Wie digitale Archive Unternehmenswissen nutzbar machen

Computerworld: Sascha Büchler, in einem früheren Beitrag erklärten Sie das Zeitalter der papierbasierten Archive für beendet. Was stört Sie an klassischen Archiven?

Sascha Büchler: Die kurze Antwort lautet: Physische Archive sind nicht mehr zeitgemäss. Das liegt einerseits an den exponentiell wachsenden Datenmengen, aber auch an den steigenden Anforderungen an die Verfügbarkeit von archivierten Dokumenten. In KMU und grösseren Unternehmen wird der Ruf nach einem orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente lauter. Das verändert die Rolle des Papierarchivs. Das einstige Zentrum der Dokumentenverwaltung wurde so im Eiltempo zur strukturellen Hürde für effiziente Prozesse.

Computerworld: Was hindert Unternehmen daran, das Archiv auf eigenen Servern selbständig zu digitalisieren?

Sascha Büchler: Geschäftsrelevante Dokumente dürfen nicht einfach auf einen Stick geladen und auf einen Server übertragen werden. Die Geschäftsbücherverordnung der Schweiz – kurz GeBüV – erlaubt die digitale Archivierung von Dokumenten nur dann, wenn diese revisionssicher gespeichert werden und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen gewährleistet ist. Zudem müssen die Dokumente während der gesamten Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Moderne e-Archivlösung berücksichtigen diese anspruchsvollen gesetzlichen Anforderungen und garantieren, beispielsweise mit fälschungssicheren Zeitstempeln und einer lückenlosen Protokollierung sämtlicher Anpassungen, die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Computerworld: Archive werden also digital. Inwiefern bereichert dieser Wandel die Prozesseffizienz in Unternehmen?

Sascha Büchler: Digitale Archive verändern die Art und Weise, wie wir mit geschäftsrelevanten Dokumenten interagieren, fundamental. Die Grundlage dafür schafft die Integration von Künstlicher Intelligenz in e-Archivlösungen. Das im elektronischen Archiv gespeicherte Wissen wird dabei mittels KI-Chatbot innert Sekunden zugänglich gemacht – und zwar nicht nur mit standardisierten Suchmöglichkeiten, sondern mit individuellen Fragestellungen. Die Künstliche Intelligenz erkennt Zusammenhänge und macht Wissen intuitiv zugänglich – Wissen, das bisher in physischen Archiven sprichwörtlich verstaubte oder unter Aktenbergen verschwand.

Computerworld: Wie gehen Sie mit Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit KI und sensiblen Unternehmensdaten um?

Sascha Büchler: Die Künstliche Intelligenz ist ausschliesslich innerhalb der Firmengrenzen aktiv. Bei in der Schweiz entwickelten und betriebenen e-Archivlösungen kommt eine weitere Komponente hinzu: Die gespeicherten Daten unterliegen dem Schweizer Datenschutzgesetz und landen nicht auf im Ausland betriebenen Cloud-Diensten. Die Entscheidung, auf ein e-Archiv aus Schweizer Entwicklung zu setzen, ist demnach nicht nur ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Prozesseffizienz und Automatisation, sondern eine wesentliche Voraussetzung, um die Datenhoheit zu behalten.