22.06.2010, 10:10 Uhr
Kommunikationstools verbessern Change-Management
Mit modernen Dialogtechniken und Unified-Communication-Tools (UC) lassen sich Veränderungsprozesse in Unternehmen besser und schneller meistern, im Einsatz sind sie jedoch noch eher selten. Dies hat eine Studie von Cisco und Damovo ergeben.
Veränderungen gehören in der Wirtschaft zum Tagesgeschäft. Sie werden mehr, folgen in kürzeren Zyklen aufeinander und überlappen sich. Gerade in Krisenzeiten versuchen die Manager durch grossen Aktionismus wie etwa Änderungen in der Personalpolitik, Kostensenkungs- und Restrukturierungsmassnahmen, die Erschliessung neuer Märkte oder Übernahmen ihre Unternehmenssituation zu verbessern.
Das Gros der Veränderungen betrifft die Firma intern. Das bedeutet, dass das Unternehmen bei der Bewältigung zu einem grossen Teil mit sich selbst beschäftigt ist. Betroffen sind interne Abläufe und vor allem die Mitarbeiter, die Veränderungen - die sie vielleicht verunsichern - mittragen und mit umsetzen müssen. Deshalb ist es notwendig, Veränderungsprozesse zügig und zielgerichtet über die Bühne zu bringen, ,,denn ein Unternehmen, dessen Aktionen sich hauptsächlich um sich selber drehen, hat keine Zeit für Märkte und Kunden und ist damit handlungsunfähig", betont Bernd Heinrichs, Mitglied der Geschäftsführung von Cisco Deutschland.
Die vorliegende Studie von Cisco und Damovo belegt, dass es über 80 Prozent der Befragten für wichtig (sehr wichtig/eher wichtig) halten, dass Änderungen in ihrem Unternehmen vollzogen werden. Als Hauptursache für notwendige Veränderungen wird übrigens immer noch die Senkung der Kosten angesehen. Doch ist die Dringlichkeit bei Führungs- und Fachkräften verschieden ausgeprägt: Während die Manager zu 54 Prozent mit höchster Priorität auf Veränderung drängen, sind es bei den Fachkräften nur 35 Prozent. Dazu kommt, dass Mitarbeiter und Chefs auch die Qualität des Chance Managements in ihren Unternehmen unterschiedlich bewerten: So sind die Manager zu 71 Prozent der Meinung, dass die Kommunikationswege kurz sind - allerdings schliesst sich nur 47 Prozent ihres Teams dieser Meinung an. Mit der Regelmässigkeit der Information sind noch 68 Prozent der Vorgesetzten zufrieden. ihre Untergebenen nur noch zu 40 Prozent.
Diese Diskrepanz kann zu gefährlichen Spannungen und Blockaden unter den Mitarbeitern führen, wenn es dem Chance Management nicht gelingt, schnell einen Konsens herbeizuführen. Dies geschieht durch zeitnahe und ausgewogene, faire Kommunikation.
Diese Diskrepanz kann zu gefährlichen Spannungen und Blockaden unter den Mitarbeitern führen, wenn es dem Chance Management nicht gelingt, schnell einen Konsens herbeizuführen. Dies geschieht durch zeitnahe und ausgewogene, faire Kommunikation.
Immer noch: Erst die Chefs, dann die Mitarbeiter
Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist der Treiber des Change-Managements. Alle an einem Veränderungsprozess Beteiligten sollten schnell und flächendeckend informiert werden, um Missverständnissen und Gerüchten vorzubeugen. Doch damit ist es in den Unternehmen nicht zum Besten bestellt wie die Studie zeigt: Ein Drittel der befragten Mitarbeiter fühlt sich generell bei Change-Prozessen zu wenig berücksichtigt, gleichgültig ob bei Kostensenkungsmassnahmen, Umstrukturierungen oder Fusionen. Sie beklagen fehlende Information und Verständnisprobleme, berichten über Interessenskonflikte oder mangelnde Verantwortungsbereitschaft der Fach- und Führungskräfte.
Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist der Treiber des Change-Managements. Alle an einem Veränderungsprozess Beteiligten sollten schnell und flächendeckend informiert werden, um Missverständnissen und Gerüchten vorzubeugen. Doch damit ist es in den Unternehmen nicht zum Besten bestellt wie die Studie zeigt: Ein Drittel der befragten Mitarbeiter fühlt sich generell bei Change-Prozessen zu wenig berücksichtigt, gleichgültig ob bei Kostensenkungsmassnahmen, Umstrukturierungen oder Fusionen. Sie beklagen fehlende Information und Verständnisprobleme, berichten über Interessenskonflikte oder mangelnde Verantwortungsbereitschaft der Fach- und Führungskräfte.
