04.04.2014, 17:35 Uhr

Wie Microsoft den Büroalltag verändern will

Geht es nach Microsoft, müssen sich Büromitarbeiter in Zukunft nicht mehr in hierarchische Organisationen einpassen. Office-Software soll helfen, starre Strukturen aufzubrechen.
Emma Stephen von Yammer weiss um die Bedeutung des Change Managements im Social Enterprise
Microsofts Lösungen für die Büroautomation bestimmen den Arbeitsalltag vieler Angestellter. Neben Office sind häufig Exchange und auch Sharepoint in Schweizer Unternehmen im Einsatz. Der Einladung zu den Zürcher «Collaboration Days» folgten dann auch fast 200 IT-Professionals, davon annähernd 140 aus einheimischen Anwenderunternehmen. Zur Eröffnung des Anlasses stellten Emma Stephen und Andy Blatchford aus der Microsoft-Firmensparte Yammer grundsätzliche Überlegungen zur Arbeitsorganisation von Morgen an. Dabei standen natürlich die Social Software Yammer und der kommende «Office Graph» des Cloud-Büros Office 365 im Mittelpunkt. Die Produkte sollen es den Büroangestellten morgen erlauben, wie im Privatleben interaktiv und vernetzt zu agieren. «Die hierarchischen Strukturen in Firmen heute sind ungeeignet für die Art, in der vernetzte Mensch künftig kommuniziert und zusammenarbeitet», befand Andy Blatchford, Solution Sales Professional bei Yammer Switzerland. Mit «Office Graph» erhielten Mitarbeiter und das Unternehmen die graphische Repräsentation eines Netzwerks der Angestellten und Prozesse innerhalb der Organisation. Diese Art der Strukturierung von Arbeitsabläufen ist nach Blatchfords Meinung intuitiver, schneller, effizienter und realitätsnäher. Als eine Begründung führte er eine Prognose von Gartner an: Im Jahr 2010 hatten 25 Prozent der Werktätigen Wissensarbeit zu leisten, 2015 werden es schon 40 Prozent sein, die keine Routinetätigkeiten mehr ausführen müssen. Eine Netzwerkorganisation, in der sich Angestellte mit beliebigen Kollegen beliebig austauschen können, sei der Wissensarbeit sehr viel zuträglicher als eine starre Hierarchie.
Blatchfords Kollegin Emma Stephen, Customer Success Manager bei Yammer, bremste die Euphorie für die neue Arbeitswelt etwas: «Das Vernetzen von Mitarbeitern und Geschäftsprozessen ist nicht mit einer Software-Installation erledigt.» Gartner habe ermittelt, dass in einem Implementierungsprojekt nur 20 Prozent des Aufwandes auf die Technologie entfallen. Die übrigen 80 Prozent seien organisationales Change Management. Für eine firmeninterne Neuorganisation gibt es nach den Worten Stephens keine Patentrezepte. Allerdings seien die Erfolgsaussichten verlockend, zeigte sie an zwei Anwendungsfällen: Die Microsoft-Niederlassung in Grossbritannien öffnen ihr Netzwerk für neu rekrutierte Personen zur Vorbereitung auf den Einstieg. Am ersten Tag kann der Angestellte dann wirklich mit seiner Arbeit beginnen. Genau so benötigt im zweiten Beispiel ein neuer Projektteilnehmer keinen Einführungsworkshop mehr, wenn er vor dem Einstieg die wichtigsten Dokumentationen bereits im Projektportal studieren konnte. Nächste Seite: Office nur aus der Cloud Als technologische Grundlage für die künftige Unternehmensorganisation empfahlen Stephen und Blatchford selbstverständlich die hauseigenen Produkte. Während heute ein Exchange nichts von einem SharePoint wisse, würden Yammer und Office Graph die Informationen aus den Silos künftig zusammenführen, warb Blatchford. Da Microsoft auch in der Schweiz eine grosse installierte Basis besässe, sei der Hersteller der «ideale» Partner für ein Social-Enterprise-Projekt.
Er konnte allerdings die Bedenken der «Collaboration Days»-Teilnehmer nicht zerstreuen, ob die Office-Lösungen zwingend aus der Cloud bezogen werden müssen. «Zurzeit ist Office Graph nur für Office 365 geplant. Die Anbindung an On-Premises-Installationen ist erst in einem zweiten Schritt vorgesehen», erklärte Blatchford. Auf lokalen Server in der Schweiz wird Office Graph zunächst also nicht laufen. Die Wettbewerb, beispielsweise IBM Connections, ist sowohl für On-Premises- als auch Cloud-Implementierungen verfügbar. Um die Einschränkungen von Office Graph und Yammer wissen die Veranstalter der «Collaboration Days», Stefan Heinz und Samuel Zürcher. Der eine ist freiberuflicher Berater, der andere Consultant beim St.Galler IT-Unternehmen Experts Inside. Während der Schwerpunkt ihrer Arbeit bis anhin auf SharePoint lag, sprachen sie gegenüber Computerworld nun auch von vermehrten Interesse der Kunden an Office 365.


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