Einstempeln via Mobiltelefon

«Meine Mitarbeiter sind ständig unterwegs und es gibt kaum einen Grund, weshalb sie sich in der Zentrale unbedingt einfinden müssten», sagt Björn Charczuk, Geschäftsführer der Spezialistin für Liegenschaftsunterhalt L&H in Bern. Ob Hauswarte, Gärtner, Gebäudereiniger, Schreiner oder andere Fachleute: Am Hauptquartier im Berner Lorrainequartier sind eigentlich nur ihre Rapporte gefragt. Müssten sie beispielsweise morgens vom Hauptsitz aus zu einem ihrer diversen Objekte in die Stadt oder Agglomeration fahren, würden sie erst einmal im Stadtverkehr feststecken, sagt Charczuk. Bis sie am eigentlichen Arbeitsort angelangt sind, könne durchaus mal eine Stunde im Auto verstreichen: «Tote Zeit, über die sich weder wir noch unsere Kunden freuen, denen wir die Zeit in Rechnung stellen müssen», weiss Charczuk.

Einen Ausweg fand Charczuk mit einer Applikation auf dem Handy. Ein Knopfdruck genügt - und Arbeitsbeginn sowie Arbeitsort seiner Aussendienstler sind elektronisch erfasst und werden via GPRS an die Zentrale gesendet und dort gespeichert. Nicht anders sieht es mit den Pausenzeiten aus, bei Standortwechseln und am Abend bei Ar-beits-schluss. Auf dem Handy kann jeder Mitarbeiter dann auch seine Tages-Arbeitszeit ablesen.

Die Anwendung ist bei den Fachleuten für Hauswartsdienste und Gebäude- und Liegenschaftsunterhalt, was auch Gartenpflege und Reinigungsdienste umfasst, seit einem halben Jahr Realität. Da die meisten Mitarbeiter Job-bedingt viel unterwegs sein müssen, werden allein durch die Vermeidung des Wegs zum Ein- und Ausstempeln in der Zentrale pro Woche bis zu fünf Arbeitstunden pro Miartarbeiter eingespart, erklärt Charczuk.

«Mobile Zeit- und Standort-erfassung» nennt sich das eingeführte Tool. Es ist ein weiterer Baustein in der seit zwei Jahren sukzessive auf elektronische Kommunikation zwischen L&H-Zentrale und -Aussendienstler umgestellten Infrastruktur.

Wichtige Informationen zum Arbeitseinsatz oder Rückfragen werden dabei vom zentralen System via GPRS (General Packet Radio Service) auf die Smartphones der Mitarbeiter geschickt. Mindestens zweimal pro Stunde werden die Daten automatisch synchronisiert. «Diese Kommunikation hat unsere Arbeitseinsatz-Planung und die Mitarbeiterinformation erheblich erleichtert», erklärt Charczuk: «Die Erweiterung auf die Arbeitszeit- und Standort-Erfassung via Mobil-telefon war für uns deshalb der logische nächste Schritt».

Mit seinem Anliegen, auch die Arbeitszeit und den Einsatzort der Mitarbeiter mobil zu steuern, fand Charczuk bei der zur France Telecom gehörenden Orange offene Ohren. Die hatte L&H bereits bei der Einführung der mobilen Datenverwaltung unterstützt. Neu kam die Cell-ID-Methode (Cell Identification) hinzu. Dabei erfolgt die Positionsbestimmung direkt übers Handy oder die Funkzellen des Mobilnetzes. Dabei kann der Standort eines Handys auf 100 bis 500 Meter genau ermittelt werden. Aufgrund der Cell-ID-Daten von Orange entwickelte dann die Basler Itsystems eine auf die Bedürfnisse von L&H abgestimmte, GPS-basierte Applikation für die mobile Arbeitszeit- und Standort-Erfassung.

«Meine Hauptanliegen waren die einfache Bedienung sowohl der Geräte als auch des Programms», erklärt Charczuk den Ausbau. Zudem wollte er ein automatisches und absturzsicheres System, erläutert er. Da er keinesfalls eine überstürzte Einführung wollte, wurde die Windows-Mobile-basierte Applikation, die auch Java-fähig ist, drei Monate lang ausführlich getestet. Auf Basis der aus den Tests gewonnenen Erfahrungen und der damit verbundenen Branchen-spezifischen Anpassungen entschloss sich L&H im Spätherbst 2006 zum Einsatz. So stempeln seit gut einem halben Jahr alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit per Knopfdruck auf ihr Handy ein.

Entscheidend waren für Charczuk klare Resultate: «Seit Einführung des Systems haben wir unsere Fahrwege massiv reduziert und sparen gleichzeitig Überzeiten ein», sagt er. «Die Mitarbeiter arbeiteten nicht mehr als vorher, haben aber dennoch mehr Zeit am jeweiligen Arbeitsort.» Damit profitiere auch die Kundschaft von der mobilen Datenerfassung und die Mitarbeiter geniessen heute gleitende Arbeitszeiten sowie die um eine Stunde pro Woche reduzierte Gesamtarbeitszeit. Weil durch die Registrierung via Handy bestätigt wird, dass der Angestellte wirklich am ange-geben Arbeitsort ist, entfallen überdies Kontrollen wie das frühere An- und Abmelden an der Zentrale.

Weil bereits Applikationen existieren, mit denen die Arbeitszeit auf ein bestimmtes Projekt gebucht und Aussendienstler vor Ort die erledigte Arbeit rapportieren sowie entsprechende Rechnungen stellen können, kann sich Charczuk Ausbauten vorstellen. Aber schrittweise. «Denn zurzeit sind unsere Bedürfnisse mit der Synchronisation der Kalender und der mobilen Arbeitszeit-Erfassung gut abgedeckt».

Informationen zum Unternehmen

Die Firma L&H Liegenschafts- und Hauswartsdienst mit Sitz in Bern wurde 1994 von Björn Charczuk gegründet. Der Inhaber und Geschäfts-führer beschäftigt heute 38 Mit-arbeiter. Sie arbeiten beispiels-weise als Hauswarte, Gärtner, Schreiner und Gebäudereiniger. Das Kern-geschäfte sind die Hauswartung und der Unterhalt von Privat- und Geschäftsliegenschaften, Reinigungsdienste und die Pflege von Grünanlagen in der Stadt Bern und deren Agglomeration.