Schlechte Meetings kosten Millionen

Meetings gehören zum Büroalltag wie Kaffee, Kopierer und Computer. Hier werden Entscheidungen getroffen, Projekte abgestimmt und Teams koordiniert. Obwohl vielerorts Effizienz grossgeschrieben wird, verbringen wir heute mehr Zeit in Besprechungen als je zuvor. Laut einer internationalen Studie des Jabra Research Institute mit über 2300 Befragten in sieben Ländern verbringen Mitarbeitende durchschnittlich acht Stunden pro Woche in Meetings – also einen kompletten Arbeitstag. Hochgerechnet entspricht dies rund zweieinhalb Monaten pro Jahr.

Oftmals unnötig und teuer

Besonders alarmierend: 58 Prozent dieser Meeting-Zeit werden von den Teilnehmenden als unnötig oder wenig sinnvoll betrachtet. Pro Person entspricht dies rund 26 Arbeitstagen pro Jahr, die aus Sicht der Befragten keinen nennenswerten Nutzen stiften. Die Autoren sprechen von sogenannten «Meeting-Schulden». Gemeint sind die versteckten Kosten, die durch ineffiziente Besprechungen entstehen und sich über Monate und Jahre summieren. Anders als klassische Kostenstellen tauchen sie in keiner Bilanz auf, wirken sich aber direkt auf Produktivität, Motivation und Unternehmenserfolg aus.

Meeting folgt Meeting

Die Studie zeigt, dass schlechte Meetings selten ein isoliertes Ereignis bleiben. Vielmehr lösen sie häufig eine Kette weiterer Probleme aus. So verlassen 66 Prozent der Befragten Besprechungen regelmässig ohne klare nächste Schritte. 59 Prozent benötigen anschliessend ein weiteres Meeting, um offene Fragen zu klären. Ebenso viele berichten von zusätzlicher Arbeit, die allein deshalb entsteht, weil das ursprüngliche Meeting keine Klarheit geschaffen hat.  Damit endet die Belastung nicht mit dem Schliessen des Videokonferenz-Fensters. Im Gegenteil: Unklare Verantwortlichkeiten, Missverständnisse und fehlende Entscheidungen erzeugen weitere E-Mails, Abstimmungsrunden und Folgegespräche. Die eigentlichen Kosten eines schlechten Meetings liegen daher oft ausserhalb des Meetings selbst.

Technik bleibt ein Problem

Obwohl Unternehmen in den vergangenen Jahren massiv in digitale Zusammenarbeit investiert haben, bleiben technische Schwierigkeiten ein bedeutender Störfaktor. Besonders hybride Meetings erweisen sich als problematisch. In drei von vier hybriden Besprechungen kommt es laut Studie zu mindestens einem technischen Ausfall. Bei rein virtuellen Meetings liegt dieser Wert deutlich tiefer. Im Durchschnitt gehen pro hybridem Meeting fast elf Minuten durch technische Probleme verloren. Auf das Jahr gerechnet summiert sich dies auf drei bis vier volle Arbeitstage pro Mitarbeitendem. Besonders betroffen sind grosse Organisationen mit komplexen Besprechungsräumen und zahlreichen Teilnehmenden.  Hinzu kommt ein weiteres Problem: In rund sieben von zehn Meetings können Teilnehmende nicht alle Gesprächspartner klar sehen oder hören. Gerade Remote-Mitarbeitende fühlen sich häufig ausgeschlossen oder verpassen wichtige Inhalte.

Belastungsgrenze oft überschritten

Neben den finanziellen Folgen untersucht die Studie auch die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden. Die Ergebnisse zeigen, dass viele Beschäftigte ihre kognitive Belastungsgrenze bereits nach wenigen Stunden Meeting-Zeit erreichen. 42 Prozent der Befragten geben an, nach zwei Stunden aufeinanderfolgender Meetings ihre Energiegrenze zu erreichen. Nach vier Stunden sind es sogar 83 Prozent. Dennoch werden viele Mitarbeitende anschliessend erwartet, weitere Meetings zu besuchen oder komplexe Aufgaben zu erledigen. Wer regelmässig über diese Belastungsgrenze hinaus arbeitet, berichtet deutlich häufiger von zusätzlicher Nacharbeit und sinkender Konzentrationsfähigkeit. Schlechte Meetings kosten somit nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Leistungsfähigkeit für den restlichen Arbeitstag.

Negative Erfahrungen überwiegen

Ein weiteres Ergebnis überrascht: Die Probleme beginnen häufig bereits vor dem eigentlichen Termin. 87 Prozent der Befragten berichten von einem gewissen Mass an «Meeting-Unbehagen» – also dem Gefühl, einem Meeting mit Skepsis oder Frustration entgegenzusehen. Dieses Unbehagen ist keineswegs harmlos. Personen, die regelmässig negative Erwartungen an Meetings haben, verlassen diese deutlich häufiger ohne klare Ergebnisse. Sie benötigen häufiger Folgemeetings und berichten von mehr zusätzlicher Arbeit. Das Meeting wird dadurch zu einer selbsterfüllenden Prophezeiung: Wer schlechte Erfahrungen erwartet, erlebt sie oft auch.

KI rettet keine schlechten Meetings

Der aktuelle KI-Boom macht auch vor dem Besprechungsraum nicht halt. Drei Viertel der Befragten ­haben bereits KI-gestützte Meeting-Tools ausprobiert. Dazu gehören automatische Zusammenfassungen, Transkriptionen, Aufgabenlisten oder Follow-up-Mails.  Die regelmässige Nutzung bleibt jedoch überraschend gering. Weniger als ein Drittel der Be­fragten verwendet solche Werkzeuge dauerhaft. Hauptgründe sind mangelndes Vertrauen in die ­Genauigkeit der Ergebnisse sowie Datenschutz- und Compliance-Bedenken. Die zentrale Erkenntnis der Studie lautet daher: KI kann gute Meetings effi­zienter machen, aber keine schlechten Meetings ­retten. Wenn Ziele unklar sind, Teilnehmende schlecht eingebunden werden oder technische ­Probleme dominieren, kann auch die beste KI diese Defizite nicht ausgleichen.

Meetings? Ja, aber gezielt

Die Autoren plädieren deshalb nicht für eine generelle Reduktion aller Besprechungen, sondern für einen bewussteren Umgang mit unterschiedlichen Meeting-Typen. Status-Updates, Ankündigungen oder reine Informationsvermittlung könnten oft durch Dokumente, Intranet-Beiträge oder asynchrone Kommunikation ersetzt werden. Meetings sollten primär dort eingesetzt werden, wo Entscheidungen getroffen, Probleme gemeinsam gelöst oder kreative Ideen entwickelt werden. Die wichtigste Frage vor jeder Einladung lautet deshalb: Muss dieses Thema wirklich in einem Meeting behandelt werden? Wer diese Frage konsequent stellt, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität der verbleibenden Besprechungen deutlich verbessern.