Ein neuer Ansatz im Output-Management

Modernes Output-Management besteht aus einem komplexen Zusammenspiel von Systemen und Prozessen, das Dokumente erstellt, aufbereitet, zustellt und archiviert. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Nachvollziehbarkeit, Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit kontinuierlich.

Als Anbieterin eines umfassenden IT-Lösungs- und Serviceportfolios für schweizerische Kranken- und Unfallversicherungen hat die Centris gemeinsam mit ihren Kunden einen standardisierten Ansatz für ihr Output-Management-System (OMS) entwickelt, um Effizienz und Qualität zu steigern sowie die Skalierbarkeit der Dokumentenverarbeitung zu erhöhen.

Standardisierung als Grundlage für Effizienz, Skalierung und Qualität

Im Zentrum des Ansatzes stehen standardisierte Vorlagen, die Inhalt, Struktur und Gestaltung aller verwendeten Dokumenttypen (Anträge, Rechnungen, Abrechnungen, regulatorische Mitteilungen etc.) verbindlich definieren. Statt für jeden Kunden vollständig individuelle Vorlagen zu entwickeln, kommt ein gemeinsamer Standard zum Einsatz. Kundenspezifische Elemente wie Logos sowie ausgewählte Text-, Layout- und Designkomponenten bleiben dabei weiterhin möglich.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist der Einbezug der User-Community. Die Standards werden gemeinsam mit den Kunden diskutiert, festgelegt und kontinuierlich weiterentwickelt. Die Versicherer gestalten die Dokumenttypen aktiv mit und profitieren gleichzeitig vom Know-how der Community.

So entsteht ein praxiserprobter Standard, der die Erfahrungen und Anforderungen mehrerer Versicherer zusammenführt. Die Wiederverwendung etablierter Dokumenttypen, Prozesse und Testverfahren reduziert den Entwicklungs- und Pflegeaufwand und minimiert potenzielle Fehlerquellen. Gleichzeitig können neue Anforderungen schneller umgesetzt werden. Dadurch steigt die Skalierbarkeit der Lösung, während die Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung sinken.

Mehrwert für die Kundenkommunikation

Von der Standardisierung profitieren insbesondere auch Neukunden der Centris. Sie setzen auf einer etablierten Plattform auf und können ihre eigenen Dokumenttypen schneller einführen. Standardisierte Prozesse sowie automatisierte Testverfahren sorgen von Beginn an für eine hohe Qualität. Releases, re­gulatorische Anpassungen und funktionale Erweiterungen werden zentral umgesetzt und stehen allen Kunden gleichermassen zur ­Verfügung.

Zusätzlich bietet das OMS der Centris fachlichen Mehrwert über die reine Dokumentenerstellung hinaus. Personalisierte Inhalte, digitale Verweise auf Self-Service-Angebote oder weiterführende Informationen können direkt in die Kundenkorrespondenz integriert werden. Dadurch werden Versicherte situa­tionsgerecht angesprochen und erhalten re­levante Informationen genau dort, wo sie ­benötigt werden – regelkonform und ohne Medienbruch. So wird Output von einer reinen Versandfunktion zu einem aktiven Kommunikationskanal, der die Interaktion mit dem Kunden unterstützt.

End-to-End-Prozesse als Grundlage für einen stabilen Output-Betrieb

Standardisierung bildet die Basis für ein effizientes Output-Management. Für einen zuverlässigen und stabilen Betrieb braucht es jedoch mehr als standardisierte Vorlagen allein. Hierfür betreibt die Centris ein modernes Output-Center, das die gesamte Output-Wertschöpfungskette aus einer Hand abzudecken vermag.

Die eingesetzte technische Infrastruktur kann sich dabei mit spezialisierten Output-Dienstleistern messen. Moderne Produktionssysteme, automatisierte Weiterverarbeitung, intelligente Kuvertierungslösungen sowie standardisierte Betriebs- und Qualitätssicherungsprozesse zusammen mit dem Fachwissen der Mitarbeitenden gewährleisten einen stabilen und wirtschaftlichen Betrieb.

Täglich werden hier grosse Mengen an Rechnungen, Policen, Leistungsabrechnungen, Kundenschreiben und regulatorischen Mitteilungen verarbeitet. Physische und digitale Kommunikationskanäle werden dabei über dieselbe OMS-Plattform orchestriert. Neben dem klassischen Postversand unterstützt die Lösung digitale Zustellkanäle wie Kundenportale, E-Mail oder eBill. Dadurch entsteht eine End-to-End-Lösung für die gesamte Kundenkommunikation.

Datensouveränität und Resilienz als Erfolgsfaktoren

Insbesondere bei sensiblen Daten erwarten Unternehmen höchste Standards hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Die Verarbeitung, der Druck und der Versand erfolgen ausschliesslich in der Schweiz und unter Schweizer Recht.

Gleichzeitig müssen Rechnungen, Policen, regulatorische Schreiben oder Kundeninformationen auch bei Störungen, Lastspitzen oder ausserordentlichen Ereignissen zuverlässig verarbeitet und zugestellt werden können. Business-Continuity-Management ist deshalb fester Bestandteil des Betriebsmodells der Centris-Output-Services. Die zugrunde liegende Infrastruktur basiert auf definierten Redundanzen und regelmässig überprüften Wiederanlaufszenarien. Ergänzt wird dies durch Monitoring- und Kontrollmechanismen, die Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung sicherstellen.

Ein zukunftsfähiges Modell für regulierte Branchen

Mit der Kombination aus standardisiertem OMS, leistungsfähiger Infrastruktur und stabilen Output-Services schafft die Centris ein attraktives Angebot für Unternehmen mit ­hohen Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Compliance. Modernes Output-Management ist damit weit mehr als Druck und ­Versand. Es entwickelt sich zu einer strate­gischen Plattform für eine sichere, effiziente und kanalübergreifende Kundenkommunikation.

Was sich im anspruchsvollen Umfeld der Kranken- und Unfallversicherungen bewährt hat, lässt sich heute auf zahlreiche weitere regulierte Branchen übertragen.

Dieser Beitrag wurde von der Centris AG zur Verfügung gestellt und stellt die Sicht des Unternehmens dar. Computerworld übernimmt für dessen Inhalt keine Verantwortung.