Kosten runter, Performance rauf

Ralph K. Treitz ist CEO und Vorstand der VMS AG

Häufig führen SAP-Projekte und Änderungswünsche von Anwendern direkt in die IT-Kostenfalle. Selbst Projekte, die einen positiven Effekt auf den Geschäftsprozess haben, belasten letztlich das Budget der IT: Jede Modifikation, Neuimplementierung oder Eigenentwicklung macht die SAP-Systemlandschaft komplexer und verteuert deren Betrieb. Aufgrund der hohen Komplexität und der unverändert hohen Änderungsgeschwindigkeit wird es für IT-Verantwortliche zunehmend schwerer, die Anwendungslandschaft und die von den einzelnen Anwendungen unterstützten Details der Geschäftsprozesse transparent zu halten. Eine klare Sicht auf die tatsächlichen Kostentreiber fehlt - etwa auf die Ursache vieler Störungsfälle (Incidents), Programmabbrüche, Antwortzeiten pro Applikation, deren tatsächliche Nutzung oder Support und Servicemodelle.

Erhebliche Kosten verursachen auch technische Release-Wechsel. Sie binden personelle und finanzielle Ressourcen in der IT-Organisation, während ihr geschäftlicher Nutzen oft fraglich ist. Auch die erhöhten Wartungsgebühren der SAP schlagen zu Buche. Darüber hinaus können keine Aussagen zur Kritikalität von Anwendungen, also zu den finanziellen Risiken bei Störungsfällen, getroffen werden.

Genau diese Daten und Informationen erhalten CIOs durch eine automatisierte Vermessung der aktuellen SAP-Landschaft sowie deren modellgenerierten, an Benchmarks ausgerichteten Auswertung. Auf diese Weise werden Kostentreiber identifiziert, erfasst, transparent dargestellt und bewertet.

Bei der Wahl der Vermessungsmethode sollten CIOs jedoch darauf achten, dass sie minimalinvasiv ist und die IT-Teams nicht noch zusätzlich belastet.

Auf Grundlage der faktenbasierten Bewertung der SAP-Landschaft können IT-Verantwortliche intelligente Konzepte erarbeiten, um die Anwendungslandschaft kostenoptimiert zu gestalten und deren Weiterentwicklung vorausschauend sowie zu klar kalkulierbaren Kosten zu planen. Dabei lohnt sich auch der Blick auf die Architektur der ERP-Landschaft, denn viele Einzelprobleme resultieren aus einer wild gewachsenen IT-Landschaft. Im Idealfall ist die SAP-Architektur konsequent am Geschäftsmodell und an den Unternehmensabläufen ausgerichtet und bringt dem Business direkten Nutzen.

Eine solche intelligent gestaltete SAP-Architektur hat zum Beispiel der Personaldienstleister Randstad Deutschland realisiert. Er bündelte seine bislang verteilten Daten- und Informationsflüsse auf einer benutzerfreundlichen Portaloberfläche und schuf so in mehreren Hundert Niederlassungen einheitliche und durchgängige Geschäftsabläufe. Heute genügt ein Login und die Mitarbeiter können gemäss ihrer Berechtigung direkt auf alle Prozesse und Dienste aus dem Backend zugreifen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Bislang zeitaufwendige Abstimmungsprozesse und das manuelle Hin- und Herkopieren von Daten gehören der Vergangenheit an.

Technisch gesehen sind die eingesetzten SAP-Lösungen, bestehend aus SAP ERP, SAP CRM und SAP NetWeaver Business Warehouse, in die SAP-Portallösung integriert. Alle Anwendungen werden zentral in einem Rechenzentrum betrieben und den Usern in den Niederlassungen vor Ort über Citrix Server und eine gesicherte VPN-Verbindung zugänglich gemacht. Damit entfallen Ausgaben für lokale Installationen sowie die Wartung und Datensicherung vor Ort. Und im Verbund mit der Dokumentenarchivierung wurden auch die Aktenordner vor Ort gleich mit entsorgt. Alles in allem konnte Randstad Deutschland damit seine Prozesskosten um knapp 34 Prozent senken.

