Komplexität im Projektmanagement

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Bestimmt gehört zu jedem Projekt auch eine Portion Glück dazu, was die Rahmenbedingungen angeht, oder einfach zur rechten Zeit mit den richtigen Leuten das Thema anzugehen. Aber auch wenn die Ausgangslage nicht so glücklich erscheint, muss das nicht bedeuten, dass das Projekt hoffnungslos ist. Ich meine hoffnungslos in dem Sinn, dass man nichts tun kann, um den Projekterfolg zu sichern. Denn ich kann das Glück nicht in die eigene Hand nehmen und aktiv beeinflussen. Aber ich kann die Herausforderungen erkennen, Handlungsspielraum wahrnehmen und beginnen zu agieren anstatt zu reagieren. Ich kann anfangen, mir der Komplexität im Projektmanagement bewusst zu werden und entsprechend zu lernen damit umzugehen und alte Muster zu durchbrechen. Machen wir uns also auf den Weg.

Wagen wir uns einmal hinab ins Kaninchenloch und betrachten das Thema Komplexität. Ein Terrain, dass wir nicht jeden Tag betreten und das uns fremd erscheint. Lassen Sie uns eintauchen in ein Gebiet, das uns herausfordert, eine andere Denkweise, vielleicht auch Handlungsweisen anzunehmen, die im ersten Schritt unkonventionell und fremd erscheinen. Wagen wir es einmal, das Gewohnte zu verlassen und mutig zu sein. Ebenso, wie wir es jeden Tag in unseren Projekten mit Neuem zu tun haben.

Was genau versteht man unter Komplexität? Es gibt eine Vielzahl an Definitionen und Meinungen hierzu. Da das Thema Komplexität an sich aber auch vielschichtig erscheint, versuche ich die Eingrenzung anhand von sechs Charakteristika vorzunehmen, die meiner Meinung nach das Thema am besten beschreiben. [?].

Diese sechs Eigenschaften ?Geschichte?, ?Nichtlinearität?, ?Verzögerung?, ?Rückkopplung?, ?Akkumulation? und ?Leistungsfähigkeit? beschreiben also ein komplexes System. Dabei spielt die Art, um was für ein System es sich handelt, keine Rolle. Es kann ein Produktionsprozess, eine Software, eine Organisation oder ein Bauvorhaben sein; völlig gleich.

Die Eigenschaften begegnen uns immer wieder auf die eine oder andere Art. Meist geschieht dies in unterschiedlicher Ausprägung, Stärke und Gewichtung. Die Anforderungen werden immer umfangreicher. Immer schneller muss auf die Umwelt reagiert werden. Neue Systeme sind oft schon so aufgebaut, dass hier leicht reagiert werden kann. Alte Systeme sind hier zum Teil noch sehr träge. Das bedeutet es werden Workarounds geschaffen. Ein Bug im Framework wird sich zu Eigen gemacht (was dann beim nächsten Framework Patch zu unerwarteten Überraschungen führt), Quick-and-dirty Lösungen sind auf der Tagesordnung, Geld und Zeitmangel prägen die Ergebnisse. ?Gewachsene Systeme? und ?historisch bedingt? sind in diesem Zusammenhang gern verwendete Aussagen und sichere Kandidaten beim Buzzword-Bingo. Wer hat schon die Zeit und das Geld heute alles noch einmal neu und sauber aufzusetzen. Also werden Alt- und Neusysteme miteinander vernetzt. Auch das Umfeld wird immer anspruchsvoller. Internationale Projekte, Globalisierung, all-in-one Visionen, das Internet, das das Verhalten der Kunden geprägt hat, all das trägt dazu bei, dass Projekte an Herausforderungen und Komplexität gewinnen. Wir können uns dagegen fast nicht wehren. Es ist unvermeidlich und wir begegnen diesen Rahmenbedingungen überall (Vester 2011). Da wir also nicht flüchten können, bleibt nur die andere Alternative, der Situation ins Auge zu schauen und sich ihr zu stellen. Im Folgenden soll die Abgrenzung von Komplexität noch etwas genauer betrachtet werden, bevor es dann konkret darum geht, wie wir ihr im Alltag begegnen und mit ihr umgehen können.

Eine hohe Komplexität stellt hohe Anforderungen an die Menschen, die mit ihr umgehen müssen. Informationen müssen gesammelt werden, integriert und zu Handlungen transformiert werden. Überschreitet man die Verarbeitungskapazität des Einzelnen, dann muss die Information auf das Notwendigstes reduziert werden, damit man nicht in die Komplexitätsfalle tritt (Pruckner 2005). Komplexität lässt sich schwer messen, da unsere sechs Kriterien berücksichtigt werden müssen und immer unterschiedlich verteilt sind. Zudem ist Komplexität eine subjektive Grösse. Ein System ist also komplex immer in Hinblick auf einen bestimmten Akteur und den dazugehörigen Kontext.[?]

Ein Auszug aus dem Buch ?Komplexität im Projektmanagement? (ISBN 978-3-658-09971-8) das im Oktober 2015 im Vieweg Verlag erscheint