Mobiler Workflow für den Einkauf

Davon träumen die Einkäufer in jedem Unternehmen: Die Beschaffung eines Produkts oder einer Dienstleistung wird schnell, risikolos, zum günstigsten Preis und zu den besten Zahlungsbedingungen abgewickelt. Modular aufgebaute Dokumenten- und Vertragsmanagement-Systeme können die Einkaufsprofis dabei unterstützen. Sie helfen, die Prozesse zu beschleunigen, die Kosten effizient zu gestalten und für jeden nachvollziehbar zu dokumentieren. Reporting- und Analyse-Funktionalitäten unterstützen darüber hinaus die unternehmerische Entscheidungsfindung und das Risikomanagement. Transparenz & strategische Planung Der Vorteil eines solchen aktiven Vertrags- und Dokumentenmanagements besteht darin, unternehmensweit sämtliche Einkaufsvereinbarungen samt deren Verbindungen zu Kunden- und Lieferantenverträgen transparent managen zu können. Buchungen und Zahlungen lassen sich automatisch den entsprechenden Verträgen zuordnen, wodurch stets eine Übersicht über Vertragsausschöpfung und verbleibende Obligos gegeben ist. Alle zum jeweiligen Einkauf gehörenden Daten und Dokumente liegen übersichtlich und revisionssicher in einer digitalen Akte, E-Mails sind direkt aus IBM Lotus Notes oder MS Outlook eingebunden. Diese digitalen Akten lassen sich beispielsweise an jedem SAP-Objekt im Beschaffungssektor führen, etwa als Lieferanten-, Kontrakt-, Bestell-, Material- oder Equipmentakte, und auch miteinander verknüpfen. Auf diese Weise entsteht automatisiert eine prozessorientierte Beschaffungsakte – von der Bestellanforderung bis zur Rechnungsprüfung und -begleichung. Die so gewonnene Transparenz steigert die Planungs- und Steuerungsfähigkeit im Einkauf und unterstützt diesen beim Ausschöpfen optimaler Vertrags- und Zahlungsbedingungen. Selbst die komplette Rechnungsverarbeitung, inklusive Freigabe- und VerbuchungsWorkflow, lässt sich automatisieren, zum Beispiel im Abgleich mit bestehenden Kunden-verträgen. Der verantwortliche Manager oder Sachbearbeiter erhält Zugang zu den betroffenen Dokumenten und kann diese ohne aufwendige Recherchen prüfen. Zahlungen können aber auch automatisiert verweigert werden, falls relevante Vertragspunkte nicht erfüllt sind. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Mobiler Zugriff auf den Workflow Vertragsmanagement-Lösungen bieten in der Regel auch ein breites Spektrum an Analyse- und Reporting-Funktionalitäten. Ob nach Lieferanten, Warengruppen, Unternehmensbereichen oder anderen Kriterien ausgewertet wird, ist meist frei wählbar. Dabei können die Informationen der Materialwirtschaft, Buchhaltung und des Controllings mit den weit in die Zukunft reichenden Daten des Vertragsmanagement-Systems intelligent verbunden werden. Mit Blick auf Wirtschaftsprüfungen lassen sich so etwa Soll-Stellungen, Zahlungsverpflichtungen, einkaufsbezogene Budgetierungen künftiger Geschäftsjahre sowie Anforderungen des Sarbanes-Oxley Acts, von Basel II/III und nationaler Gesetzgebungen aufbereiten. Die Analyse- und Reporting-Werkzeuge simulieren dabei die Auswirkungen auf den zukünftigen Geschäftserfolg, zeigen Einsparpotenziale auf und unterstützen strategische Entscheidungen, zum Beispiel zum Lieferantenportfolio. Mobiler Zugriff auf den Workflow Handelt es sich um zeitkritische Beschaffungen, die schnelle Entscheidungen fordern, sind mobile Applikationen generell im Vorteil. Sie verschaffen den Managern umgehende Auskunfts- und Handlungsfähigkeit, ohne die Prozesse zu stoppen – schon heute ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. Lesen Sie auf der nächsten Seite: ein Praxisbeispiel Ein Beispiel aus der Praxis: Der Einkauf der Deutschen Telekom setzt auf eine mobile Applikation, die auf dem in SAP und Microsoft integrierten Dokumentenmanagement cuSmarText der Circle Unlimited AG basiert. Seit mehr als einem Jahr nutzt das Management diese Lösung, um per BlackBerry und iPhone im nativen Look and Feel den Freigabe-Workflow zu optimieren. Ziel ist es, Bearbeitungszeiten und Aufwand für höherwertige Bestellungen zu senken und die Zufriedenheit der internen Kunden im Konzern zu steigern. Dr. Jürgen Kreil, bei der Deutschen Telekom für Procurement Operations verantwortlich, erklärt, worin für ihn der Vorteil dieser ins SAP-System integrierten Lösung besteht: «Unsere Manager nutzen die mobile Applikation vor allem dann, wenn es um die Genehmigung von Verträgen, Bestellungen und Warenkörben geht, die vom Wert über einem definierten Cliplevel liegen und deshalb vom Management freigezeichnet werden müssen.» Voraussetzung ist, dass die Genehmigungen eindeutig identifizierbar durch den jeweiligen Manager erfolgen und auf sicheren Datenkanälen kommuniziert werden. Ausserdem müssen die genutzten Endgeräte vom Unternehmen freigegeben sein. Da vor allem das obere Management, das häufig unterwegs ist, für die Freigaben verantwortlich zeichnet, konnten dank des Einsatzes mobiler Devices die Prozesse deutlich beschleunigt werden, wie Jürgen Kreil feststellt: «Wir erzielen durch die mobile Bestellfreigabe heute schnellere Durchlaufzeiten und eine verbesserte Time-to-Market.» Zum Autor: Michael Grötsch ist Vorstand der Circle Unlimited AG. Info: www.cuag.de