Ohne die intelligente IT-Architektur aus dem Auge zu verlieren, sind es aber häufig Einzelprobleme, die IT-Teams stark beschäftigen. Die wichtigsten Richtlinien, um solche Konflikte zu vermeiden, sind:
Klare Kommunikation & Vereinbarungen: Typische Probleme, die den Aufbau einer an den Geschäftsabläufen orientierten Applikations-Architektur behindern, sind unklare Zuständigkeiten und mangelnde Absprachen - sowohl zwischen IT und Business als auch innerhalb der IT-Organisation. Diese verursachen häufig Doppelarbeiten und unnötige Mehrkosten. Um das zu verhindern, bedarf es klarer Vereinbarungen, für welche Änderungen die Fachabteilung selbst aufkommt und welche im Rahmen des regulären Supports durch die IT erfolgen. Eindeutig geregelt sein muss auch, welche Aufgaben das IT-Entwicklungsteam übernimmt und welche Dienste - in welcher Qualität - das Application Management und der technische SAP-Betrieb verantworten.
Fehlinvestitionen vermeiden: Die stetig wachsende Anzahl an Änderungswünschen
erfordert ein besonderes Augenmerk. Deshalb ist eine wertorientierte, strukturierte Beschreibung und Analyse der Anforderungen vorzunehmen. Deren Umsetzung orientiert sich am Architektur-Paradigma sowie an festgelegten Standards. Dadurch lassen sich Komplexität sowie teure Fehlinvestitionen - sie können bis 50 Prozent der IT-Budgets verschlingen - vermeiden.
Stabilität und Verfügbarkeit erhöhen: In vielen Firmen ist heute auch die Stabilität
und Verfügbarkeit von SAP-Anwendungen ein geschäftskritischer Faktor. In der Automobilindustrie sind das beispielsweise JIS-Prozesse (just in sequence), bei Telekommunikations-Dienstleistern die Antwortzeiten des Call Centers und bei börsenkotierten Firmen der Monatsabschluss zum dritten Werktag. In vielen Outsourcing-Verträgen sind jedoch die Service-Level-Vereinbarungen für geschäftskritische Abläufe sehr schlicht, sehr technisch oder ganz einfach unzureichend definiert. Statt durchschnittliche Antwortzeiten für ein gesamtes ERP-System zu definieren, sagt ein Business-bezogener SLA-Term viel mehr aus. Zum Beispiel: «Das System muss so ausgelegt sein, dass auf eine Kundenanfrage innerhalb von 30 Minuten ein Angebot inkl. Verfügbarkeitsprüfung erstellt werden kann.» Wenn CIOs zudem wissen, ob der Ausfall einer Anwendung ein geringes oder ein hohes Betriebsrisiko bedeutet, können sie SLAs intelligent und kostenoptimal gestalten.
Antwortzeiten beschleunigen: In bestimmten Branchen leidet die Performance von SAP-Systemen unter den überproportional wachsenden Datenmengen. So fallen allein in grossen Einzelhandelsketten pro Tag Millionen von Bewegungsdaten an. Hier kann die schiere Menge an Daten zu Leistungseinbussen bei der Verarbeitung im SAP-System führen. Längere Antwortzeiten können ihre Ursache auch in gleichzeitigen Anwenderaktivitäten haben, etwa wenn mehrere Hundert User täglich um 9 Uhr im System ihre Berichte abrufen.

In den wenigsten Fällen ist die Wurzel des Übels in zu geringen Hardware-Ressourcen zu suchen. Deshalb müssen vor allem Customizing, Programmabläufe, Datenstrukturen sowie Datenflüsse auf den Prüfstand. So kann etwa das richtige Customizing von SAP-Anwendungen die Antwortzeiten deutlich beschleunigen - und zwar ohne zusätzliche Programmierung.

Unternehmen, die durch die oben genannten Massnahmen ihren SAP-Betrieb optimieren und effizienter gestalten - natürlich auch durch geschickte Lizenzierungsmodelle -, können hohe Einsparungen bei den IT-Kosten realisieren. Abhängig davon, welche Bereiche auf den Prüfstand kommen, liegen die Einsparmöglichkeiten zwischen 20 und 40 Prozent. Durch die Reduzierung der laufenden SAP-Kosten erhöhen sich die Budgets für strategisch wichtige Projekte mit geschäftlichem Nutzen. Hier schliesst sich der Kreis.