Vom Lizenzbestand zur auditfesten IT-Strategie

Die Prognose, dass eines Tages alles in der Cloud laufen und On-Premises verschwinden würde, hat sich nicht bewahrheitet. Was stattdessen entstanden ist, sieht nüchterner aus und funktioniert besser: Unternehmen stellen ihre IT differenziert auf, kritische Systeme laufen im eigenen Rechenzentrum oder als BYOL in einer Cloud der Wahl, die Public Cloud dort, wo sie tatsächlich Mehrwert bringt. Kurzum, hybride Architekturen sind der Normalfall geworden. Verstärkt wird das durch Cloud-Repatriation: Workloads kehren zurück, weil sich die Kostenversprechen nicht erfüllt haben. Dazu kommt regulatorischer Rückenwind, denn der Data Act stärkt Wechsel- und Portabilitätsrechte vor allem bei Cloud-Diensten.

Unbefristete Lizenzen und der europäische Sekundärmarkt haben in dieser Welt ihren festen Platz. Sie schaffen Wahlfreiheit dort, wo Abo-Modelle mit regelmässigen Preiserhöhungen kaum noch kalkulierbar sind. Damit wächst zugleich eine Aufgabe: Ein bewusst gemischter Lizenzbestand verlangt mehr Organisation als ein einziger Konzernvertrag.

Wahlfreiheit will organisiert sein

Wer seine Beschaffung breit aufstellt, sammelt Lizenzen aus vielen Richtungen ein. Ein Rahmenvertrag beim Hersteller, Projektlizenzen über das Systemhaus, Volumenlizenzen aus dem Sekundärmarkt, dazu Cloud-Abos verschiedener Anbieter. Der eine schickt Auftragsbestätigung und Schlüssel per E-Mail, der andere stellt einen Download bereit, der Dritte verweist auf ein Portal, dessen Konto nach längerer Inaktivität zurückgesetzt wurde. Im Alltag fällt das lange nicht auf, bemerkbar wird es, wenn ein Server neu aufgesetzt werden muss und der Produktschlüssel im Postfach eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters liegt. Der Bestand existiert, er ist bezahlt und im Einsatz, aber er ist nicht auskunftsfähig. Richtig unangenehm wird die Lücke, wenn jemand einen Nachweis verlangt. Im Audit sind Belege gefragt, und zwar vollständige: welches Produkt, in welcher Menge, von wem bezogen, zu welchem Zeitpunkt, für welche Gesellschaft, und bei Gebrauchtsoftware zusätzlich die Dokumentation der Rechtekette bis zur Vernichtungserklärung des Vorbesitzers.

Dokumente allein reichen nicht

Der Handel mit gebrauchter Software ist höchstrichterlich anerkannt, die grosse Mehrheit der Anbieter arbeitet sauber und rechtskonform. Gleichzeitig gilt bei immateriellen Gütern eine Besonderheit, die Einkäufer kennen sollten: Unterlagen lassen sich vervielfältigen und manipulieren. Ein vorgelegtes PDF ist für sich genommen noch kein Beweis für Rechtmässigkeit. Seriöse Marktteilnehmer setzen deshalb auf fachkundige, vorgangsbezogene Prüfung und auf den Austausch untereinander, um Verdachtsmomente früh einzuordnen.

Für die Beschaffung zählt vor allem die Prozessqualität beim Händler: wie er seine Ankäufe prüft, welche Unterlagen er mitliefert und ob diese auch Jahre nach dem Kauf unverändert verfügbar bleiben. Der Lizenzhändler wird damit zum Teil der Compliance-Infrastruktur seines Kunden. Was er beim Kauf dokumentiert und wie er es bereitstellt, entscheidet mit darüber, ob das Unternehmen im Ernstfall auskunftsfähig ist.

