UC ist Aufgabe der Geschäftsleitung

Jede zukünftige Telekommunikationslösung arbeitet mit IP-Technologie. «Diese Aussage gilt unabhängig von der Frage, ob eine herkömmliche Telefonanlage oder ein IP-Produkt im Mittelpunkt der Lösung steht», sagte Grouptec-Geschäftsleiter Konrad Broggi am «Swiss Unified Communications Experience Day» in Baden. Die IP-Telefonie berge darüber hinaus das Potential, nicht nur die Telefonanlage abzulösen, sondern durch Unified-Communications-Lösungen den Beitrag der Kommunikation für Geschäftsprozesse zu steigern. «Wer moderne TK-Lösungen umsetzen will, muss sich mit Unified Communications befassen», betonte Broggi vor den rund 90 Teilnehmern des Fachkongresses.

Geschäftsführung als Motor für UC
Durch Unified Communications (UC) können Arbeitsabläufe beschleunigt werden, meint Hans Rudolf Vogt von Microsoft Schweiz. Da sich das Geschäftsergebnis verbessern lasse - indem etwa durch bessere Erreichbarkeit mehr Aufträge gewonnen werden können - sei die Entscheidung für UC eine Aufgabe der Geschäftsleitung. «Heute ist die Einführung Sache der IT-Abteilung. Allerdings ist Telefonie nicht Wasser oder Strom und UC ist mehr als Telefonie», argumentierte Vogt. UC berge Chancen für optimierte Abläufe und eine höhere Produktivität. Jedoch seien diese Gewinne nicht immer ohne Weiteres sofort messbar.

Vor der Einführung von UC steht nach Auffassung des Microsoft-Managers eine Vision und Strategie, zum Beispiel: «Wir lösen unsere Telekommunikationsanlage innert der nächsten fünf Jahre ab». Wenn diese Entscheidung gefallen ist - im Idealfall gemeinschaftlich von der Geschäftsleitung, dem Business und der IT - können Profile für typische UC-Anwendungen definiert und in Pilotprojekten getestet werden. Sind diese Szenarien erfolgreich, kann der Rollout beginnen, meint Vogt.

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Das Business kommuniziert mehr, hat sich das Potential von UC aber noch nicht erschlossen. Laut Jürg Scheidegger, Managing Partner des Beratungsunternehmens ideeX, ist das Kommunikationsvolumen der letzten Jahre gestiegen um 25 bis 70 Prozent gestiegen. Den durchschnittlichen Mitarbeiter erreichen täglich circa 100 Nachrichten. «Dabei gehen 50 Prozent der Versuche, einen Projektmitarbeiter zu erreichen, ins Leere. 20 Prozent aller Projekte werden wegen schlechter Erreichbarkeit verzögert», konstatiert Scheidegger.

Der Einführung von UC stehen aus Businesssicht hohe Anschaffungskosten und Bedenken wegen neuer Sicherheitsrisiken entgegen. Aus den Beratungsgesprächen bei Unternehmen weiss ideeX, dass potentielle Kunden durchaus vom Potential von UC überzeugt sind, denn insbesondere kommunikationsintensive Prozesse können beschleunigt werden. Scheidegger rät zum Aufbau in Etappen. «Ein wesentlicher Erfolgfaktor ist die Schulung aller Nutzer», weiss der ideeX-Consultant. In der Schweiz planen 10 Prozent der Unternehmen die Einführung von UC-Lösungen.

UC bei Itema Group
Bereits abgeschlossen ist die Installation von Microsofts UC-Lösung «Office Communications Server 2007» beim Textilkonzern Itema Group in Wetzikon. «Wir sind in einen Neubau umgezogen, in dem keine Telefoninfrastruktur vorhanden war», erinnert sich CIO Marco Vögeli. Die Vorgabe lautete: «möglichst keine grösseren Anschaffungen». Die tieferen Kosten der UC-Lösung waren dann auch das stärkste Argument für die Entscheidung. UC-Argumente versagten gegenüber dem Management. «Wir wollen doch nur telefonieren!», zitiert Vögeli einen seiner Vorgesetzten. Der Zeitdruck liessen Vorgaben wie das Entwickeln einer UC-Strategie, definieren typischer Anwenderszenarien und Pilottests nicht zu.

Die Einführung des «Office Communications Server» lief - wie CIO Vögeli berichtet - als «Kleinprojekt» neben dem Umzug her. Er und ein weiterer IT-Mitarbeiter begleiteten die Installation durch den IT-Dienstleister Grouptec, nach sechs Wochen waren die 90 Büroarbeitsplätze mit IP-Telefonie versorgt und die UC-Funktionen auch in die SharePoint-Plattform eingebunden.