BYOD 16.05.2011, 17:14 Uhr

Rechtliche Situation

Anwalt Gianni Fröhlich-Bleuler, erklärt die rechtliche Situation, wenn Mitarbeiter ihre privaten Geräte in die Firma bringen und mitbenutzen wollen.
Was gibt es bei privaten Arbeitsgeräten in einem Unternehmen zu beachten?
Der auf IT-Recht spezialisierte Rechtsanwalt Gianni Fröhlich-Bleuler aus Zürich erklärt im Interview, was Firmen ihren Mitarbeitern bezahlen müssen, wenn diese ihre privaten Geräte mitbringen und für die Arbeit mitbenutzen wollen. Zudem zeigt Fröhlich-Bleuler auf, wer beim neuen IT-Phänomen BYOD (Bring your own device) in Schadensfällen haftet.
Computerworld: Welche rechtlichen Aspekte gilt es grundsätzlich zu beachten, wenn Mitarbeiter ihre privaten Geräte in die Firma mitbringen und für die Arbeit mitbenutzen?
Gianni Fröhlich-Bleuler: Gemäss Arbeitsvertragsrecht rüstet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit denjenigen Geräten aus, die der Arbeitnehmer für seine Tätigkeit benötigt. Dies gilt, wenn die Parteien nicht etwas anderes vereinbart haben oder wenn es nicht üblich ist, dass der Arbeitnehmer die Geräte selber stellt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich aber problemlos darauf einigen, dass der Mitarbeiter die Geräte selber zur Verfügung stellt. So kann dieser sein Smartphone oder sein Notebook für die Arbeitstätigkeit benützen.
Wer trägt die laufenden Kosten? Die Investition übernimmt ja neu der Arbeitnehmer.
Für die Nutzung eines privaten Geräts für die Arbeitstätigkeit muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung bezahlen. Bei einem Handy gehört neben den monatlichen Verbindungskosten daher auch die Ersetzung der Amortisationskosten dazu. Um die Abrechnung zu vereinfachen, können sich Mitarbeiter und Arbeitgeber schriftlich auf eine Pauschale einigen, welche die durchschnittlichen Auslagen des Mitarbeiters deckt. Umstritten ist, ob der Arbeitgeber in jedem Fall die Amortisationskosten bezahlen muss oder ob davon abgewichen werden kann.
Die Geräte kommen in der Regel ja nicht nur geschäftlich, sondern auch privat zum Einsatz. Was ändert dies an der Kostenfrage?
Sachgerecht ist es in diesem Fall, die Kosten für das Gerät anteilmässig zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer aufzuteilen. Der Spielraum für die Regelung der geschäftlichen Benützung von privaten Geräten ist relativ gross. Zudem sind verschiedene rechtliche Punkte in diesem Zusammenhang umstritten. Es lohnt sich daher, diese Punkte im Arbeitsvertrag oder einem Personalreglement zu regeln.
Wer haftet für allfällige Schäden und muss Support leisten, wenn das Gerät für die tägliche Arbeit nicht mehr verwendbar ist?
Der Mitarbeiter muss das ihm gehörende Gerät bei Defekt reparieren lassen oder mittels Support unterhalten, wenn es für die Arbeitstätigkeit benötigt wird. Allerdings muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die dadurch entstandenen Kosten ersetzen. Umstritten ist, ob davon mittels Vereinbarung oder bei einer anderslautenden Übung abgewichen werden kann. Auch hier sind die Kosten anteilsmässig aufzuteilen, sofern das Gerät durch den Mitarbeiter auch privat benützt wird.
Lesen Sie auf der nächsten Seite, was Firmen punkto Datenschutz beachten müssen.
Welche Punkte müssen Firmen punkto Datenschutz beachten, wenn Mitarbeiter geschäftsrelevante Unterlagen nach Hause mitnehmen?
Wer Personendaten bearbeitet, ist verpflichtet, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes einzuhalten. Die Bearbeitung umfasst jeden Umgang mit Personendaten. Bearbeitet der Arbeitgeber Personendaten, so muss er insbesondere durch technische oder organisatorische Massnahmen  sicherstellen, dass die Personendaten vor unbefugtem Bearbeiten geschützt sind. Dies gilt auch, wenn der Mitarbeiter die Daten für den Arbeitgeber auf seinem eigenen Notebook oder Handy speichert und mit ihnen arbeitet.
Welche Sicherheitsmassnahmen sind Pflicht und was passiert nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Der Arbeitgebers muss unbedingt sicherstellen, dass das Notebook durch ein Passwort geschützt ist. Zudem müssen die Daten vom Notebook auf den Server des Arbeitgebers überspielt und auf dem Notebook gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Das private Notebook des Mitarbeiters muss auch mit einem aktuellen Virenschutzprogramm geschützt sein. Der Arbeitgeber sollte zudem den Arbeitnehmer verpflichten, alle geschäftlichen Daten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu löschen. Dies ist besonders wichtig, weil das Gerät dem Mitarbeiter gehört und er dieses daher nicht dem Arbeitgeber am Ende des Arbeitsvertrages abgegeben muss.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein privates Smartphone oder den Laptop verliert bzw. das Gerät gestohlen wird?
Wie die Rechtslage ist, wenn dem Mitarbeiter ohne eigenes Verschulden sein privates Handy oder sein Notebook bei der Berufsausübung abhanden kommt, ist nicht klar. Naheliegend wäre allerdings, wenn der Arbeitgeber in diesem Fall dem Mitarbeiter den Wert des verlorenen oder gestohlenen Geräts ersetzt. Bei (Mit-)Verschulden des Mitarbeiters am Diebstahl oder Verlust wäre die Entschädigung anteilsmässig herabzusetzen. Gesichert ist dies aber nicht. Auf jeden Fall hat der Mitarbeiter den Verlust dem Arbeitgeber möglichst rasch mitzuteilen, damit dieser allenfalls nötige Sicherungsmassnahmen ergreifen kann.


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