen anbinden, darunter E-Mail, Collaboration, ERP und Datenbanken. Dies wird bei Kaba für nahtlose interne wie externe Prozesse sorgen», so Sauter weiter.
Die Ziele wurden durch klassische Integ-rationsarbeit sowohl im Backend- als auch im Frontend-Bereich erreicht. Mit dem Systemintegrator Mercatis baute Kaba für die Partner ein Workplace-Portal auf, in dem alle für den jeweiligen Partner notwendigen Applikationen, Informationen, Dokumente und so weiter enthalten sind. Der Partner kann damit mit einem Login auf alle für ihn zugelassenen Applikationen und Informationen zugreifen. Wesentlich dabei ist, dass er mit einem Login zwischen allen für ihn zugelassenen Bereichen und Kaba-Unternehmen wechseln kann. «Bei einem Wechsel ändert sich für den Partner von der Handhabung des Portals gar nichts, allerdings weiss er trotzdem, mit welchem Kaba--Unternehmen er gerade arbeitet», erläutert Wolfgang Traxler, Geschäftsführer bei Mercatis.

Partnerportal lässt Prozesskosten schrumpfen

Dem jeweiligen Partner stehen unterschiedliche Rollen zur Verfügung, so dass er seinen Mitarbeitern unterschiedliche Sichten auf das Portal bieten kann. Das sind insbesondere die Bereiche Vertrieb, Auftragsabwicklung und Service bzw. Support. Die Partner haben mit diesem Portal die Möglichkeit, die gesamte Arbeit über ein einziges Portal abzuwickeln. Dabei stehen ihnen auch alle Informationen wie Auftragsstände oder Umsätze. zur Verfügung. Ausserdem wird speziell den externen
Partnern die Möglichkeit geboten, dass sämtliche Auftragsdaten in der Form zur Verfügung gestellt werden, so dass sie automatisch in die Auftrags-abwicklung des Partners übernommen werden können. Sauter hebt besonders die Unterstützung in der Mehrsprachigkeit, die einfach zu handhabenden Administrationstools für die User-, Gruppen- und Rechteverwaltung hervor, die keine Technikkenntnisse erfordern, aber dennoch ein Corporate LDAP-Verzeichnis berücksichtigen. Für die Dy-namic Portal Pages gibt es einen rol-lenbasierenden Content Generator im Portalbuilder.
In der nächsten Phase des Projekts E-Way ist die Einbindung der restlichen Kaba Unternehmen in Europa, Aufbau der EAI und Portalinfrastruktur für Asien und Nordamerika vorgesehen.
Der Autor: Wolfgang Kelz ist Director Solution Consulting EMEA bei Tibco.
Wolfgang Kelz


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