So laufen die Geschäfte quasi automatisch

Publicitas fungiert weltweit als Schnittstelle zwischen Werbekunden und Medien. Weltweit arbeiten 2000 Mitarbeiter für das Unternehmen, in der Schweiz ist Publicitas mit 18 Filialen vertreten. Zum Dienstleistungsportfolio des Vermarkters gehören unter anderem Anzeigenkampagnen in Zeitungen und Zeitschriften. Publicitas bedient damit eine Branche in der vor allem eines zählt: Tempo. Doch von der Auftragsaufnahme beim Kunden bis zur Planung und Platzierung der Inserate glänzten die Arbeitsprozesse des Unternehmens bislang durch Umständlichkeit.

«Wir mussten etwas tun, um im Wettbewerb auch weiterhin die Nase vorn zu haben», meint Christian Rohrbach, Direktor Media Partner Solutions bei Publicitas. Das Hauptproblem: Es war ganz einfach viel zu viel Papier im Spiel. Um einen Inserateauftrag zu bearbeiten, mussten die Berater erst ein Briefing-Dokument ausfüllen, dann den Auftrag im System eröffnen und schliesslich die Datei an die DTP-Abteilung schicken. Dort fanden praktisch manuell Prüfung und Qualitätskontrolle statt - zu umständlich und zeitaufwendig.

Heute lässt sich Publicitas von einer Software-Lösung unter die Arme greifen, die praktisch alle Verwaltungsaufgaben übernimmt. Das zeigt auch folgende Überschlagsrechnung: Vor dem Einsatz von Adobe Lifecycle ES benötigte ein Kundenberater etwa 30 Minuten, um einen Besuch beim Kunden vorzubereiten und alle relevanten Informationen zusammenzutragen. Heute reicht eine Minute. Dazu sendet der Berater eine E-Mail mit der Kundennummer an einen Software-Agenten, der dann das CRM-System durchsucht und ein Kundendossier zusammenstellt. Zur Arbeitserleichterung sind die PDF-Formulare bereits mit den Basisdaten des Kunden vorausgefüllt. Nach seinem Besuch verfasst der Berater den üblichen Kontaktrapport und füttert damit das CRM-System. Hat er den Auftragszuschlag erhalten, stösst LiveCycle ES selbstständig nachfolgende Geschäftsprozesse an.

Das System übernimmt auch die technische Qualitätskontrolle und überprüft beispielsweise, ob ein Inserat den Anforderungen der Druckvorstufe des jeweiligen Zielmediums genügt. «Grösse, Farbigkeit, Auflösung: das muss alles perfekt sein», sagt Rohrbach. Zum Teil werden die Inserate druckfertig an die Layouter der jeweiligen Medien geschickt. Ist die für jedes Medium spezifische Qualitätsprüfung abgeschlossen, übergibt LiveCycle ES den Vorgang an das Supply-Chain-Management-System der Publicitas. Der gesamte Prozess der Medienvermarktung läuft unter dem kontrollierenden Auge von Lifecycle ES ab. Dadurch sind die Abläufe transparent und vor allem messbar geworden. Aktuell bearbeitet das Unternehmen mit LifeCycle ES rund 300 000 Aufträge pro Jahr. Probleme mit gelieferten Dateien werden vom System zurückgemeldet. «Wenn wir feststellen, dass ein Kunde in seinen Daten immer den gleichen Fehler hat, gehen wir von uns aus auf ihn zu und helfen ihm bei der Fehlerbehebung», erklärt der Publicitas-Direktor. «Auf diese Weise optimieren wir nicht nur unsere eigenen Prozesse, sondern auch die unserer Kunden.»
Die Interaktion mit dem System beginnt in der Regel mit einer einfachen E-Mail. Die Mail startet den Geschäftsprozess, in dessen Verlauf es zu Rückfragen kommen kann, oft in Form eines zu komplettierenden PDF-Formulars. Hat der Benutzer das PDF ausgefüllt zurückgeschickt, werden die Daten automatisch in das Backend-System übernommen. Sind mehrere Personen an diesem Vorgang beteiligt, kann das PDF gesplittet und auf die Beteiligten verteilt werden.

Dieses Verfahren ist so einfach gestaltet, dass eine halbe Stunde Schulung meistens ausreicht. Denn komplexe Aktionen laufen im Hintergrund und ohne erkennbare Beteiligung des Benutzers ab. Die durch LiveCycle ES ermöglichte Automatisierung der Prozesse hat bereits nach kurzer Zeit zu erheblichen Einsparungen geführt. «Der Return on Investment», bilanziert Christian Rohrbach, «bemisst sich eher in Monaten denn in Jahren». Auch die Zeitersparnis der Mitarbeiter ist hoch. Sie sehen die Vereinfachung, spüren die Arbeitserleichterung und sie schätzen es, dass sie jetzt vollständige, aktuelle Daten in viel kürzerer Zeit erhalten. Dank der Entlastung von Routineaufgaben können sie nun mit höherwertigen Aufgaben betraut werden. Darüber hinaus verschafft die hohe Qualität - sowohl bei der Vorbereitung der Kundenbesuche als auch bei der Lieferung der Daten an die Verlage - spürbare Wettbewerbsvorteile.