Dabei bedienen sich die Unternehmen unterschiedlicher Konzepte, um ihre Mitarbeiter über die anstehenden Veränderungen zu informieren: Mit 43 Prozent wendet der Grossteil der Unternehmen die klassische, kaskadische Kommunikationsmethode an. In der Studie werden sie als ,,konservativ" eingeordnet: Hierbei werden zuerst die Vorgesetzten instruiert, die dann im nächsten Schritt das Team aufklären. Dies hat den Nachteil, dass eine Vielzahl der Kommunikatoren Fehlinterpretationen verursachen können und vor allem, dass nicht alle Mitarbeiter zeitgleich erreicht werden. Bei den Unternehmen, die kaskadisch arbeiten, werden als Kommunikationsmittel vor allem Intranet, E-Mail und persönliche Gespräche eingesetzt.
39 Prozent der Unternehmen betreiben eine flächendeckende, zeitgleiche Kommunikation mit Hilfe fortschrittlicher Dialog-Technologien, in der Studie als ,,fortschrittlich" bezeichnet. Dabei sind Telefon-, Videokonferenz-, E-Mail- und Instant-Messaging-Funktionen auf Bürorechnern, Notebooks und Smartphones vernetzt und werden genutzt, um alle Mitarbeiter gleichzeitig auf den neusten Stand zu bringen. In diesen Firmen kommen als Kommunikationsmittel am häufigsten Video-, Audio- und Wekonferenzen zum Einsatz.
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Fortschrittliche Kommunikation führt zu zufriedeneren Mitarbeitern
Die Studie stellten einen Zusammenhang fest, zwischen dem Einsatz von konservativen, beziehungsweise fortschrittlichen Kommunikationsmethoden und der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Change-Prozessen. 72 Prozent der Befragten, die in einem fortschrittlichen Unternehmen arbeiteten und moderne Dialog-Technologien (Unified Communication) nutzen, fühlen sich von ihrem Arbeitgeber zufriedenstellender über Veränderungen informiert. Bei den ,,konservativen" Unternehmen, die traditionell kaskadisch informieren, waren es hingegen nur 36 Prozent. In Unternehmen, die zur Gruppe der Fortschrittlichen gehören, verläuft das Change-Management also deutlich erfolgreicher als in konservativen Unternehmen (Grafik 6).
Die Studie stellten einen Zusammenhang fest, zwischen dem Einsatz von konservativen, beziehungsweise fortschrittlichen Kommunikationsmethoden und der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Change-Prozessen. 72 Prozent der Befragten, die in einem fortschrittlichen Unternehmen arbeiteten und moderne Dialog-Technologien (Unified Communication) nutzen, fühlen sich von ihrem Arbeitgeber zufriedenstellender über Veränderungen informiert. Bei den ,,konservativen" Unternehmen, die traditionell kaskadisch informieren, waren es hingegen nur 36 Prozent. In Unternehmen, die zur Gruppe der Fortschrittlichen gehören, verläuft das Change-Management also deutlich erfolgreicher als in konservativen Unternehmen (Grafik 6).
Persönliche Gespräche erwünscht
Präferiert wird jedoch eindeutige das persönliche Gespräch als bevorzugter Informationsweg. Diese Tendenz bringt jedoch ein Problem mit sich: Die direkte Mitarbeiterinformation ist extrem zeitaufwendig und damit bereits in grösseren mittelständischen Unternehmen kaum realisierbar. Drei Viertel der Manager beklagen ohnehin fehlende materielle oder personelle Ressourcen im Rahmen des Change-Managements. Deshalb ist es entscheidend, die vorhandenen Kapazitäten möglichst effizient auszuschöpfen. Dies funktioniert mit modernen Unified-Communications-Lösungen besser als mit herkömmlichen Methoden. ,,Den Mitarbeitern die Situation des Betriebes persönlich zu erklären, ist sicher der beste Weg, um die Notwendigkeit für Veränderung zu vermitteln. Von Angesicht zu Angesicht ist dies allerdings in vielen Unternehmen nicht zu leisten", erklärt Carl Mühlner, Geschäftsführer Damovo Deutschland und Schweiz.
Präferiert wird jedoch eindeutige das persönliche Gespräch als bevorzugter Informationsweg. Diese Tendenz bringt jedoch ein Problem mit sich: Die direkte Mitarbeiterinformation ist extrem zeitaufwendig und damit bereits in grösseren mittelständischen Unternehmen kaum realisierbar. Drei Viertel der Manager beklagen ohnehin fehlende materielle oder personelle Ressourcen im Rahmen des Change-Managements. Deshalb ist es entscheidend, die vorhandenen Kapazitäten möglichst effizient auszuschöpfen. Dies funktioniert mit modernen Unified-Communications-Lösungen besser als mit herkömmlichen Methoden. ,,Den Mitarbeitern die Situation des Betriebes persönlich zu erklären, ist sicher der beste Weg, um die Notwendigkeit für Veränderung zu vermitteln. Von Angesicht zu Angesicht ist dies allerdings in vielen Unternehmen nicht zu leisten", erklärt Carl Mühlner, Geschäftsführer Damovo Deutschland und Schweiz.