Was ein Portal für Lizenzen leisten sollte

Aus dieser Rolle ergeben sich handfeste Kriterien für die Partnerwahl. Die Auslieferung sollte über einen dauerhaften Zugang erfolgen statt über E-Mail-Anhänge, auch nach Jahren ohne Login. Die Dokumente je Kauf gehören vollständig dazu: Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Produktschlüssel, Installationsdateien und bei Gebrauchtsoftware die Vernichtungserklärung. Gepflegt werden diese Daten idealerweise vom Händler selbst, denn genau das macht sie belastbar. Ebenso wichtig ist die Ergänzbarkeit. Ein Portal, das ausschliesslich die eigenen Verkäufe zeigt, bildet immer nur einen Ausschnitt ab. Erst wenn sich auch Lizenzen aus anderen Quellen hinterlegen lassen, entsteht ein Gesamtbild des kaufmännischen Bestands. Und schliesslich sollte der Bestand auch zugeordnet sein: an Verbraucher, also an die Personen, Endgeräte oder Server, die eine Lizenz tatsächlich nutzen.

Ohne Einführungsprojekt loslegen

Viele der auf Enterprise-Unternehmen spezialisierte SAM-Tools sind für KMU und Behörden wenig praktikabel. Sie haben drei Eigenschaften, die ihre IT-Teams ausbremsen: Sie sind hochkomplex in der Bedienung, teuer und sie starten leer. Zudem bedürfen diese grossen Tools meist umfangreicher Einführungsprojekte unter Einbindung vieler Mitarbeiter.

Der pragmatischere Weg beginnt mit einem gepflegten Kern über ein Portal. Was über den Händler bezogen wurde, ist bereits vorhanden, korrekt erfasst und dokumentiert. Von dort wächst der Bestand Schritt für Schritt – Organisationen und Geschäftseinheiten abbilden, weitere Bezugsquellen und eigene Bestellungen ergänzen, Hersteller und Produkte nach Bedarf anlegen. Verbraucher lassen sich einzeln oder per Listenimport anlegen, die Zuordnung erfolgt anschliessend, und sämtliche Übersichten sind exportierbar.

Dazu kommen Funktionen, die den Lizenzalltag begleiten: Benachrichtigungen melden neue Dokumente, unter Neuigkeiten stehen aktuelle Informationen zu Markt und Rechtsprechung, und über den Chat ist der Anbieter direkt erreichbar – ohne E-Mail, ohne Warteschleife.

Ein Beispiel für diesen Ansatz ist das LizenzPortal von LizenzDirekt, das im Oktober in einer neuen Version an den Start geht und weiter reicht als ein klassisches Kundenportal: Als performantes Lizenzmanagement-Tool lassen sich darüber Lizenzen verwalten und archivieren, alles audit-ready. Kunden von LizenzDirekt erhalten Zugriff auf die kostenlose Variante. Jeder Kauf wird über das Portal ausgeliefert und ist mit allen Unterlagen sofort verfügbar. Übersichten zeigen Produkt, Version, Hersteller, Menge, Preis, Lizenznehmer und bestellende Organisation auf einen Blick, inklusive der Downgrade-Optionen, die gerade bei Gebrauchtsoftware häufig gebraucht werden. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland.

Jetzt den Lizenzbestand prüfen

Eine hybride IT-Strategie ist nur so gut wie die Fähigkeit, sie auditfest zu managen. Wer Abhängigkeiten reduzieren, Kosten optimieren und digitale Souveränität zurückgewinnen will, sollte deshalb bei der Beschaffung mitdenken, was danach kommt. LizenzDirekt unterstützt Unternehmen und Behörden entlang der drei Säulen Lizenzberatung, Lizenzbeschaffung und Lizenzmanagement. Erfahrene Berater ermitteln den tatsächlichen Bedarf, wägen Modelle ab und begleiten auch im Auditfall. Wer sich zunächst selbst ein Bild machen möchte, findet im Best-Practice-Ratgeber des Unternehmens Checklisten und Muster für den sicheren Einkauf gebrauchter Lizenzen.

Dieser Beitrag wurde von der LizenzDirekt AG zur Verfügung gestellt und stellt die Sicht des Unternehmens dar. Computerworld übernimmt für dessen Inhalt keine Verantwortung.