Best Practice 03.09.2018, 07:05 Uhr

Der Weg in die Arbeitswelt der Zukunft

Am Arbeitsplatz der Zukunft wird weder Daten hinterhergelaufen noch Prozessen gehorcht. Gearbeitet wird agil und flexibel. Aber den Weg in die neue Berufswelt müssen sowohl Mitarbeiter als auch die Technologie mitgehen.
(Quelle: Ricoh Schweiz )
Viele Firmen sind sich des Potenzials digitaler Technologien bewusst, da es ihnen Türen für neue Produkte, Services oder Kundenerlebnisse öffnet. Die meisten Unternehmen verstehen die Relevanz des digitalen Wandels, haben aber noch einen weiten Weg vor sich, bis sie das Potenzial voll nutzen können. Denn heute sehen sich die Unternehmen veralteten Prozessen und Technologien gegenüber, die grosse Mühe und viel Zeit beanspruchen – sowie vielenorts das Wachstum behindern. Die Vorstellung einer digitalen Transformation kann für ein Unternehmen beängstigend sein, vor allem, wenn kaum Budget und Zeit für neue Initiativen vorhanden sind. Hinzu kommt, dass eine digitale Transformation weit mehr beinhaltet als nur eine Änderung der technischen Infrastruktur. Vielmehr sind Engagement und Enthusiasmus jedes einzelnen Angestellten sowie eine neue Unternehmenskultur erforderlich, damit der Wandel gelingt und anschliessend positive Effekte für das Geschäft bringt.

Tools und Training

Eine Umfrage unter 3600 Mitarbeitern aus 23 europäischen Ländern hat ergeben, dass Angestellte neue digitale Arbeitsumgebungen grundsätzlich begrüssen. Viele von ihnen sind jedoch nicht ausreichend ausgestattet, um die neuen Tools optimal nutzen zu können. Ausserdem fehlt die notwendige Kompetenz. Ein digitales Empowerment und dessen Auswirkungen auf die Produktivität werden in den Unternehmen seit einiger Zeit grossgeschrieben. Während die künstliche Intelligenz und Automation die Art zu arbeiten transformieren werden, wird das fehlende Training die Investmentrendite drastisch reduzieren. Es ist daher entscheidend, die Menschen in den Mittelpunkt zu stellen, welche die neuen Technologien auch nutzen sollen. Die Mitarbeiter sollen dazu ermutigt werden, neue Kompetenzen im Hinblick auf neue digitale Technologien zu entwickeln.

Generationenfrage

Eine weitere Herausforderung im Rahmen der Transformation zum digitalen Arbeitsplatz ist die wachsende Generationenlücke. In der oben erwähnten Umfrage stimmten 70 Prozent zu, dass jüngere Mitarbeiter sich für die Arbeit mit neueren Technologietypen besser eignen. In der Konsequenz fürchten 33 Prozent aller Arbeitnehmer, bald ihren Job zu verlieren.
“Alle Mitarbeiter sollten neue Kompetenzen für die digitalen Technologien entwickeln„
Luc Beaud
Für die erfolgreiche Einführung und Umsetzung digitaler Arbeitsplätze sind unterschiedliche Fähigkeiten sowie Kompetenzen nötig und verschiedene Bedürfnisse müssen berücksichtigt werden. Das Einbeziehen der Arbeitnehmer ist entsprechend bei jedem Schritt zentral. Angesichts des weltweiten Fachkräftemangels haben diejenigen KMU einen Vorteil, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln.
Ein weiteres Schlagwort, das für die Unternehmen auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen wird, ist Agilität. Gemäss einer Umfrage von Ricoh Europe unter 1600 KMU-Führungs kräften ist die Verbesserung der Agilität eine der obersten Prioritäten. Mehr als die Hälfte der Befragten führt eigens neue Technologien ein, um schneller auf Trends und Möglichkeiten reagieren zu können. Dabei sind für die Entscheidungsträger in den KMU vor allem Technologien interessant, welche die wichtigsten Bedürfnisse der Mitarbeiter ansprechen. Die Umfrageteilnehmer sind der Meinung, dass Automatisierung, Datenanalyse, Dokumenten-Management und Videokonferenzen den stärksten positiven Einfluss auf die Produktivität in ihrem Unternehmen haben werden.
“Der intelligente Arbeitsplatz wandelt sich von traditionellen Workflows zu vorrangig digitalen Vorgängen„
Luc Beaud

