28.08.2012, 15:18 Uhr

Diese 10 Tools machen Gmail produktiver

Der Webmaildienst Gmail kann ja schon einiges. Trotzdem lässt sich auch das Mailprogramm von Google mit zahlreichen Zusätzen erweitern. Wir haben die besten zusammengetragen.
Zehn Tools, mit denen Gmail richtig produktiv wird
Gmail ist ja schon gut. Es besticht durch seine intuitive Benutzerführung und die Tatsache, dass man mit dem Dienst mittlerweile über 10 Gigabyte Online-Speicher erhält. Es gibt aber auch beim besten Service noch Verbesserungsmöglichkeiten: Dafür sorgen eine Reihe von Zusatzwerkzeuge. Wir haben in der Folge die unserer Meinung nach brauchbarsten und wertvollsten zusammengetragen.

1. Taskforce

Taskforceverwandelt den Gmail-Posteingang in ein wahres Produktivitäts-Werkzeug. Nach der Installation des Add-ons, das es für die Browser Chrome, Firefox und Safari gibt, wird Taskforce in Gmail integriert und fügt Schaltflächen hinzu. Sinn und Zweck von Taskforce ist es, Mails in Aufgaben zu verwandeln. Durch den Klick auf den Knopf «New Task» passiert dann genau das: Das Mail wird in eine To-do-Liste aufgenommen. Danach kann bestimmt werden, bis wann die Nachricht bearbeitet werden muss.
Ist die Aufgabe einmal in der Zu-Erledigen-Liste, kann sie sogar mit Dritten geteilt werden, selbst dann, wenn diese Taskforce nicht installiert haben. Die Grundversion von Taskforce ist kostenlos. Eine Pro-Ausgabe kostet dann fünf Dollar pro Monat. Mit dieser können wiederkehrende Aufgaben terminiert werden, und in der To-do-Liste lassen sich die Tasks durch Ziehen und Loslassen priorisieren. Auf der nächsten Seite gehts weiter

2. ToutApp

ToutAppwendet sich an Kleinunternehmer oder an User, die Gmail geschäftlich verwenden wollen. Denn mit ToutApp lassen sich Vorlagen gestalten für Mails, die man immer wieder verschicken muss. Diesen Templates lassen sich sogar bestimmte Anhänge zuweisen oder Empfänger für Kopien der Mails bestimmen. Doch damit nicht genug: Die Vorlagen, respektive aus den Vorlagen generierte Mails, lassen sich terminieren. Dazu werden mit ToutApp diverse Vorgänge aufgezeichnet und analysiert. So lassen sich Grafiken erstellen, wer alles die Mails geöffnet hat.
Auch eingehende Mails lassen sich mit ToutApps besser verwalten. So können die elektronischen Briefe nach Kontaktgruppen gefiltert werden. Darüber hinaus lässt sich ToutApp mit professionellen CRM wie Salesforce.com verbinden. ToutApp gibts für Chrome und Firefox. Die Abos beginnen bei 30 Dollar im Monat. Es gibt aber auch eine Light- und Gratis-Version mit eingeschränkter Funktionalität. Auf der nächsten Seite gehts weiter

3. Smartr Inbox

Mit Smartr Inbox wird Gmail zum ultimativen Adressbuch und zur Drehscheibe für soziale Medien. Das Tool, erhältlich für Chrome, Firefox und Safari, scannt die Adresslisten diverser Dienste: Neben Gmail selbst sind dies Facebook, Twitter und LinkedIn.
Danach erhält die Gmail-Oberfläche rechts eine Seitenleiste mit den Kontakten, samt Foto und Social-Media-Aktivität der letzten Zeit. Wird eine Mail geöffnet, erhält man am selben Ort Infos zum Absender. Darüber hinaus erweitert Smartr Inbox die Google-Adressliste. Klickt man auf einen Kontakt so erhält man neben den bereits erwähnten Infos auch Auskunft über die zuletzt verschickten und empfangenen Mails der Person. Auf der nächsten Seite gehts weiter

4. AwayFind

Dieses praktische Add-on, das in Chrome und Firefox funktioniert, schickt eine Warnung aufs Handy, wenn eine wirklich wichtige Nachricht die Gmail-Inbox erreicht hat. Damit werden die zwanghaften Mail-Checks überflüssig. AwayFindkann die frohe Botschaft des Mailempfangs über diverse Kanäle abwickeln. Neben SMS kann AwayFind auch chatten, twittern und den User anrufen.
AwayFind alarmiert nicht nur, es hilft auch dabei wichtige Personen zu identifizieren, deren Mails auf keinen Fall verpasst werden sollten. Zudem versteht sich AwayFind auf Terminkalendermutationen. Diese werden umgehend ans Smartphone geschickt. AwayFind gibt es in einer Gratis-Version, bei der 10 Warnmeldungen pro Monat verschickt werden können. Wer mehr will, ist ab 5 Dollar pro Monat dabei. Auf der nächsten Seite gehts weiter