Dennoch setzen derzeit nur die wenigsten Unternehmen in Deutschland und in der Schweiz bei der Information ihrer Mitarbeiter über Veränderungen UC-Kommunikationsmittel ein: Videokonferenzen und Instant Messaging jeweils 13 Prozent, Audiokonferenzen und Webcasts jeweils 9 Prozent und Webkonferenzen lediglich 6 Prozent.
Unternehmen scheuen Kostenaufwand
Ein Grund hierfür ist bei vielen Unternehmen das Kostenargument. Heinrichs, Mitglied der Geschäftsleitung beim UC-Spezialisten Cisco, führt dies darauf zurück, dass die Einspareffekte, aber auch andere positive Auswirkungen auf das Team und das Management in den Entscheider-Gremien zu wenig berücksichtigt würden: ,,Mit standortübergreifenden Video- und Webkonferenzen entfallen dauerhaft Reisekosten", meint er. Ausserdem, so Heinrichs, ,,nimmt der Einsatz von Videokonferenzen spürbar den Zeitdruck im Managementbereich weg, wenn etwa Manager regelmässig weite Wege zu Meetings zurücklegen müssen." Die Videokonferenz könne adäquat die persönliche Präsenz etwa beim Jour Fix ersetzen. Lediglich bei prekären Verhandlungen oder Mitarbeitergesprächen sei die Anwesenheit vor Ort noch nötig, erklärt der Cisco-Manager.
Allerdings zeigt die Studie auch eine Diskrepanz auf: Die Betroffenen nehmen neue Medien wie Videokonferenzen oder Instant Messaging noch nicht als Vehikel für die gewünschte Transparenz (60 Prozent) und kurzen Kommunikationswege (55 Prozent) wahr: Befragt, wie gut sich ihrer Meinung die verschiedenen Kommunikationsmittel zur Information in Veränderungssituation eigenen, gaben 80 Prozent ganz klassisch der Mail den Vorzug, gefolgt vom Telefon (70 Prozent) und dem persönlichen Gespräch (65 Prozent). Die modernen Medien wie Audio- oder Videokonferenz wurden erst an achter Stelle erwähnt (Grafik 7).
Ein Grund hierfür ist bei vielen Unternehmen das Kostenargument. Heinrichs, Mitglied der Geschäftsleitung beim UC-Spezialisten Cisco, führt dies darauf zurück, dass die Einspareffekte, aber auch andere positive Auswirkungen auf das Team und das Management in den Entscheider-Gremien zu wenig berücksichtigt würden: ,,Mit standortübergreifenden Video- und Webkonferenzen entfallen dauerhaft Reisekosten", meint er. Ausserdem, so Heinrichs, ,,nimmt der Einsatz von Videokonferenzen spürbar den Zeitdruck im Managementbereich weg, wenn etwa Manager regelmässig weite Wege zu Meetings zurücklegen müssen." Die Videokonferenz könne adäquat die persönliche Präsenz etwa beim Jour Fix ersetzen. Lediglich bei prekären Verhandlungen oder Mitarbeitergesprächen sei die Anwesenheit vor Ort noch nötig, erklärt der Cisco-Manager.
Allerdings zeigt die Studie auch eine Diskrepanz auf: Die Betroffenen nehmen neue Medien wie Videokonferenzen oder Instant Messaging noch nicht als Vehikel für die gewünschte Transparenz (60 Prozent) und kurzen Kommunikationswege (55 Prozent) wahr: Befragt, wie gut sich ihrer Meinung die verschiedenen Kommunikationsmittel zur Information in Veränderungssituation eigenen, gaben 80 Prozent ganz klassisch der Mail den Vorzug, gefolgt vom Telefon (70 Prozent) und dem persönlichen Gespräch (65 Prozent). Die modernen Medien wie Audio- oder Videokonferenz wurden erst an achter Stelle erwähnt (Grafik 7).
Zur Studie
Die Studie wurden im Auftrag der Unternehmen Damovo und Cisco in Zusammenarbeit mit dem Beratungsinstitut Faktenkontor durchgeführt. Im Zeitraum März 2010 wurden insgesamt 224 Fach- und Führungskräfte grosser und mittelständischer Unternehmen (ab 100 Mitarbeitern) aus verschiedenen Branchen zum Thema Change-Management befragt. Sie gaben Auskunft darüber, wie Veränderungen in ihren Unternehmen kommuniziert werden, wie sie damit zufrieden sind und welche Methoden dafür eingesetzt werden.
Die Studie wurden im Auftrag der Unternehmen Damovo und Cisco in Zusammenarbeit mit dem Beratungsinstitut Faktenkontor durchgeführt. Im Zeitraum März 2010 wurden insgesamt 224 Fach- und Führungskräfte grosser und mittelständischer Unternehmen (ab 100 Mitarbeitern) aus verschiedenen Branchen zum Thema Change-Management befragt. Sie gaben Auskunft darüber, wie Veränderungen in ihren Unternehmen kommuniziert werden, wie sie damit zufrieden sind und welche Methoden dafür eingesetzt werden.
Evi Hierlmeier
