Zeit für durchgängige digitale Prozesse

Echte Digitalisierung bedeutet, den Mut zu haben, Prozesse neu zu denken. Dieses Credo begleitet die Experten des IT-Dienstleistungsunternehmens CENT Systems bei ihrer täglichen Arbeit rund um die nachhaltige Optimierung betrieblicher Prozesse. Doch wo starten, wenn bestehende Prozess festgefahren sind und die Abläufe im Dokumentenmanagement auf ineffiziente Weise ihr Ziel schlussendlich doch erreichen? CENT Systems begleitet KMU, grosse Unternehmen, Behörden und Verwaltungen auf dem Weg in den digitalen Wandel und bietet einen Business Walkthrough, an dessen Ende ungeahnte Mehrwerte für durchgängige Prozessautomatisierungen stehen – mit den Managed Services Smart Scanning, der Smart Mailbox und dem Smart Archive.

Wie das Optimierungspotenzial in Unternehmen erkannt wird

Mit dem Business Walkthrough analysiert CENT Systems das Optimierungspotenzial direkt vor Ort. Die Digitalisierungsexperten des IT-Dienstleistungsunternehmen gehen dabei effektiv auf Wanderschaft in den Unternehmen und prüfen, wie die bestehenden Prozesse funktionieren. Besonders unter die Lupe genommen werden Medienbrüche sowie die Wege, welche die physischen Dokumente innerhalb eines Betriebs oder einer Organisation bis zur Archivierung durchlaufen. Auch vermeintlich bewährte Prozesse werden geprüft – denn ein ineffizienter analoger Prozess bleibt auch in digitaler Form ineffizient. Die Analyse der im Verlauf des Business Walkthrough gesammelten Erkenntnisse bildet im Anschluss die Grundlage für das weitere Vorgehen von CENT Systems. In gemeinsamen Workshops werden spezifische Ziele definiert, ehe die Vorbereitungen für die Implementierung der Managed Services – je nach Bedürfnis einzeln oder in ihrer Gesamtheit als End-to-Endlösung – getroffen werden.

Smart Scanning und Smart Mailbox – die Grundlage für effizientere Prozesse

Als Ausgangspunkt sämtlicher Prozessoptimierungen durch CENT Systems gilt das Smart Scanning. Der Managed Service erfasst sämtliche in Unternehmen, Verwaltungen oder Institutionen eingehenden physischen und digitalen Daten. Auf Grundlage der im Vorfeld definierten Parameter werden die Daten direkt in die Folgesysteme übertragen – beispielsweise in die ebenfalls von CENT Systems betriebene Smart Mailbox. Dort werden die mittels Smart Scanning erfassten Dokumente mit intelligenten Sortier-Algorithmen automatisiert an die entsprechenden Mitarbeitenden oder Personengruppen weitergeleitet. Die Mitarbeitenden erhalten so einen vollständig digitalen sowie orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Dokumente. In Kombination mit dem Smart Scanning werden auf diese Weise sämtliche eingehenden Dokumente direkt den zuständigen Personen zugewiesen – automatisch, effizient und sicher.

Das Smart Archive eröffnet das Zeitalter der digitalen Archive

Beeindruckende Vorteile bietet auch das Smart Archive, das als nächste Evolutionsstufe der klassischen Papierarchive die rechtkonforme digitale Archivierung sämtlicher geschäftsrelevanter Dokumente ermöglicht. Die GeBüV-zertifizierte e-Archivlösung von CENT Systems berücksichtigt die relevanten Aufbewahrungsfristen automatisch und garantiert mit fälschungssicheren Zeitstempeln und einer lückenlosen Protokollierung aller Anpassungen bis hin zur Ablagestruktur eine revisionssichere Umgebung für geschäftsrelevante Dokumente. Mit dem integrierten KI-Chatbot schafft das Smart Archive darüber hinaus Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten: Die ausschliesslich innerhalb der Firmengrenzen aktive KI ermöglicht die direkte Kommunikation mit den archivierten Dokumenten und macht so brachliegendes Unternehmenswissen innerhalb von Sekunden zugänglich. Der physische Gang ins Archiv fällt mit dem Smart Archive weg – eine Frage an den Chatbot genügt und die Informationen, die bisher im wahrsten Sinne des Wortes in physischen Archiven schlummerten, werden zugänglich gemacht.

Managed Services von CENT Systems als End-to-Endlösung

In Kombination mit den Managed Services Smart Scanning und Smart Mailbox fungiert das Smart Archive als End-to-Endlösung für die durchgehende Automatisation des Dokumentenmanagements von KMU, grossen Unternehmen, Behörden und Institutionen – vom Eingang der Dokumente in der physischen Post bis hin zur digitalen Langzeitarchivierung, wo das gespeicherte Wissen jederzeit zugänglich bleibt.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für den Einstieg in den digitalen Wandel

Nehmen Sie Kontakt mit den Digitalisierungsexperten von CENT Systems auf und erfahren Sie mehr über die innovativen Managed Services. Besuchen Sie die Website von CENT Systems und fordern Sie die «Smart Archive»-Demo an.