Clever archivieren und langfristig profitieren

Alexander Klink ist Technical Director Windows Management bei Quest Software.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den rasanten Datenzuwachs der elektronischen Post sowie deren Archivierung zu bewältigen sowie die Speicherung und die Wiederherstellung zu managen. Zwar werden immer häufiger Messaging-Systeme wie Exchange, Lotus Notes oder Groupwise für die langfristige Ablage von E-Mails verwendet - doch dafür wurden diese eigentlich nicht entwickelt. Mit einem jährlichen E-Mail-Aufkommen von 205 MByte pro Mitarbeiter, so eine Schätzung der Marktforscherin IDC, übersteigt die Datenmenge deren native Speicher-möglichkeiten bei weitem. Unternehmen benötigen daher ganzheitliche Lösungen, die sowohl den E-Mail-Verkehr managen als auch die Daten archivieren und speichern. Und dies in einer Weise, welche die Daten und das in ihnen enthaltene Wissen unternehmensweit verfügbar hält und in bestehende Unternehmensprozesse einbindet.

Für die Kommunikation bietet der Markt diverse Messaging-Systeme. Laut Radicati Group wird Microsoft mit ihrem Exchange Server im Bereich der Messaging-Lösungen in den nächsten Jahren das Rennen machen. Die Marktanalysten schätzen, dass Microsoft bis 2008 mit 225 Millionen Exchange-Mailboxen einen Marktanteil von 33 Prozent belegen kann. IBM werde mit rund 77 Millionen Lotus-Notes-Mailboxen und 38 Millionen Workplaces nur 17 Prozent des Messaging-Marktes innehaben.

In den vergangenen Jahren beschäftigten sich Unternehmen im Hinblick auf E-Mail-Archivierung in erster Linie mit den Themen Storage und Revision respektive Compliance. Zum einen konzentrierten sie sich auf die kostensparende E-Mail-Speicherung. Zum anderen wurde darauf geachtet, dass der Zugriff auf die E-Mail-Daten den externen Vorschriften wie der Revision und den internen Unternehmensrichtlinien entsprechend leicht zu handhaben ist. All diese Lösungen und Ansätze sind wichtig; sie greifen jedoch zu kurz. Denn E-Mail-Archivierung muss unter mehr Gesichtspunkten als Speicherung und Compliance betrachtet werden. Hinzu kommt die unternehmensweite Verfügbarkeit der Informationen, die in den E-Mails samt angehängten Dateien stecken. Das in ihnen enthaltene Wissen sollte zwischen den Benutzern und Gruppen jederzeit ausgetauscht werden können. Denn werden E-Mails nicht verfügbar gemacht, sind sie wertlos. Selbst Geschäftsanwendungen müssen auf aktuelle, teils auch auf ältere E-Mail-Daten zugreifen können.

Die jetzigen Systeme können E-Mails also zwar problemlos transportieren - doch punkto langfristigen Zugriff und Speicherung auf Zeit versagen sie oft. E-Mails sind indes für Unternehmen ein zu wertvolles Gut, als dass sie verschlossen in proprietären, nicht optimierten Datenspeichern verbleiben sollten. IDC schätzt, dass unge-nügend verwaltetes Wissen die Fortune-500-Firmen jährlich rund zwölf Milliarden Dollar kostet.

«Unternehmen sollten sich jetzt um die Aufrechterhaltung und das Management ihrer E-Mails kümmern. In Anbetracht der vielen Regularien und des steigenden Bedarfs an der Wiederherstellung von elektronischen Daten kostet allein das Warten bares Geld», fordert auch Carloyn DiCenzo von der Analystin Gartner.

Unternehmen sind daher gut beraten, den Gebrauch von E-Mail-Daten zu optimieren. Und dies nicht nur, um Zugang zu dem in ihnen enthaltenen Wissen zu gewähren, sondern auch, um die gesetzlichen Richtlinien einhalten zu können. Indem die Inhalte und verbundene Metadaten der Mails so aufbereitet werden, dass diese für alle Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten verfügbar sind, wird das Wissensmanagement und der Zugriff auf Unternehmens-Know-how optimiert.

Moderne Archivierungslösungen erleichtern den Anwendern die Arbeit. Sie übernehmen das Suchen, Speichern, Archivieren sowie das Aufspüren von E-Mails und eröffnen so den leichten Zugang zu Daten und Dokumenten. Auf diese Weise sorgen diese Anwendungen für die Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien sowie für die Bereitstellung geschäftskritischer Informationen.

Umfassende Such- und Discovery-Funktionen erlauben den Anwendern, alle relevanten Nachrichten schnell zu finden, sowohl in den E-Mails selbst, als auch in deren Anhängen. Mit modernen Archivierungssystemen lässt sich innerhalb des ganzen Speichers nach Nachrichten oder Anhängen suchen, egal wann und von wem die E-Mails intern oder extern versendet wurden. Die Mail-Nachrichten und deren Anhänge werden dann in einem sicheren Archiv gespeichert und dort aus zahlreichen Quellen konsolidiert. Gleichzeitig werden die Kosten für die Verwaltung und den Speicherplatz reduziert. Ein «Fingerabdruck» jeder Nachricht und jedes Anhangs sorgt für echtes «Single Instance Storing» sowie für Datenintegrität.

E-Mail-Archivierungssysteme sollten über offene Schnittstellen verfügen, damit sie leicht an bestehende Systeme in den Unternehmen angebunden werden können. Sämtliche Zugriffe und Suchabfragen können damit auch über eine offene Webschnittstelle aus beliebigen Anwendungen heraus erfolgen, inklusive Prüfung der Zugangsberechtigung. Eine zweistufige Rechtevergabe macht die Anbindung webbasierter Archivierungslösungen sehr sicher: Der Benutzer erhält den direkten Zugriff auf seine eigenen Daten. Darüber hinaus lassen sich feste Suchenabfragen über alle E-Mails des Archivs definieren, für die ebenfalls Zugriffsberechtigungen festgelegt werden. So kann beispielsweise eine Suche über alle E-Mails einer Personalagentur nur für die Personalabteilung frei geschaltet werden. Benutzer- und Gruppeninformationen aus dem im Unternehmen bereits vorhandenen Verzeichnisdienst werden über einen so genannten «Connector» mit dem Archivsystem synchronisiert.

Aufgrund der offenen Schnittstellen müssen keine Veränderungen am produktiven E-Mail-Server vorgenommen und auch keine proprietären Technologien verwendet werden. Die Anschaffung bedeutet für die Unternehmen also keine Veränderung an der bestehenden IT-Umgebung. Die Webfähigkeit bietet zusätzliche Investitionssicherheit. Die Nachrichten und Daten sind sicher und unverwüstlich gespeichert und können einfach wiederhergestellt werden. Dies ermöglicht dem Unternehmen zum einen die vollständige Rekonstruktion von Ereignissen, zum anderen ist das in -E-Mails enthaltene Unternehmenswissen immer wieder einsehbar. Die eingesparte Zeit für das Suchen von E-Mails und ihre Verwaltung kann für das Kerngeschäft oder Kundenbeziehungen verwendet werden. Intelligente E-Mail-Archivierungslösungen stellen somit einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der Produktivität und zum -Information Lifecycle innerhalb des Unternehmens dar.