Daten immer und überall

Wie aber findet man nun einen gemeinsamen Nenner für alle Herausforderungen auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz? Ein für alle Firmen gültiges Rezept gibt es nicht. Vielmehr ist es entscheidend, wo die Prioritäten im Unternehmen liegen und auf welche Bereiche sich die Veränderung konzentrieren soll.
Im Büro von morgen arbeiten die Angestellten weder an einem fixen Ort noch während eines definierten Zeitraums
Quelle: Ricoh Schweiz
Clevere KMU legen einen Schwerpunkt auf den orts- und zeitunabhängigen Datenzugriff. Die Mitarbeiter sollten immer dann und dort Informationen zur Hand haben, wenn sie diese benötigen. Mobilgeräte und Anwender sollten über einen zentralen Standort verwaltet werden, der sich entweder im eigenen Büro oder bei einem vertrauenswürdigen Partner befindet. Die Überwachung findet im Sinne einer proaktiven Wartung und Pflege in der gesamten IT-Infrastruktur statt. Dokumente können via verschiedener Geräte geteilt sowie gedruckt werden und vertrauliche Informationen werden durch Sicherheitseinrichtungen geschützt.
Derzeit lagern über 60 Prozent der KMU ihre IT-Vorgänge aus, um Geld und Zeit zu sparen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Routineaufgaben im Rahmen des Geräte-Supports können zunächst vom Anwender selbst vorgenommen und bei Bedarf auf einen dezentralen Support oder den Besuch eines Technikers vor Ort ausgeweitet werden.
Eine intelligente Arbeitsumgebung ermöglicht Teamarbeit. Arbeitsgruppen können ihre Ideen und ihr Wissen in Echtzeit austauschen, gleichgültig, ob sie sich nun am anderen Ende der Stadt oder am anderen Ende der Welt befinden. Intelligente Meeting-Räume mit Konferenztechnologie und Tools für die Zusammenarbeit wie interaktive Whiteboards vereinfachen die Zusammenarbeit und beschleunigen die Entscheidungsfindung mit dem gesamten Team am Bildschirm.

Mit Sicherheit geschützt

Informationen sind heute die Lebensader der meisten Unternehmen. Mit Regularien wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden Firmen jeder Grösse neue Verpflichtungen bei der Handhabung von Daten auferlegt. Laut einer Umfrage der Digital Workplace Group steht die Dokumentenverwaltung ganz oben auf der Liste der derzeit neu eingeführten Tools. Jedoch stimmten die meisten Unternehmen darin überein, dass es noch ein langer Weg ist, diese Tools für den Arbeitsplatz zu optimieren. Für Firmen ist es aber wichtig, auf verschiedene Eventualitäten vorbereitet zu sein. Alle Geschäftsinformationen müssen organisiert, leicht zugänglich und gesichert sein. Gespeicherte Kundeninformationen sollen mit Daten zur Überprüfung von Nutzungsvereinbarungen verknüpft und auf Anfrage einfach gelöscht oder bei der Prüfung von Geschäftsprozessen abgerufen werden können.

Investition in die Zukunft

Laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner steigen die Ausgaben von KMU für Informations- und Kommunikationstechnologie in den kommenden fünf Jahren gleichmässig um jährlich 3,6 Prozent an. Der Markt ist weiterhin hauptsächlich auf Ausgaben für Software und Service ausgelegt und weniger auf Investitionen in Hardware. Der intelligente Arbeitsplatz wandelt sich von traditionellen Workflows zu kosteneffektiven vorrangig digitalen Vorgängen. Er nutzt Software als Service für den Zugriff auf die neusten, zweckmässigsten Tools und verschiedene branchenspezifische Apps zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Ausserdem wird durch die Speicherung wichtiger Geschäftsinformationen in der Cloud die Unternehmenskontinuität sichergestellt.
Auf dem Weg zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes gibt es also viele Punkte zu berücksichtigen und Herausforderungen zu meistern. Es lohnt sich für Unternehmen aber auf jeden Fall, sich früh genug über die unzähligen Möglichkeiten, welche die Digitalisierung bietet, Gedanken zu machen, um das Unternehmen für die Zukunft vorzubereiten und nachhaltig erfolgreich zu sein.
Der Autor
Luc Beaud
Luc Beaud ist Business Development Manager Managed Document Services bei Ricoh Schweiz. www.ricoh.ch

Das könnte Sie auch interessieren