Transparenz spart Kosten

Bogdan Preda ist Director FrontRange Solutions Schweiz

Wenn es um die Verwaltung von Unternehmensbeständen geht, wird den Software-Assets trotz steigender Anteile am Gesamtwert der Bestände oft zu wenig Beachtung beigemessen. Dabei können Unternehmen durch eine kontinuierliche und effiziente Software-Verwaltung erhebliche Einsparpotenziale erzielen.

Nicht nur die Analysten von Gartner prognostizieren Unternehmen durch Software Asset Management (SAM) Einsparungen von über 50 Prozent. Kostenvorteile dieser Grössenordnung setzen allerdings gerade in grossen Unternehmen mit verteilten Standorten eine effektive Zusammenarbeit der IT mit dem Einkauf und der Finanzabteilung voraus. Aufgrund der strikten Trennung der beiden Bereiche ist die Umsetzung allerdings nicht immer leicht. Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten hat auch unterschiedliche Schwerpunkte und andere Denk- und Herangehensweisen zur Folge. Der Bereich Einkauf ist als Verlängerung der Finanzabteilung mit der Kostenverwaltung betraut. Die IT-Abteilung konzentriert sich dagegen auf die Bereitstellung von IT-Services. Damit eine effektive Zusammenarbeit im Bereich Software Asset Management und die möglichen Kosteneinsparungen dennoch umsetzbar werden, empfiehlt sich die Organisation in einer speziell auf SAM ausgerichteten Projektgruppe.

Für erfolgreiche SAM-Projekte hat sich die Ernennung von je einem Projektverantwortlichen aus den beiden Fachbereichen bewährt. Die Gesamtleitung des Projekts obliegt dabei einer Person. Der Projektleiter - egal ob aus der IT- oder Finanzabteilung - legt mit allen Beteiligten die Zuständigkeiten und konkrete Handlungsmassnahmen fest.

Der Entwurf eines Projektplans zur Durchführung einer gemeinsamen SAM-Initiative stellt dabei für viele Unternehmen die grösste Hürde dar. Einen Konsens in der Zusammenarbeit zu finden, wird durch die Beteiligung zahlreicher Akteure und deren unterschiedliche Prioritäten erschwert. Lösungen für spezielles SAM-Projektmanagement helfen den Projektteilnehmern, einen gemeinsamen Plan zu entwickeln. Dieser kann idealerweise unternehmensweit eingesehen, aktualisiert und analysiert werden. Alle relevanten SAM-Prozesse - von der Beschaffung bis zum Einsatz, von der Nutzungsanalyse bis zur Neuverteilung bislang ungenutzter Lizenzen - werden dokumentiert und in eine Projekt-Management-Lösung integriert. Diese zentrale Dokumentation dient der Orientierung aller Projektteilnehmer. Im Detail sind für den Aufbau eines effiziente Software Asset Managements folgende Schritte nötig:

1. Inventur der Bestände
Die Grundlage eines SAM-Projekts ist zunächst die netzwerkweite Identifizierung und Inventarisierung der Software-Bestände. Eine Inventur kann in kleineren Unternehmen mit unter Hundert PCs noch manuell durchgeführt werden. In grösseren Unternehmen ist es hingegen nicht nur aus Zeitgründen, sondern auch um die Exaktheit der Daten sicherzustellen, sinnvoll, eine Lösung zur automatischen Inventarisierung einzusetzen. Lösungen, die zudem dynamische Berichte über die Software-Installationen und die tatsächliche Nutzung liefern, erleichtern die Entscheidung, wenn es um die Neuanschaffung oder Verteilung von bestehenden Lizenzen geht.

Indem den IT-Teams die Möglichkeit gegeben wird, automatisch eine genaue und dynamische Inventarliste aller Software-Bestände zu generieren, können diese Mitarbeiter nicht nur das Potenzial in Bezug auf Kosteneinsparungen bei Software-Lizenzen identifizieren, sondern auch in Bezug auf verbesserte Dienstleistungen, Projektplanung und Sicherheit.
Inventurdaten sind jedoch auch für die Mitarbeiter der Finanzabteilung von Interesse - beispielsweise zur Erfassung der Mengen und Werte der vorhandenen IT-Assets.

2. Software und Lizenzen verwalten
Die Hauptaufgaben des IT-Teams sind hier die Identifikation aller installierten Applikationen im Netzwerk, die bedarfsgerechte Verteilung von Programmen und die Sicherheit des Netzwerks durch regelmässiges Patch-Management. Das Finanzteam arbeitet daran, eine Dokumentation über die Software-Einkäufe und bestehenden Lizenzen zu schaffen, um stets eine ausreichende Lizenzierung des Unternehmens im Blick zu behalten. Auch hierfür empfiehlt sich ab einer gewissen Netzwerkgrösse eine Lösung zur automatischen und zentralen Verwaltung und Dokumentation - mit Zugriffsmöglichkeiten für alle beteiligten Personen. Ein ebenfalls hilfreiches Feature: Die sofortige Validierung der eingegebenen Informationen, um auf Anhieb deren Richtigkeit sicherzustellen.

3. Abgleich von Lizenzen und Beständen
Ein zentraler Teil der Lizenzverwaltung ist der Abgleich der vorhandenen Software-
Bestände mit den vergebenen Lizenzen. Nur durch diesen Abgleich bekommt das Unternehmen einen Überblick über seine aktuelle Compliance-Situation sowie mögliche Einsparpotenziale. So können wenig genutzte Lizenzen beispielsweise neu zugeteilt, alte Lizenzen gekündigt und Wartungsverträge neu verhandelt werden.

Ein manueller Abgleich nimmt oft sehr viel Zeit in Anspruch. Effektiver sind auch hier Lösungen, die automatisch einen exakten Überblick über den Status aller Lizenzen im gesamten Unternehmen generieren. Je besser der Informationsfluss zwischen IT und Beschaffung ist, desto eher kann verhindert werden, dass Anwendungen unnötig oder gar doppelt gekauft werden und teure Lizenzen brachliegen.

Verbesserte Prozesse und Technologien in der Software-Verwaltung schaffen Transparenz und tragen so signifikant zur Kostensenkung und Produktivitätssteigerung bei.

Anstatt sich über die Compliance und einen drohenden Software-Audit Sorgen zu machen, kann ein Unternehmen durch erfolgreiche SAM-Initiativen von sofortigen Einsparungen profitieren. Die verbesserte Software-Verteilung, Nachlässe bei Mengeneinkauf, bessere Preispunkte und genauere Software-Abschreibungen machen sich über den ganzen Software-Lebenszyklus hinweg bezahlt.