5. Find Big Mail

Gmail stellt seinen Usern zur Zeit mehr als 10 Gigabyte Platz für Mails zur Verfügung. Das reicht nicht jedem. Doch welche Mails soll man löschen? Hier kommt der Webdienst Find Big Mail zur Hilfe. Auf dessen Webseite kann man die eigene Gmail-Adresse eingeben und dem Service den Zugang zum eigenen Mailkonto gestatten, schon scannt der Dienst den Eingangskorb nach den fettesten Mails ab und zeigt diese an.
Nach dem Scan schickt der Dienst eine Mail mit Listen zu den E-Briefen, die am meisten Platz beanspruchen. Diese erscheinen auch in der Gmail-Seitenleiste, von wo sie dann einfach gelöscht werden können. Auf der nächsten Seite gehts weiter

6. CloudMagic

Gmail ist bekannt für seine gute und schnelle Suchfunktion. Aber auch diese lässt mit der Grösse der Inbox etwas nach. Ein Fall für CloudMagic: Der Service durchsucht diverse digitale Konten nach Inhalten und Unterlagen. Neben Gmail und den Dokumenten in Google Drive versteht sich die Wunderwolke auch auf Twitter sowie auf Mails, Kontakte und Kalendereinträge in Microsoft Exchange und Office 365.
CloudMagic lässt sich über die Webseite des Service aufrufen. Daneben kann auch ein Browser-Add-on für Chrome, Firefox, Safari und Internet Explorer instaliert werden. Dieses bewirkt, dass etwa in Gmail direkt eine CloudMagic-Suchabfrage erscheint. Auf der nächsten Seite gehts weiter

7. NudgeMail

Wieviele Aufgaben und Termine gehen im Laufe einer Woche unter? Was ist mit all den E-Mails, die man sich zwecks späterer Beantwortung auf die Seite gelegt hat und dann doch nie bearbeitet hat? NudgeMailwill Anwendern nun die Mail- und Aufgaben-Organisation vereinfachen. Der Dienst ist derzeit noch im Beta-Test und deshalb auch noch gratis. Seine Grundfunktion besteht darin, zu gegebener Zeit an Punkte auf der To-do-Liste zu erinnern.
Und so funktioniert es: Mails, die man zu einem späteren Zeitpunkt beantworten will, schickt man einfach an nudge@nudgemail.com und erwähnt in der Betreffzeile den Termin. Dabei kann man ein Datum angeben oder auch einfach «Sunday» schreiben. Allternativ lässt sich der Befehl auch in die E-Mail-Adresse verpacken, etwa als tomorrow@nudgemail.com. Die Mail erscheint dann zum vereinbarten Zeitpunkt erneut in der Gmail-Inbox. Wenn man auch dann keine Zeit oder Lust hat, liefert Nudgemail auch noch einen virtuelle «Snooze»-Funktion, mit der ein weiterer Reminder initiiert werden kann. Auf der nächsten Seite gehts weiter

8. Privicons for Gmail

Privicons for Gmail ist für Leute, die den Persönlichkeitsschutz hochhalten und Geheimnisse nicht in der Öffentlichkeit wiedersehen wollen.
Das Chrome-Add-on fügt in Gmail wie der Name es andeutet eine Reihe von Icons ein, die den Empfänger von Mails dazu auffordern gewisse Dinge zu tun oder eben nicht zu tun. Zur Auswahl stehen beispielsweise «geheim halten», «nicht ausdrucken» oder «nach dem lesen löschen». Eine Kontrolle, ob der Empfänger sich allerdings an die Anweisungen hält, hat man jedoch nicht. Auf der nächsten Seite gehts weiter

9. WiseStamp

WiseStampverwandelt die Gmail-Signatur in eine einzigartige Marketingfläche. Mit dem Add-on, das für Chrome und Firefox erhältlich ist, lassen sich der Signatur Logos, Links und weitere Infos beifügen. Das Resultat: Die Signatur kann mit clickbaren Solcial-Media-Knöpfen und weiteren Kontaktmöglichkeiten angereichert werden.
So lassen sich die Skype- oder Google-Talk-Username so präsentieren, dass die jeweiligen Programme direkt aufgerufen werden. Links zum eigenen EBay-Shop oder zur Facebook- und Twitter-Seite können ebenfalls untergebracht werden. Mit der Gratis-Version von WiseStamp lässt sich eine Signatur gestalten. Kostenpflichtige Pläne, die ab 36 Dollar pro Jahr verlangen bieten mehr Vorlagen, und es lassen sich mehr als eine Signatur gestalten. Auf der nächsten Seite gehts weiter

10. Minimalist for Everything

Weniger ist mehr. Dieser Meinung sind anscheinend auch die Programmierer des Chrome-Add-ons «Minimalist for Everything». Mit dem Tool lässt sich Gmail auf die Grundfunktionen reduzieren. So blendet das Add-on die Text-Werbung aus. Das Chat-Fenster kann dem Minimalismus genauso zum Opfer fallen wie die eingeblendeten Google+-Updates und -Benachrichtigungen.
Kurzum: Mit Minimalist for Everything kann man sich endlich wieder auf das konzentrieren, worum es in einem Webmailprogramm eigentlich geht: die elektronische Post.


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