Das elektronische Unternehmens-Gedächtnis

Marc Ziegler ist Leiter Marketing bei Sage Schweiz
Vielerorts wird die Geschäftskorrespondenz heute elektronisch erledigt. Damit die Dokumente aber rechtsgültig sind, müssen sie nach wie vor auf Papier vorliegen. So die landläufige Meinung. Also drucken Unternehmensmitarbeiter die kaufmännischen Vorgänge aus - etwa Rechnungen und Mahnungen - und legen die Papierkopien in teurem Archivraum über zehn Jahre ab. So will es das Gesetz. Eine Alternative ist die Installation eines Dokumenten-Management-Systems (DMS).

Ein Dokument kann viele Formen haben: Geschäftsbriefe, Buchhaltungsauszüge, Konstruktionszeichnungen oder Bild- und Tondaten sind nur einige Beispiele. Voraussetzungen für eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten in einer Datenbank sind neben der digitalen Form die Zusatzinformationen zur Datei selbst. Viele Daten liegen heute von Anfang an in elektronischer Form vor. Das heisst aber nicht, dass diese Dokumente einfacher als ihre digitalisierten Papierkollegen zu verarbeiten sind. Entscheidend ist vielmehr die möglichst vollständige Erfassung der Daten: Neben Informationen wie Autor, Thema oder Datum ist eine adäquate Benennung für das spätere Auffinden in der Datenbank wichtig.

Moderne DMS-Lösungen können einen Grossteil dieser Informationen selbst erzeugen und in der Datenbank ablegen. Das Originaldokument bleibt dabei an seinem Speicherort und wird via DMS gefunden oder als Abbild dargestellt.Vorteil des digitalen Archivs ist die leichte Auffindbarkeit der Dokumente für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Das DMS berücksichtigt dabei auch Zugriffsberechtigungen, so dass nur diejenigen Anwender Daten nutzen können, die entsprechende Rechte besitzen. Das DMS vereinfacht zudem das Records Management, also das Verwalten von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Hinzu kommt die langfristige Lesbarkeit der Inhalte durch das automatische Konvertieren in beständige Datenformate.